Как правильно вносить изменения в график, если устраивается новый сотрудник?

Прошу разъяснить ситуацию. В нашей организации сотрудники работают по сменному графику. График составляется за месяц. Устраивается новый сотрудник и выходит в смену только через 5 дней. В отделе кадров его принимают на работу в день его первой рабочей смены. Когда должен корректироваться график. Я должна внести изменения в график заранее для того, чтобы остальные сотрудники ознакомились с изменениями в графике, но фактически не могу этого сделать, т.к. сотрудник документально еще не устроен. Как быть в подобной ситуации?