Как написать сопроводительное письмо к резюме

Откликаясь на вакансию, я прикладываю к резюме сопроводительное письмо.

Кажется, именно оно однажды помогло мне получить приглашение на собеседование, хотя опыта работы на желаемой должности у меня не было. Расскажу, что обычно пишут в таких письмах и какие рекомендации дают рекрутеры.

Сопроводительное, или мотивационное, письмо — это сообщение, которое прикладывают к резюме, чтобы объяснить, почему вы подходите на должность, какую пользу можете принести компании и почему работодатель должен выбрать именно вас. Можно сказать, что это рассказ кандидата о себе как о специалисте, но с прицелом на будущее. Если соискателей на должность много, мотивационное письмо может решить, кого пригласят на собеседование в первую очередь, а кого — во вторую.

В большинстве случаев сопроводительное письмо не обязательное условие отклика. Но именно этим оно и ценно: с ним можно выделиться на фоне других кандидатов. Иногда в вакансии прямо указано, что от соискателя ждут такое письмо. Например, есть фраза: «Без сопроводительного письма резюме не рассматриваем».

Сопроводительное письмо не дает гарантии, что резюме откроют и прочитают. Но оно может мотивировать работодателя обратить на вас внимание, особенно если в сфере высокая конкуренция.

Но есть исключения. Так, писать сопроводительное письмо часто не имеет смысла, если вы претендуете на должность линейного персонала, например продавца или кассира. Как правило, поток откликов на подобные вакансии большой и рекрутер не успевает прочитать сообщения от всех кандидатов. Писать тогда или нет — решать вам. Если опыт работы продавцом или кассиром большой, лучше отразить его в резюме. В таком случае можно обойтись формальным коротким письмом.

Основная задача сопроводительного письма — привлечь внимание рекрутера к резюме. Хорошее письмо поможет соискателю выделиться, особенно если претендентов на одну позицию много и их опыт работы похож. И наоборот: если все кандидаты без опыта, оно тоже может сыграть решающую роль.

Такое письмо демонстрирует навыки писательства и то, как человек умеет формулировать мысли. Это важно, если соискатель претендует на должность, для которой нужны навыки работы с текстом. Например, писать сопроводительное письмо всегда стоит копирайтерам, маркетологам и редакторам.

Мотивационное письмо пригодится, если информацию из резюме нужно пояснить. Например, вы решили сменить профессию и у вас нет подходящего опыта работы. Тогда в сообщении нужно объяснить, почему вы решились на перемены и как видите себя в новой сфере.

Плюсы сопроводительного письма в том, что так вы показываете работодателю свою заинтересованность в вакансии и рассказываете о себе больше, чем это позволяет сделать резюме.

Размер. Оптимальный объем — это от трех до пяти небольших абзацев. Текст не должен занимать больше одной страницы, а лучше — примерно половину. При этом сообщение должно быть цельным и законченным.

Стиль сопроводительного письма должен быть деловым, но не слишком формальным. Не используйте шаблоны и канцеляризмы, сложные речевые обороты.

Например, самое распространенное вводное предложение звучит так: «Прошу вас рассмотреть мое резюме на позицию…». Это шаблон, который уже приелся. Лучше заменить его чем-то похожим. Можно написать так: «Хочу работать в компании „Электроник“», или «Меня заинтересовала вакансия менеджера по продажам в вашей компании», или «Хочу стать частью компании „Электроник“, а именно занять должность юриста».

Сопроводительное письмо нужно выстроить вокруг преимуществ для работодателя. Важно рассказать, что получит компания, если наймет именно этого кандидата.

С чего начать. Поприветствуйте потенциального работодателя и представьтесь. Напишите, на какую вакансию откликаетесь и откуда о ней узнали. Укажите название компании и должность, на которую откликаетесь, так, как они написаны в вакансии. Это покажет, что вы пишете адресно — определенному работодателю, а не массово рассылаете письма.

Если в вакансии указано имя рекрутера, в сопроводительном письме обратитесь к нему по имени. Специалист оценит вашу внимательность. Если отправляете резюме и сопроводительное письмо на специализированном портале, например «Хедхантере» или «Суперджобе», писать, откуда узнали о вакансии, не нужно: это и так понятно.

Основная часть. Объясните, почему хотите работать в этой компании и что именно вас привлекает в вакансии. Далее расскажите о своих профессиональных качествах, которые будут полезны организации.

Если соответствуете не всем требованиям вакансии, лучше написать прямо и добавить, что планируете с этим делать.

Объем основной части зависит в том числе от объема вакансии. Если требований много, постарайтесь уделить внимание каждому из них и описать, подходите ли вы под них. Если работа описана кратко, общими словами, приводите примеры. Например, такое требование, как внимательность, можно подкрепить тем, что за год работы с базой данных вы ни разу не ошиблись при вводе информации. Это может подтвердить рекомендательное письмо от прошлого руководителя.

Заключительная часть. Поблагодарите потенциального работодателя за то, что он прочитал ваше письмо до конца. Напишите, что готовы приехать на собеседование. В конце оставьте свои контакты: имя, телефон и почтовый адрес, по которым рекрутер сможет с вами связаться.

В маркетинге есть понятие «кол ту экшен», или призыв к действию. Это когда в конце рекламного текста пишут, что делать с полученной информацией дальше. Такой прием можно использовать и в сопроводительном письме. Например, в конце призвать потенциального работодателя позвонить вам или пригласить на встречу. Можно написать так: «Звоните — буду рад пообщаться по телефону или на личной встрече».

Повторение резюме. Сопроводительное письмо должно дополнять, а не дублировать CV. Например, если в нем указан небольшой опыт работы или есть перерывы в несколько месяцев, в сопроводительном письме можно объяснить, почему так случилось. Например, если у вас мало опыта, расскажите больше о знаниях и навыках, опишите, как они помогут справляться с задачами на новом месте. Если в работе был перерыв, объясните, чем занимались в это время. Например, повышали квалификацию или получали новую профессию.

Лучше быть честным с работодателем. Если вы долго не работали из-за семейных или личных обстоятельств, напишите пару слов об этом. Изливать душу не нужно, просто коротко объясните, почему вы не работали последнее время. Например, если переехали в другой город — что не работали в последний год из-за переезда, так как обустраивались на новом месте. Или что путешествовали и работали на временном проекте.

Длинный текст о себе. Никто не будет читать длинные сопроводительные письма. Как правило, рекрутеры сканируют текст по диагонали и рассматривают отдельные части, на основе которых решают, взаимодействовать с кандидатом дальше или нет. Более того, у работодателя может не быть времени вчитываться в рассуждения кандидатов.

Если письмо больше страницы, его придется сократить, чтобы в итоге осталось три-пять стройных абзацев. Разделяйте текст на небольшие части, чтобы работодатель смог быстро по нему пробежаться. В одном абзаце одна мысль. Например, в первом — приветствие и вводная информация по вакансии. Во втором — преимущества кандидата для компании. В третьем — благодарность и контакты.

Личная жизнь. В сопроводительном сообщении нет места информации о том, сколько у вас детей или собак, как вы любите проводить выходные или где отдыхали прошлым летом. Текст должен быть посвящен тому, чем вы, как специалист, будете полезны компании.

Опечатки и грамматические ошибки. Это меньшее из зол, но тем не менее старайтесь их избегать. Прогоните текст через специальные сервисы проверки на ошибки, например «Текст-ру» или «Орфограммку». Еще можно проверить письмо в «Главреде» на чистоту и читаемость.

Не забывайте про оформление сопроводительного сообщения. Если пишете письмо на сайте поиска работы, достаточно отбить абзацы друг от друга пустой строкой и убедиться, что в тексте нет двойных пробелов. Если оформляете его в отдельном документе, используйте поля, заголовки и выравнивание по левому краю.

Сопроводительное письмо должно быть аккуратным и приятным глазу — таким, чтобы его хотелось прочитать. Советую перепроверить текст несколько раз, прежде чем отправить потенциальному работодателю. Так вы убедитесь, что мысли в сообщении изложены логично и последовательно и в нем нет ошибок.

Я пишу сопроводительное письмо в отдельном гугл-документе. Сначала копирую туда текст вакансии, затем выбираю требования работодателя к кандидату и пишу под каждым из них, как мои навыки и опыт с ними соотносятся. Затем несколько раз читаю письмо вслух, чтобы убедиться, что оно написано простым языком, исправляю ошибки и опечатки. Потом копирую письмо куда нужно, например в специальное поле на «Хедхантере», и отправляю работодателю.

Мотивационное письмо должно быть адресным, то есть обращаться к конкретному работодателю. Например, откликаясь на вакансию юриста, напишите, в какой именно организации хотите работать. Работодатель не должен думать, что вы отправляете одно и то же письмо всем компаниям, в которых есть похожие должности.

Не оценивайте результаты своей работы, а приводите доказательства и результаты. Например, конкретные цифры, если это возможно.

Приложите ссылку на портфолио или опубликованные работы. Будьте честны. Не приукрашивайте свои профессиональные качества. Если обман вскроется, будет неловко.

Письмо к работодателю должно быть адекватным и решать его конкретную задачу: помочь найти подходящего кандидата.

Не выливайте на потенциального работодателя все, что вы умеете. Оставьте только то, что пригодится в работе. Шахматы, конный спорт, метание диска — хорошо, но если это никак не связано с будущей работой, лучше промолчать.

Пишите понятно и последовательно. Так, чтобы рекрутер пробежался глазами по тексту и уловил основную информацию о вас, даже если на это у него есть несколько секунд. Еще советую прочитать сопроводительное письмо вслух несколько раз. Это помогает найти сложные обороты и переписать их более простым языком.

Бумажное сопроводительное письмо почти никто не пишет. Исключение — если работодатель прямо просит принести на интервью распечатанное письмо.

Электронное. Если отправляете сопроводительное письмо по электронной почте, размещайте его в теле сообщения, а резюме прикрепите вложением. Отправить и резюме, и письмо также можно вложением. Это уместно, если вы откликаетесь на творческую должность и сделали для них дизайн. В таком случае в теле сообщения разместите короткую версию мотивационного письма или другой небольшой текст, который замотивирует работодателя открыть вложения.

Задизайнить сопроводительное письмо можно самостоятельно или воспользоваться специальными шаблонами. Например, в сервисах «Редимаг» или «Тильда».

Короткая версия. Эту версию следует использовать, когда отправляете формальное сопроводительное письмо. Например, на должность линейного персонала — кассира или продавца — или если портфолио расскажет о вас больше, чем резюме и мотивационное письмо вместе взятые. Тогда в сообщении предложите работодателю ознакомиться с вашим портфолио.

Расширенная версия. Ее лучше использовать в большинстве случаев: если у вас мало опыта работы или его нет, если в профессии высокая конкуренция. В целом расширенное резюме всегда лучше, если вам есть что рассказать о себе работодателю.

Для кандидата без опыта важно подчеркнуть навыки, которые он получил во время учебы, стажировки или, например, работы волонтером. Сопроводительное письмо такого кандидата может выглядеть так.

Для юриста важно подчеркнуть свое образование, опыт судебной практики и ее результат. Например, юристы с полным высшим образованием ценятся выше, чем со средним специальным или неоконченным. Чем больше в портфеле специалиста выигранных дел, тем ценнее такой кандидат.

Что важно для банковского работника — зависит от уровня и направления деятельности сотрудника. Если он работает с клиентами, кандидату нужны хорошие коммуникативные навыки, при этом высшее образование может быть не обязательным. Если соискатель претендует на руководящую должность, ему пригодятся управленческие кейсы с прошлого места работы.

Для бухгалтера тоже важно подчеркнуть наличие специального образования и соответствующий опыт работы, если он есть. Если опыта нет, в сопроводительном письме напишите, что знаете основы бухгалтерской деятельности и вам интересно этим заниматься.

Для менеджера важно показать именно те знания и навыки, которые требует вакансия. Это широкое название профессии, которое может подразумевать что угодно: от продавца подушек на рынке до сильного управленца в ИТ-компании.

Для продавца важны навыки общения. Другие требования зависят от компании. Например, одни требуют наличие высшего образования, другим важен опыт работы, третьим — привлекательная внешность.

1. Задача сопроводительного письма — сделать так, чтобы ваше резюме заметили. Поэтому не пересказывайте СV, а дополните его тем, как именно ваши знания и навыки соотносятся с требованиями в вакансии.
2. Используйте специальную структуру: введение, основную часть и заключение. Во введении напишите, на какой должности и в какой компании хотите работать. Далее расскажите о навыках и опыте и как они помогут вам добиваться результатов на будущей работе. В заключение добавьте контакты, по которым с вами можно связаться.
3. Пишите адресно, то есть обращайтесь к конкретному работодателю. Если в вакансии есть имя рекрутера или руководителя, обратитесь в письме по имени.
4. Не забывайте про оформление: отбивайте абзацы друг от друга пустой строкой, используйте поля и заголовки, если оформляете письмо в текстовом редакторе. Проверьте письмо на опечатки и ошибки, прежде чем отправить.