Как рассчитать среднесписочную численность работников

Дарья Жуковская

Среднесписочная численность работников — ССЧ — это среднее число работников, которые были на предприятии в определенный промежуток времени.

Сведения о ССЧ работодатели ежеквартально подают в налоговую и социальный фонд. Они не сдают отдельные отчеты: этот показатель включается в расчет по страховым взносам — РСВ и в раздел 2 единой формы сведений — ЕФС-1.

Нормативная база

Указания по заполнению формы № П-4 «Сведения о численности и зарплате работников», утвержденные приказом Росстата от 30.11.2022 № 872.
Форма РСВ и порядок его заполнения, утвержденные приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД⁠-⁠7⁠-⁠11/878@.
Форма ЕФС-1 и порядок ее заполнения, утвержденные приказом СФР от 17.11.2023 № 2281.

Как считать среднесписочную численность

Среднесписочная численность за год равна среднему арифметическому ССЧ за все месяцы года.

Например, ССЧ в январе — августе — 23 человека, а в сентябре — декабре — 27 человек. Тогда ССЧ за год — 24,33 человека:

(23 человека × 8 месяцев + 27 человек × 4 месяца) / 12 месяцев

Среднесписочная численность работников за первый квартал года считается по формуле: ССЧ I квартал = (ССЧ янв. + ССЧ фев. + ССЧ март) / 3. При расчете ССЧ второго квартала подставляются соответствующие месяцы — апрель, май, июнь, — и так далее.

Прежде чем рассчитать ССЧ за квартал или год, определите ССЧ за месяц. Для этого суммируйте ежедневную ССЧ и разделите полученную сумму на число календарных дней этого месяца.

В «Активпродукте» в июле работало 15 человек. Десять из них отработали полный месяц. Трое сотрудников присоединились к коллективу 9 июля, а еще один сотрудник пришел 22 числа. Получается, что:

с 1 по 8 июля в компании работало 10 сотрудников;
с 9 по 21 июля в компании — 13 сотрудников;
с 22 по 31 июля в компании — 15 сотрудников.

Посчитаем среднесписочную численность сотрудников в июле:

(8 дней × 10 чел. + 13 дней × 13 чел. + 10 дней × 15 чел.) / 31 = (80 + 169 + 150) / 31 = 12,55.

В среднем в июле в «Активпродукте» работало 12,55 сотрудника.

Таким же способом нужно подсчитать ССЧ за август и сентябрь, сложить полученные значения и разделить на 3. Тогда получится ССЧ за III квартал года, ее нужно будет отразить в отчетности — РСВ и ЕФС-1.

Как считать ССЧ, если есть сотрудники, работающие неполный день

В таких случаях учитывайте сотрудников пропорционально времени, которое они отработали.

Например, у ИП Сидорова установлена пятидневка с 8-часовым рабочим днем. Он нанял трех сотрудников, и первый месяц они отработали в режиме неполного дня.

Пример расчета ССЧ

	Первый работник	Второй работник	Третий работник
Кол-во рабочих часов в день	7 часов	5 часов	6 часов
Кол-во отработанных дней	18 дней	22 дня	15 дней

Пример расчета ССЧ

Первый работник
Кол-во рабочих часов в день	7 часов
Кол-во отработанных дней	18 дней
Второй работник
Кол-во рабочих часов в день	5 часов
Кол-во отработанных дней	22 дня
Третий работник
Кол-во рабочих часов в день	6 часов
Кол-во отработанных дней	15 дней

Вот как нужно будет учитывать новичков в ССЧ:

первый сотрудник будет учитываться как 0,875 человека (7 часов / 8 часов) за каждый отработанный день;
второй сотрудник — как 0,625 человека (5 часов / 8 часов);
третий сотрудник — как 0,75 человека (6 часов / 8 часов).

ССЧ не полностью занятых сотрудников:

(0,875 чел. × 18 дней + 0,625 чел. × 22 дня + 0,75 чел. × 15 дней) / (18 дней + 22 дня + 15 дней) = (15,75 чел. + 13,75 чел. + 11,25 чел.) / 55 дней = 40,75 чел. / 55 дней = 0,74 человека.

Средняя численность не полностью занятых сотрудников у ИП Сидорова — 0,74 человека.

Есть два исключения, когда сотрудники, работающие неполный день, все равно считаются как целые единицы:

Сотрудники, которым сокращенное рабочее время положено по закону. Например, несовершеннолетним или работающим во вредных условиях.
Сотрудники, которые работают неполный рабочий день по инициативе работодателя.

Режимы рабочего времени: как выбрать график

Кого не учитывают в ССЧ

При расчете ССЧ учитываются только сотрудники, с которыми заключен трудовой договор. При этом не учитываются:

Внешние совместители.
Женщины, которые находятся в отпуске по беременности и родам.
Сотрудники в отпуске по уходу за ребенком.
Сотрудники в неоплачиваемом учебном отпуске.
Мобилизованные сотрудники.

Исполнители, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера (ГПХ), тоже не учитываются при расчете ССЧ.

Чем трудовой договор отличается от договора ГПХ

Сроки сдачи отчетов

РСВ подают ежеквартально до 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом. Например, в 2024 году РСВ нужно будет сдавать:

За 2023 год — до 25 января.
За первый квартал — до 25 апреля.
За полугодие — до 25 июля.
За девять месяцев — до 25 октября.
За 2024 год — 27.01.2025.

В такие же сроки нужно сдавать раздел 2 ЕФС-1.

Где указывают ССЧ в РСВ и ЕФС-1

В РСВ — расчете по страховым взносам — ССЧ указывают:

На титульной странице — всегда.
В приложении 3 раздела 1 РСВ «Расчет соответствия условиям применения пониженных тарифов страховых взносов», — если компания занимается производством и реализацией произведенной ею анимационной аудиовизуальной продукции, например мультфильмами.

В ЕФС⁠-⁠1 ССЧ указывается только в разделе 2, где приводятся сведения о начисленных страховых взносах на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний