Как выбрать бухгал­тера для бизнеса, за что он отвечает и сколько стоят его услуги

Вести бизнес без бухгалтера кажется хорошей идеей — до первого требования из налоговой или сдачи отчетности.

Тогда оказывается, что во всех правилах и сроках разобраться непросто. При этом собственнику бизнеса часто сложно понять, что именно можно поручить бухгалтеру, несет ли он какую-то ответственность за свои действия и где найти хорошего специалиста. Разбираемся с этими вопросами.

Бухгалтер не просто считает налоги. Он следит, чтобы у бизнеса «все сходилось»: деньги учитывали правильно, зарплаты выплачивали вовремя, отчеты сдавали без ошибок, а у налоговой не возникало вопросов. Иногда он также готовит документы для клиентов и подрядчиков, оплачивает счета и сверяет долги с контрагентами.

В небольшом бизнесе бухгалтер часто выполняет еще и кадровую работу — оформляет наем и увольнение сотрудников, отпуска и больничные, следит за всеми бумажными вопросами, касающимися персонала. Все зависит от потребностей бизнеса, а дальше — как договоритесь.

Основные задачи бухгалтера:

• вести бухгалтерский учет компаний и налоговый учет организаций и ИП, то есть отражать доходы и расходы бизнеса в учетной программе и считать налоги;
• начислять и выплачивать зарплату сотрудникам;
• разрабатывать и обновлять учетную политику для бухучета и налогов  ;
• сдавать отчетность в налоговую, СФР и Росстат;
• отвечать на запросы и требования налоговой и СФР;
• сверять данные по единому налоговому счету, ЕНС, и контролировать, чтобы на нем всегда хватало денег для уплаты налогов и взносов;
• оформлять первичные документы — счета, счета-фактуры, акты, накладные;
• проверять входящие первичные документы от контрагентов;
• оплачивать счета;
• представлять в банк документы по валютному контролю  ;
• вести расчеты с подотчетными лицами — например, сотрудниками, которым дали деньги на командировку или покупку материалов;
• проводить сверки с контрагентами;
• участвовать в инвентаризации имущества и обязательств;
• взаимодействовать с банками и контролирующими ведомствами;
• систематизировать и хранить документы.

Хороший бухгалтер помогает предпринимателям и руководителям компаний принимать решения — например, какую налоговую систему выбрать, чтобы снизить налоги, но не нарушить закон. Также он предупреждает о рисках, контролирует, чтобы у бизнеса не возник кассовый разрыв  . Такой специалист заранее скажет, если денег на погашение обязательств не хватит или если условия договора могут обернуться лишними расходами.

Бухгалтер и главный бухгалтер — в чем разница. За организацию бухгалтерского учета компании отвечает руководитель, и он решает, кто будет его вести: главный бухгалтер, бухгалтер или другой сотрудник  . Разница в должности зависит от того, есть ли у человека в подчинении другие бухгалтеры. Если в компании есть отдел бухгалтерии, его обычно возглавляет главный бухгалтер, а остальные работники — бухгалтеры. Если специалист один, его обычно называют просто бухгалтером.

В малом и среднем бизнесе из реестра МСП руководитель может вести учет сам или поручить его бухгалтеру либо главному бухгалтеру.

ИП не обязаны вести бухгалтерский учет, но налоговые и финансовые задачи у них все равно есть. Кто будет ими заниматься и как назвать должность, решает предприниматель.

Ведение бухгалтерского учета также можно передать на аутсорс — по договору с внешним бухгалтером или компанией. Тогда в штате бухгалтера нет.

Требования к бухгалтеру. В большинстве сфер законодательных требований к такому специалисту нет. Но для крупных организаций и публичных акционерных обществ действуют особые правила: главный бухгалтер должен быть с высшим образованием, опытом работы и без судимости за экономические преступления.

Ответственность бухгалтера ИП и компаний устроена по-разному. У ИП за налоги и взносы всегда отвечает сам предприниматель, даже если учет ведет бухгалтер. А в компаниях — ООО или АО — бухгалтер несет личную ответственность вместе с директором.

