Как правильно составить и выдать доверенность от компании

Чтобы человек мог совершать действия от имени организации, ему нужна доверенность.

Единственный человек, который вправе представлять интересы компании без доверенности, — ее руководитель  . Но иногда он не успевает решать все вопросы и проблемы организации. Тогда от имени фирмы директор оформляет доверенности на других людей, чтобы они взаимодействовали с госорганами и контрагентами.

В зависимости от объема полномочий в доверенности их принято делить на три вида:

1. Генеральная — для широкого круга действий, например подписание любых документов и представление интересов во всех госорганах. Обычно такую доверенность руководители компаний выдают заместителям на время своего отсутствия.
2. Специальная — на право совершать неограниченное число однородных действий, например чтобы только подписывать первичку.
3. Разовая — выдается на совершение определенного действия, к примеру сдать отчетность за третий квартал или заключить договор аренды конкретного помещения.

Чтобы доверенность была действительной, в ней надо указать определенные реквизиты и сведения. А в некоторых случаях — еще и заверить у нотариуса.

В законе нет ограничений, на кого можно оформить доверенности. Организация вправе выдавать их как своим работникам, так и посторонним людям, включая иностранных граждан.

Срок доверенности тоже может быть любым: максимальных и минимальных пределов нет. Если в документе срок не указан, тогда по умолчанию доверенность действует один год с даты ее оформления  .

Доверенность — это всегда письменный документ  . А вот напишете вы его от руки или напечатаете на компьютере — не важно. В компаниях, где часто выдаются однотипные доверенности разным людям, просто распечатывают «рыбу» с нужными сведениями, а данные о доверенном лице вписывают вручную. Так тоже можно.

Оформлять доверенность от компании на ее фирменном бланке также не обязательно.

Можно включить текст доверенности в другой документ, например в договор, если это не противоречит закону  . Но, как правило, оформляют отдельную доверенность.

Общего утвержденного шаблона для доверенности нет. Обычно ее составляют в произвольной форме. Унифицированные формы — № М-2 и № М-2а — предусмотрены только для доверенностей на получение товарно-материальных ценностей, ТМЦ. Их рекомендовано выдавать на срок от 15 дней до 1 месяца. Но компания не обязана использовать эти формы.

Если доверенное лицо приедет к поставщику за товаром с произвольной доверенностью, тот не вправе отказаться отгрузить товар. Исключение — стороны прописали в договоре, что используют доверенности М-2 или М-2а. Тогда нужно будет оформлять только их.

В большинстве случаев заверять доверенность у нотариуса не нужно, достаточно простой письменной формы. Вот распространенные примеры таких доверенностей:

• на представление интересов компании в суде  ;
• в налоговую инспекцию;
• на подписание договоров, приложений к ним и соглашений об их изменении и расторжении;
• на выдачу или получение товара;
• на получение и отправку почты;
• в банк.

Однако при желании можно нотариально удостоверить и эти доверенности  .

Доверенности на общение с налоговой инспекцией можно оформить в электронном виде — в формате машиночитаемой доверенности  . Свой формат МЧД есть и у Социального фонда.

Доверенность нужно удостоверить у нотариуса в двух случаях, иначе она будет ничтожной  :

1. Нотариальное оформление требуется по закону. Например, когда компания выдает доверенность на сделку с недвижимостью  , подачу документов для регистрации дочерней организации  , заключение договора залога доли в уставном капитале ООО  .
2. Стороны сами договорились о нотариальном удостоверении доверенности. Например, в договоре поручения прописали, что доверитель обязан выдать поверенному нотариальную доверенность на конкретные юридические действия.

Некоторые реквизиты обязательны. Также советую уделить внимание полномочиям доверенного лица.

Наименование документа. Можно просто написать «Доверенность», без указания ее вида — генеральная, специальная или разовая.

Дата выдачи. Обязательный реквизит, ее обычно пишут прописью, например «Восьмое сентября две тысячи двадцать пятого года». Без даты доверенность ничтожна и правовых последствий не влечет. То есть не дает полномочий представителю. Если он, например, подпишет по такой доверенности договор, тот будет считаться заключенным с самим представителем, если только компания не одобрит сделку  .

Сведения о представителе и представляемом. Эти данные надо указать так, чтобы можно было однозначно определить, кто и кому выдает доверенность. Для нотариальных доверенностей есть рекомендуемый перечень таких сведений:

• для компаний — полное наименование, адрес, местонахождение, ОГРН и ИНН;
• для физлиц — ФИО, место жительства, дата и место рождения, реквизиты паспорта, другие индивидуализирующие данные, например СНИЛС.

В простых письменных доверенностях обычно указывают те же сведения, что и в нотариальных. Для компаний можно добавить ФИО и должность подписанта, а также документ — основание его полномочий, как правило, это устав. Для физлиц можно ограничиться ФИО, местом жительства и паспортными данными. Должность доверенного лица писать не обязательно.

Если компания выдает доверенность нескольким людям, указывают данные каждого из них.

Полномочия представителя. Они тоже должны быть в доверенности. Рекомендую делать перечень полномочий максимально конкретным и подробным, не допускающим двоякого толкования. Лучше избегать фраз вроде «вправе совершать иные действия, не запрещенные законом», «имеет иные полномочия, нужные для выполнения поручения».

А вот в судебной доверенности можно описать полномочия широко — разрешить представителю ведение всех судебных дел с участием представляемого, с правом совершать все процессуальные действия. Но ряд полномочий все равно надо оговорить отдельно: например, в доверенности для арбитражного суда — право подписывать иск. Если его подпишет представитель по доверенности без такого полномочия, суд вернет иск  .

Срок действия доверенности. Указывать его не обязательно, но обычно это все же делают. Иногда лучше ограничить полномочия неделями или даже днями, например, если выдается доверенность на конкретное действие — заключить определенный договор, открыть счет в банке.

Доверенность без срока действия считается выданной на год с даты ее оформления. Исключение — нотариальная доверенность без срока на совершение каких-то действий за границей. Она сохраняет силу до того, как представляемый отменит доверенность  .

Право передоверия. Такое право целесообразно прописать в доверенности, если компания планирует, что представитель будет передоверять полномочия другим лицам. В частности, это может потребоваться, если доверенность оформляют на директора филиала, а фактически выполнять какие-то действия будут его сотрудники. Последующее передоверие по умолчанию запрещено.

Если нужно, чтобы человек, получивший полномочия в результате передоверия, мог передавать их другим лицам, на это нужно прямо указать в первоначальной доверенности  .

Подпись и печать в доверенности. Подписать документ должен директор представляемой компании или другой человек, у которого есть такое право по закону или по уставу. На бумажной доверенности должна быть «живая» подпись, а не факсимильная. Электронную машиночитаемую доверенность заверяют квалифицированной ЭП.

Печать на доверенности в большинстве случаев не нужна. Но если она есть у компании, ее обычно ставят на документе. На судебных доверенностях печать — обязательный реквизит, если по уставу организация ее использует.

По закону нет. Но журнал может быть полезен, если компания оформляет много доверенностей.

С помощью журнала регистрации проще отследить, кому, когда, на какой срок и сколько экземпляров доверенностей выдали.