Как провести аттестацию сотрудников

Аттестация — это подтверждение уровня знаний и навыков.

Столкнуться с ней можно не только в школе или вузе, но и на работе. Например, аттестацию обязательно проходят педагоги, врачи и госслужащие. Но по своей инициативе организовать ее может любая компания.

Расскажу, как работодателю провести аттестацию персонала и что делать по ее итогам.

В законодательстве нет определения аттестации. На практике это периодическая проверка знаний, деловых навыков, уровня профессионализма и опыта сотрудников. Аттестация может проводиться как в целом по организации, так и в отдельных ее подразделениях.

Нормативная база. Какого-то единого закона о порядке проведения аттестации сейчас нет. Раньше во многих моментах можно было ориентироваться на советское положение об аттестации, но с декабря 2020 года оно утратило силу.

Во время аттестации проверяют соответствие работника должности, которую он занимает.

Что можно сделать по результатам аттестации. По итогу аттестации руководитель может устроить кадровые перестановки: кого-то уволить или перевести в другой отдел, кого-то повысить или отправить на обучение.

Увольнение по итогам аттестации  — единственный законный способ расстаться с сотрудником, который не справляется со своей работой  . Поэтому аттестацию часто проводят компании, которые планируют сократить персонал. Она помогает понять, кто из сотрудников более квалифицирован, а значит, имеет преимущественное право остаться на работе.

Также аттестация помогает:

1. Выяснить, каких специалистов не хватает, чтобы нанять новых людей или отправить работников на курсы повышения квалификации.
2. Узнать мотивацию сотрудников и вместе выбрать направления для их карьерного роста.
3. Понять, надо ли пересматривать систему оплаты труда и формировать кадровый резерв.

Для каких профессий аттестация обязательна. По закону регулярно проходить аттестацию должны:

1. Педагоги профессорско-преподавательского состава.
2. Медики и фармацевты, которые хотят получить квалификационную категорию — высшую, первую или вторую.
3. Сотрудники, которые отвечают за погрузку или выгрузку, размещение и крепление грузов на железнодорожном транспорте, а также за работы, связанные с движением и маневрированием поездов  .
4. Спасатели профессиональных аварийно-спасательных служб.
5. Персонал гражданской авиации.
6. Все госслужащие.
7. Сотрудники таможни.
8. Работники гидротехнических учреждений.
9. Руководители ГУПов и МУПов.
10. Прокурорские работники, у которых есть классные чины.
11. Сотрудники Следственного комитета.
12. Работники библиотек.

Кто не должен проходить аттестацию. Для всех остальных профессий обязательной аттестации нет, но работодатель все равно может ее провести по своей инициативе.

При этом есть категории работников, которых можно аттестовать, но уволить из-за плохих результатов не получится  . Это:

1. Беременные женщины.
2. Женщины с ребенком до 3 лет.
3. Одинокие матери или отцы с ребенком до 16 лет или ребенком с инвалидностью до 18 лет либо одинокие опекуны и попечители таких детей.
4. Единственные кормильцы ребенка до 3 лет в семье, где трое и более детей до 14 лет, либо ребенка с инвалидностью до 18 лет, если другой родитель не работает.
5. Работники, у которых маленький трудовой стаж, например менее года, и нет нужного производственного опыта  .

Работодатель может сам выбирать частоту и формат, в котором будет проводить аттестацию. Есть три основных вида аттестации.

Плановая аттестация, как правило, проходит регулярно и обязательна для всех сотрудников организации или отдела. Периодичность проверок устанавливает руководитель.

Внеплановая аттестация проводится перед большими изменениями в компании — к примеру, перед изменением системы оплаты труда или сокращением штата — или с целью проверить компетентность отдельных сотрудников.

Повторная аттестация. Если сотрудник не прошел аттестацию, руководитель может дать ему второй шанс и назначить повторную проверку через какое-то время или после обучения по программе повышения квалификации.

Проводить аттестацию можно устно, письменно или объединив два способа.

Устное собеседование. Комиссия задает вопросы и слушает ответы сотрудника. Обсуждать могут не только знания и навыки, но и должностные обязанности, достижения и неудачи в целом.

Письменное тестирование. Это гораздо более объективный способ оценки, но он требует большей подготовки. Нужно заранее разработать и утвердить корректные тестовые вопросы, а после проверить и оценить результаты.

Смешанная форма аттестации. Сотрудник проходит сначала устное собеседование, а потом тестирование или наоборот.

Для обычных работодателей порядок аттестации ничем не регулируется. Но для ее проведения нужно разработать и принять локальный нормативный акт с описанием процесса проверки: без него увольнять сотрудников за профнепригодность нельзя. С итоговым документом необходимо ознакомить всех сотрудников под подпись.

В положении об аттестации надо подробно описать цели, задачи, формат проверки и процесс принятия решений. Нужно будет соблюдать процедуру строго в соответствии с положением, чтобы работник не мог оспорить результаты из-за ее нарушения.

Вот что должно быть в положении об аттестации.

Цели аттестации. Они могут быть такие:

• определить уровень квалификации сотрудников, чтобы уволить или повысить в должности часть работников;
• установить систему поощрений;
• провести ротацию кадров и выбрать, кого перевести на другую должность;
• стимулировать работников учиться и повышать профессиональную компетентность.

Состав аттестуемых работников. Нужно определить, какие работники будут проходить аттестацию, а какие нет. Можно проводить ее лишь для некоторых отделов, а можно проверять только тех, кто трудоустроен на полную ставку.

Не включать в число аттестуемых можно сотрудников, которые проработали меньше года, или тех, кому не требуются специальные знания и навыки, например уборщиков и курьеров.

Периодичность проведения плановой аттестации. Подготовка к проверке — многоэтапный и хлопотный процесс, поэтому не стоит проводить ее слишком часто. Например, можно установить, что плановая аттестация руководителей проходит раз в два года, а всех остальных — раз в три года.

Основания для внеочередной аттестации. Внеплановую проверку можно назначить перед сокращением персонала или другими серьезными изменениями в компании. Также поводами для внеплановой аттестации могут быть жалобы клиентов или периодический брак в продукции компании.

Можно зафиксировать, что внеочередную аттестацию должны проходить сотрудники перед повышением или переводом на другую должность, после обучения за счет работодателя или по окончании испытательного срока.

Отдельно можно аттестовать и тех работников, которые не смогли пройти плановую проверку вместе с остальными: например, были в отпуске или на больничном.

Состав комиссии. Директор компании утверждает состав комиссии отдельным приказом, когда начинается подготовка к аттестации. В самом положении прописать этот состав можно приблизительно: указать должности и департаменты, сотрудники которых могут или обязательно должны войти в комиссию, например руководители и замы юридической и кадровой служб.

Обычно для аттестационной комиссии назначают председателя, его заместителя, секретаря и рядовых участников:

1. Председатель комиссии организует ее работу, формирует состав, определяет сроки проведения аттестации, порядок работы и функции остальных участников, запрашивает дополнительные данные.
2. Заместитель выполняет функции председателя во время его отсутствия.
3. Секретарь комплектует документы аттестуемых, уведомляет всех о месте и времени аттестации, ведет протокол заседания и учет сотрудников, которые прошли проверку.
4. Члены комиссии проверяют квалификацию работников, участвуют в голосовании, принимают коллегиальное решение о результатах аттестации.

Если в компании есть профсоюзы, а по итогам аттестации работодатель планирует уволить кого-то из работников, в состав комиссии обязательно нужно включать представителей профсоюзов.

Чтобы результат был объективным, не нужно включать в комиссию непосредственных руководителей аттестуемых сотрудников. Отдельно можно закрепить, что секретаря комиссии нельзя допускать к голосованию, так как через него проходит большое количество документов.

Число людей в составе голосующих лучше оставить нечетным: это поможет избежать ситуации, когда за и против будет равное число голосов.

Определение кворума. В положении об аттестации надо прописать, сколько членов комиссии должно присутствовать на заседании, чтобы решение считалось правомочным. Обычно указывают не менее 2/3 от общего числа участников.

График аттестации. Чтобы работники и комиссия успели подготовиться, необходимо утвердить сроки, в которые пройдет аттестация. В приказе можно зафиксировать:

• кто составляет график;
• в какие сроки и как руководитель его утверждает;
• в каком порядке в график можно внести изменения;
• в какой срок с графиком нужно ознакомить работников под подпись.

Для всей организации или отдельного подразделения нужно утвердить список сотрудников, которые должны пройти аттестацию, а также даты заседаний и сроки принятия комиссией решений.

Перечень необходимых кадровых документов. Если комиссия не знает всех аттестуемых лично, то их непосредственные руководители могут заранее подготовить письменную характеристику на каждого сотрудника. К ней можно приложить и другие документы: например, благодарственные письма или жалобы от клиентов.

Оптимально предоставить эти документы за две-три недели до аттестации и зафиксировать такой срок в положении о ней. Самому работнику отзыв тоже лучше показать заранее.

Кроме характеристик непосредственный руководитель готовит и вопросы для теста или устной аттестации с правильными ответами на них. Вопросы должны напрямую относиться к той работе, которую выполняет конкретный сотрудник.

Описание процедуры. Работодатель должен четко соблюдать утвержденный порядок аттестации, особенно если по ее итогам могут кого-то уволить.

Из-за нарушений процедуры уволенный сотрудник вправе оспорить решение работодателя через суд. Работника восстановят в должности, а руководству придется выплатить ему средний заработок за время вынужденного прогула и компенсировать моральный вред.

