«Персонал считает, что им можно пить всегда»: 8 советов, как не провалиться в управлении баром

Однажды вы садитесь с товарищами и произносите вслух эту фразу: «Нам нужно открыть бар».

В моем случае этому предшествовало несколько лет работы старшим барменом и бар-менеджером в разных питейных заведениях и ресторанах. За годы в профессии я выжал все лимоны, натер всю посуду, сварил все сиропы, перетаскал весь лед и расставил галочки в каждом чек-листе. Даже узнал, как погладить форму с помощью кофе-машины.

Я нанимал персонал, составлял технические карты и боролся с недостачей, хотя прекрасно знал, когда именно пропали две бутылки водки и что это был очень прикольный день.

Опираясь в том числе на мой опыт, мы с партнерами в конце 2017 года открыли в Красноярске бар «Фабрика», который проработал около четырех лет. Я ушел оттуда через год после череды нервных срывов, зато узнал много нового о бизнесе в целом.

На основе своих ошибок делюсь советами, как управлять питейным заведением.

Мы открывали бар с однокурсником, его другом и спонсором, который не особо лез в дела. Однокурсник стал арт-директором, его друг — генеральным директором, а я — шеф-барменом.

Все, конечно же, по глупости было построено на доверии — так не надо. С друзьями тяжелее оформить официальный договор. Не знаю, как другим, а мне было непросто заводить острые разговоры о необходимости закрепить обязанности и зарплаты на бумагах. Тогда все хотели поскорее открыться и владеть баром, который «не будет как все» и где не возникнут форс-мажоры.

Друзья могут оказаться не такими уж друзьями. Товарищи, у которых есть какие-то деньги на открытие бара, редко открыты во всем, и бизнес-планов у них может не быть. А вот на твоей шее посидеть будут горазды все кому не лень. Напоить кого-то бесплатно — к барменам. ЧП на работе — к барменам. Свести кассу — тоже к барменам.

В общем, друзья для отдыха, а для работы — партнеры. Это становится понятно, когда речь заходит про деньги, которых толком нет. «Друзья» попросят перенести платеж, поговорить с другими сотрудниками, что-то придумать. Когда роли разделены, не должно быть вашей проблемой, что руководство «не умеет в деньги».

Бухгалтерию взял на себя генеральный директор, друг моего однокурсника. Он же занимался налогами, кассовым обустройством, арендой и выбиванием денег на закупки у спонсора. Поставки алкоголя сильно страдали, так как я в самом начале не спросил, какую сумму за аренду нам нужно отбивать и сколько требуется зарабатывать в месяц. Само собой, начался хаос с деньгами.

При разработке технологических карт  узнайте ожидаемый доход заведения. Если в начале работы вы договорились, что один делает бар «как хочет», а аренда «как-то» будет платиться — в плюс вы не выйдете. Нужно просчитать стоимость изготовления всех напитков и блюд и установить наценку процентов в 40. От размера аренды зависит, какую прибыль нужно делать и какие продукты закупать в бар.

Если финансовым учетом и налогами занимается не бухгалтер — ждите проблем. Директор, арт-директор, управляющий и шеф-бармен не должны браться за чужую работу. Они не знают ее тонкостей, и рано или поздно в заведение придут с вопросами проверяющие органы. Благо у нашего директора был «заряженный» папа со связями, но в налоговую для дачи пояснений мы все равно катались.

Без отдельной бухгалтерии «друзья» смогут вас обмануть. Сделать это очень просто, если вы не задаете вопросов и не застрахованы контрактами и другими документами, — особенно для людей, которым вы верите. В кризисной ситуации знакомые могут сэкономить лично на вас или на ваших сотрудниках.

Мы открылись, когда полностью были готовы только бар, напитки и бармены. Еще с нами работали две девчонки-уборщицы. Остальное помещение было голой черной коробкой с двумя столами, это выглядело убого. По этой причине у нас долго почти не было гостей.

Мы торопились открыться, но в итоге около полугода собирали декор — о каком-то уюте не приходилось говорить. Первое открытие определяет, что о вас подумают и расскажут другим клиентам. Не нужно пренебрегать декором, это всегда работает.

Не все хотят сидеть за баром: кто-то пришел компанией, а кто-то — вдвоем. По уму, в заведении должно быть несколько столов на 1—3 посетителя, два-три столика на группы по 4—6 человек, а также вип-зона на 10—15 клиентов. Гости приходили только в выходные и в пятницу вечером, чтобы стоя потусоваться под музыку в толпе, — четыре дня в неделю мы практически не получали прибыли.