За грубое нарушение требований к бухучету и составлению отчетности бухгалтера организации могут оштрафовать на 5 000—10 000 ₽  , а при повторном нарушении — на 10 000—20 000 ₽ или дисквалифицировать  ​на срок до двух лет. Грубое нарушение — это искажение любой строки бухгалтерской отчетности на 10% и более, занижение налогов на 10% и более, отсутствие первичных документов, отражение несуществующих объектов или операций.

Если налоги и взносы компании занижали умышленно, человеку, которому поручили вести бухучет, грозит уголовная ответственность — за уклонение от уплаты налогов в крупном или особо крупном размере  . Крупным размером считают сумму налогов, сборов, страховых взносов, превышающую 18 750 000 ₽ за три года подряд, а особо крупным — свыше 56 250 000 ₽ за три года подряд.

При банкротстве организации бухгалтера могут привлечь к субсидиарной ответственности. Это значит, что часть долгов фирмы могут взыскать из его личных денег и имущества, если он влиял на финансовые решения.

К ответственности могут привлечь и штатного бухгалтера, и аутсорсера по договору. Чаще всего отвечают вместе директор компании и бухгалтер. Избежать ответственности руководителю удается редко — только если он докажет, что специалист действовал без его ведома. Например, недоплатил налоги по своей инициативе, а директор ничего об этом не знал.

Бухгалтера можно нанять в штат или передать учет на аутсорсинг по договору. В штат обычно берут специалиста, когда задач хватает на полный рабочий день. В средних и крупных компаниях чаще всего есть отдел бухгалтерии. Небольшие организации тоже нередко держат бухгалтера в штате — чтобы был постоянный человек, который за все отвечает. А, например, ИП на патенте без сотрудников бухгалтер в штате вряд ли нужен — такой предприниматель не сдает декларации, а налог считает ИФНС сразу за весь год.

Если учет простой и деятельность однотипная, можно воспользоваться сервисами бухгалтерии от банков. В них получится сформировать книгу учета доходов и расходов, сделать декларацию, посчитать НДФЛ  ​и страховые взносы с зарплаты. Это, как правило, стоит дешевле, чем нанять бухгалтера, но если понадобится внести изменения в сформированные документы, придется делать все заново вручную.

Например, бухгалтерское обслуживание для бизнеса на УСН «Доходы», «Доходы минус расходы» и на патенте в Т⁠-⁠Банке стоит от 990 ₽ в месяц. В стоимость входят расчет налогов, налоговая отчетность и книга учета доходов и расходов, консультации, ответы на письма налоговой.

Нужен ли бухгалтер самозанятым. Плательщикам налога на профессиональный доход, НПД, то есть самозанятым, бухгалтер не нужен. Они вносят доходы через приложение «Мой налог» и там же платят. Другой отчетности нет. Но как только самозанятый захочет сделать что-то еще, например сдать в аренду часть площади помещения, продать имущество или разово провести сделку, не подпадающую под виды деятельности на НПД, скорее всего, понадобится консультация специалиста. Подробнее об этом налоговом режиме мы рассказали в другой статье.

Стоит ли привлекать бухгалтера для разовых консультаций. Иногда это может понадобиться. Например, при выборе системы налогообложения или после изменений в законах — чтобы понять, как правильно работать дальше. Для консультации специалисту нужно разобраться во вводных: где зарегистрирован бизнес, сколько сотрудников, какой фонд оплаты труда, чем именно вы занимаетесь. Такая консультация обычно стоит около 5 000 ₽.

ИП на патенте бухгалтер может пригодиться, чтобы оформить заявление на патент или уведомление об уменьшении патента на страховые взносы. Это актуально, если у предпринимателя нет квалифицированной электронной подписи, КЭП, и он не может сформировать такие документы в личном кабинете на сайте ФНС.

В остальных случаях выгоднее иметь постоянного бухгалтера — в штате или по договору. Учет всегда опирается на данные прошлых периодов, а передача документов, настройка базы и погружение в дела занимают много времени. Хороший бухгалтер редко берется за разовые задачи, кроме коротких консультаций. Восстановить учет гораздо сложнее и дороже, чем сразу сделать все нормально.