В положении лучше зафиксировать все этапы аттестации:

1. Кто и как ведет протокол заседания аттестационной комиссии, как он потом утверждается.
2. Какие причины неявки считаются для работника уважительными, чтобы перенести аттестацию на другой день.
3. Как проводится аттестация: устно, письменно или в смешанной форме.
4. Что делать, если сотрудник представил на заседание комиссии дополнительные оценочные сведения о своей работе. Например, комиссия может либо рассмотреть их немедленно, либо перенести аттестацию.
5. Порядок заседания аттестационной комиссии. Например, сначала слушают доклад члена комиссии по аттестуемому работнику, затем задают ему вопросы по списку и при необходимости слушают непосредственного руководителя аттестуемого сотрудника.
6. Как принимается решение. Как правило, для этого организуют закрытое или открытое голосование участников заседания. Можно определить, что если голоса разделились поровну, то комиссия засчитывает положительное решение.

Варианты решений комиссии и их оформление. Решение комиссии по каждому аттестуемому работнику заносят в протокол заседания, который потом утверждает руководитель организации.

Вариантов решений может быть три:

1. Работник соответствует занимаемой должности.
2. Сотрудник соответствует занимаемой должности, но должен выполнить рекомендации комиссии: например, пройти курсы профессиональной переподготовки или повышения квалификации с последующей аттестацией через год.
3. Работник не соответствует занимаемой должности.

Утвержденных форм документов, которые используются при аттестации работников, не существует. Поэтому я собрала несколько подходящих образцов и шаблонов, в том числе образец локального акта об аттестации:

1. Образец положения об аттестации.
2. Образец приказа о проведении аттестации.
3. Шаблон аттестационного листа.
4. Образец протокола заседания аттестационной комиссии.

Как правило, сначала аттестуемые работники письменно отвечают на тесты либо беседуют с членами комиссии. В первом случае тесты с ответами оформляются как приложение к протоколу заседания, во втором — устные ответы заносятся в протокол.

Потом комиссия заслушивает непосредственного руководителя аттестуемых и членов комиссии, кто хочет высказаться по тому или иному работнику. Если среди сотрудников есть желающие выступить, им тоже предоставляют слово.

Затем члены комиссии совещаются и принимают решение по каждому аттестуемому в том порядке, который закреплен в положении об аттестации.

Решение комиссии, внесенное в протокол, нужно довести до сведения аттестуемых работников под подпись в тот срок, что указан в положении.

Когда комиссия провела аттестацию и предложила свои рекомендации, директор принимает финальное решение. Оно может не соответствовать выводам комиссии. Например, руководитель может решить не увольнять сотрудников, а отправить на обучение. В любом случае он должен издать приказ и ознакомить с ним всех участников процесса аттестации под подпись.

Если руководитель увольняет сотрудника по итогам аттестации, он также должен соблюсти определенную процедуру. Так, если в компании есть вакансии, для работы на которых достаточно квалификации и состояния здоровья сотрудника, работодатель обязан письменно предложить перевод на другую должность. Предлагать можно и временные вакансии — например, на период декретного отпуска другого специалиста.

Если человек не согласен на другую работу, нужно получить от него письменный отказ и оформить увольнение. Если вакансий нет — этот шаг можно пропустить и сразу перейти к увольнению. При этом важно, что по трудовому кодексу сотрудника нельзя увольнять, когда он находится в отпуске или на больничном.

Запись об увольнении в трудовой книжке должна выглядеть так:

Приведу несколько примеров из судебной практики, когда работникам удалось оспорить увольнение по итогам аттестации, восстановиться на работе и взыскать с работодателя деньги.

Аттестация без комиссии. В одной компании аттестацию провели без создания аттестационной комиссии. В процедуре участвовал только один генеральный директор, который был заинтересован в увольнении работника. Поэтому сотруднику удалось восстановиться в должности.

Нарушена процедура, установленная в положении об аттестации. Например:

• в принятии решения участвовал непосредственный руководитель уволенного работника;
• в заседании аттестационной комиссии участвовали менее 2/3 ее членов и в нарушение положения об аттестации голосование было открытым, а не тайным;
• решение о внеочередной аттестации и заседание аттестационной комиссии состоялись в один день. У работника не было времени подготовиться к проверке.

Не предложили вакантные должности. Работнику, который не прошел аттестацию, перед увольнением не предложили вакантные должности. Ему удалось восстановиться в должности, взыскать с работодателя средний заработок за время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда.

1. Аттестация — единственный метод оценки, который позволяет законно уволить сотрудника за несоответствие должности или выполняемой работе.
2. Некоторых людей уволить нельзя, даже если они не прошли аттестацию. Например, беременных женщин или родителя ребенка с инвалидностью до 18 лет.
3. Аттестация обязательна только для отдельных специалистов: например, для врачей, спасателей, госслужащих. Для остальных сотрудников аттестация не обязательна. Но если работодатель решит ее провести, он должен прежде всего разработать и утвердить положение об аттестации.
4. Важно проводить аттестацию строго по утвержденному порядку. Иначе работник, уволенный по ее итогам, сможет легко оспорить увольнение в суде и восстановиться на работе. Тогда работодателю придется выплатить ему средний заработок за время вынужденного прогула и моральную компенсацию.