Это огромный урон заработку и репутации. Если все в баре говорит о том, что здесь только треш и стоячий движ, никто не будет рассматривать заведение как место для отдыха.

Деньги кончились очень быстро. Через месяц пришлось уволить уборщиц, так как платить было нечем, и мыть полы после смен стали мы с арт-директором. Это ухудшило наш общий тонус, работы стало больше, а денег не прибавилось. Неправильно, когда такое происходит в баре: это видят гости, они всегда все замечают.

Бармены в каждом городе — это комьюнити. Если где-то зажимают зарплату, они расскажут это всем. Заведению не прожить долго в такой ситуации.

Сотрудники начнут «брать свое» продукцией. Одна из главных причин воровства в барах, кроме гнилого персонала, — невыплата зарплат или обман на деньги. Вам этого не простят, прибыль упадет. Недостача будет расти, а угрозы уволить будут смехотворны: «Ну увольняй, денег все равно не платишь». В целом это кричит о кривой работе руководителя, который взял на себя бухгалтерию.

Нам повезло: у меня были классные пацаны, которые все понимали, да и я свою зарплату отдавал на их нужды — просто просил партнеров передать им мою часть прибыли, так как работали они хорошо. Хотя, как узнал потом, ни рубля с моих денег никто не получил — смотрим пункт про друзей.

В некоторых заведениях администрация и бармены могут позволить себе выпивать в определенных количествах. Наш арт-директор любил принять водочки с друзьями — мол, потом занесу.

Потом он не заносил, недостачи росли, прибыль падала. Я тоже грешил этим, но я всегда знал, что именно и сколько выпил, так что мог вернуть позже. Если не вести учет, быть беде.

Когда один из совладельцев бара пьет слишком много, вам нечего станет продавать. Если шеф-бармен или управляющий выпивает с персоналом, то и персонал считает, что им можно пить всегда. Тогда я был моложе и глупее, завел панибратские отношения с барменами, которые тоже могли поддать на работе, кого-то угостить сверх меры и перепить. Требовать от них чего-то, что сам не делаю, я не мог. Это долго было проблемой, которая стоила денег.

Без охраны постоянно случались стычки между пьяными гостями, которых приходилось разнимать лично нам. Однажды на нас наехали охранники из другого заведения, чтобы поставить своих людей охранять наш бар без нашего согласия.

Охранники должны быть профессиональными и наемными — ваши накачанные друзья не имеют права заниматься такой деятельностью. Они не могут опираться на закон, а значит, сами в случае драки либо отхватят, либо будут привлечены по закону, как и вы.

Если на вас наехали какие-то хмыри, у вас должны быть свои хмыри. Нам помог папа владельца бара. Мужик из девяностых, он быстро нашел информацию о тех наглых охранниках, которые решили подмять под себя наш бар, после чего они поджали хвост и ретировались. Но нам повезло, так что этот момент нужно проработать.

Разовые закупки на выходные могут до вас не доехать по разным причинам, а спросить будет не с кого. По контракту же, кроме заказа, можно получить бонусы в виде продукции на дегустацию и барного мерча от брендов. Договор на поставку продуктов и алкоголя позволит не тратить время на поездки в магазин и сэкономить деньги с наценки на продукты.

Еще до вас могут докопаться проверяющие органы по поводу акцизов и сертификатов качества на алкоголь, а их предоставляют только поставщики при передаче продукции. Поэтому и тут контракты позволят избежать проблем с движением товара через ЕГАИС  , налоговой и потребителями.

Закрыть бар могут сотней разных способов, большинство из которых легальны, поэтому лучше делать все правильно.

Заведите несколько поставщиков на разные виды алкоголя — так они будут конкурировать между собой и предлагать более выгодные условия.

Чисто питейных баров осталось мало. Люди приходят отдыхать, поесть, выпить и повеселиться, а не просто напиться. Еда — это отдельный большой пласт прибыли. Ставить кухню должен отдельный шеф и сразу с открытия.

Первый день работы бара — его визитная карточка, которая создает впечатление. В городах-миллионниках на открытие придет весь тусовочный бомонд — эти люди будут делиться с остальными своими впечатлениями о кухне и баре.

Взаимодействовать с СЭС  должны шеф-повар и хозяин заведения, так как кухня наиболее уязвима к таким нападкам, а владелец отвечает за юридическую безопасность бара.