Как заполнить акт на списание

Чтобы списать пришедшие в негодность товары или материалы, нужен первичный учетный документ — акт на списание. Его составляет специальная комиссия, а утверждает руководитель.

Форму акта можно разработать или использовать готовую, например:

• № ТОРГ⁠-⁠15 «Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей»;
• № ТОРГ⁠-⁠16 «Акт о списании товаров».

Закрепите в учетной политике, какие формы актов будете применять. Если унифицированные, достаточно написать, например: «В учете товарно-материальных ценностей компания использует формы первичной документации, утвержденные Госкомстатом РФ».

Если товар просрочен или обнаружились другие проблемы с качеством, его нельзя просто выбросить, а учетный остаток товарно-материальных ценностей — уменьшить. Нужно собрать комиссию, которая определит, что именно произошло с товаром и что делать дальше.

В комиссию обычно включают работников склада, бухгалтерии или технологов. Состав утверждает руководитель или другое уполномоченное лицо своим приказом.

Чтобы решить, надо или нет списывать ТМЦ — товарно-материальные ценности, комиссия:

1. Осматривает товары и материалы.
2. Определяет причины их непригодности к использованию.
3. Выявляет виновных лиц, если это возможно.
4. Устанавливает, можно ли использовать ТМЦ для других целей, например продать или отдать в переработку.

После этого комиссия составляет акт о списании ТМЦ.

Укажите в акте:

1. Дату и номер документа.
2. Основание для составления — это приказ директора о создании комиссии для списания ТМЦ.
3. Наименование ТМЦ, количество, единицу измерения.
4. Цену за штуку и полную стоимость ТМЦ.
5. Итоговую сумму списания.

Если для списания испортившегося товара или материалов используете форму № ТОРГ-15 или № ТОРГ-16, то оформляйте 3 экземпляра. Один оставьте в бухгалтерии, второй в подразделении, в котором произошла порча, третий — у материально ответственного лица. Последнему он пригодится, если ему предъявят претензии по недостаче.

Если используете свою форму акта, то составьте два экземпляра. Один нужно отдать в бухгалтерию для списания в бухучете, второй — материально ответственному лицу, например начальнику склада, для подтверждения выбытия материала.

На основании акта стоимость товаров и материалов с истекшим сроком годности можно полностью включить в налоговые расходы. Если срок годности не истек, ТМЦ списывают в пределах норм естественной убыли  .

Как и другие первичные документы, акты надо хранить 5 лет, считая с года, когда их в последний раз использовали для бухгалтерского или налогового учета. После этого документы можно утилизировать.