Малый бизнес чаще передает бухгалтерию на аутсорс — по договору со специалистом или компанией, которые ведут сразу несколько клиентов. Нулевая отчетность  ​обычно стоит около 3 000 ₽ в месяц. А, например, ведение ООО на УСН «Доходы минус расходы» со штатом в пять человек и примерно сотней операций в месяц обходится уже в среднем в 30 000 ₽. Дальше все зависит от задач, объемов и стоимости часа работы конкретного специалиста.

На стоимость обслуживания влияет:

• система налогообложения;
• количество операций в месяц;
• сколько сотрудников в штате;
• есть ли подрядчики без статуса ИП или самозанятого на договорах ГПХ;
• форма бизнеса — ИП, ООО или АО;
• есть ли работники — иностранцы;
• сколько расчетных счетов;
• есть ли контрольно-кассовая техника, эквайринг, торговый эквайринг;
• ведется ли внешнеэкономическая деятельность — импорт или экспорт.

Больше всего на стоимость обслуживания влияют первые три пункта. Например, у одной оптовой компании на ОСН в штате единственный работник и 10 отгрузок в месяц, а у второй — 20 работников и 1000 отгрузок. Разница в стоимости услуг бухгалтера будет значительной.

Дороже всего обойдется компания на ОСН  ​с работниками, бюджетнее — ИП на УСН  ​без работников.

Предприниматель или директор фирмы вряд ли может сразу объективно оценить квалификацию бухгалтера. Все станет понятно уже в работе: если нет претензий от проверяющих органов, бизнесу не приходят требования об уплате штрафов и бухгалтер вовремя сдает отчеты — скорее всего, учет в порядке. Если на требования о представлении пояснений бухгалтер отвечает вовремя, не будет штрафов за непредоставление.

Чтобы оценить ситуацию, руководитель может периодически проверять личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС, смотреть сданные отчеты и поступившие требования в личном кабинете оператора ЭДО  . Но учитывайте, что некоторые проблемы всплывают поздно.

При выборе бухгалтера стоит просить рекомендации у предыдущих работодателей или смотреть отзывы на форумах, в соцсетях. Например, на «Яндекс Исполнителях» — новое название «Яндекс.Услуг». Это снизит риски.

Если вы нанимаете бухгалтера в штат, заранее обсудите зарплату, график и формат работы — в офисе или удаленно, кто предоставляет технику и какой объем задач будет у специалиста.

С бухгалтером, который работает по договору как аутсорсер, важно сразу зафиксировать:

• какие задачи он выполняет;
• сколько документов в месяц входит в стоимость;
• способы передачи документов;
• как и когда сдается отчетность;
• как быстро бухгалтер отвечает на вопросы.

Обязательно обсудите цену услуг и ситуации, когда она может измениться. Например, если изначально договорились о пяти сотрудниках и сотне операций в месяц, а потом штат может вырасти до восьми человек и операций станет вдвое больше.

В договоре с аутсорсером обычно прописывают ответственность обеих сторон. Если клиент задерживает оплату, бухгалтер может приостановить работу и начислить пени. Если специалист вовремя не сдаст отчет и из-за этого будет штраф, он обязан его возместить — но только при условии, что клиент вовремя передал все первичные учетные документы.

1. Бухгалтер отвечает не только за налоги, но и за весь учет денег, документов и отчетности, а также за взаимодействие с проверяющими органами.
2. В компаниях бухгалтер может нести личную ответственность вместе с директором, а у ИП за налоги, документы и отчетность всегда отвечает сам предприниматель.
3. Можно нанять бухгалтера в штат или передать учет на аутсорсинг — выбор зависит от объема задач и масштаба бизнеса. Нулевая отчетность стоит недорого, но при росте штата и количества операций цена обслуживания увеличивается.
4. Качество работы бухгалтера лучше всего видно по отсутствию штрафов, требований и доначислений со стороны налоговой. Заранее оценить, хороший ли бухгалтер, сложно — ориентируйтесь на рекомендации и отзывы.
5. Все условия работы с аутсорсером нужно зафиксировать в договоре: задачи, объем документов, сроки, стоимость и ответственность сторон.