Что такое коммерческая тайна

Коммерческая тайна — ценная информация, которая дает компании преимущество на рынке.

Это могут быть базы поставщиков, технологии производства, рецепты и график работы охраны. Чтобы защитить чувствительные данные, компании используют механизм коммерческой тайны. Расскажу, как он работает, что можно засекретить и как это правильно оформить.

Что отнести к коммерческой тайне, решает ее обладатель. Это могут быть рецепты, технологии или любые другие сведения, которые подходят под критерии  :

1. Относится к предпринимательской деятельности. Например, рецепт лимонада или технологию изготовления строительных материалов можно признать коммерческой тайной, а информацию о том, какой сорт коньяка любит генеральный директор, — нет.
2. Не содержит сведений государственной тайны.Что относится к гостайне — определяют федеральные власти, они же ее и защищают.
3. Информация принадлежит организации или ИП.
4. Данными не владеют третьи лица, но они представляют для них реальную ценность.
5. Обладатель такой информации засекретил ее и принял меры, чтобы защитить от несанкционированного доступа и распространения.

А еще коммерческая тайна — это специальный режим по защите информации, которая дает преимущества ее обладателю: позволяет увеличить доходы и избежать лишних трат.

Все что угодно не получится объявить коммерческой тайной, даже если кажется, будто закон это позволяет. К ней можно отнести только информацию, ценность которой в том, что ею не обладают другие лица. В противном случае она перестанет быть ценностью.

Еще я сталкивался с ситуацией, когда риелтор в бланке договора купли-продажи писал, что содержание этого документа — коммерческая тайна, чтобы его не копировали другие риелторы. Но так засекретить информацию в договоре не выйдет.

Даже если подписать отдельное соглашение о неразглашении, все равно нельзя объявить весь договор коммерческой тайной. Договор — это общий документ сторон, его нужно показывать банку, юристам и подавать в Росреестр. Ограничить такие действия нельзя, поэтому требовать от клиента скрывать или не копировать свой же договор юридически невозможно.

Также закон запрещает делать коммерческой тайной список лиц, которые могут действовать от имени компании без доверенности, информацию о задержке зарплаты или данные о пожарной и санитарной безопасности на предприятии  . Если такую информацию кто-то раскроет, это не будет считаться нарушением и за это не накажут.

Разглашение коммерческой тайны — это действие или бездействие, из-за которого секретная информация становится известной посторонним без согласия ее обладателя  . Причем неважно, каким образом это случается, — источником утечки бывает документ, оставленный на столе, или невыключенный компьютер.

Чаще всего встречаются такие примеры разглашения коммерческой тайны:

1. Похищение информации — вынос документов, дисков и так далее. Избежать его можно, если регистрировать все документы и носители данных, на которых хранится коммерческая тайна, и вести учет их движения.
2. Копирование информации с компьютера или с помощью фотосъемки. Иногда злоумышленников интересуют даже снимки с экрана ПК. От фотографирования документации защищают системы видеонаблюдения в офисе, от копирования с компьютера и пересылки по электронной почте — программы типа Dallas Lock и ее аналоги, настройка контроля за электронной почтой.
3. Проникновение вирусов на компьютеры предприятия. Этого можно отчасти избежать, если своевременно обновлять ПО и его настройки.

Работника можно привлечь к ответственности, если  :

1. Его ознакомили под подпись с перечнем информации, которая считается коммерческой тайной.
2. Ему под подпись объяснили, какая ответственность наступит, если раскрыть тайну.
3. Ему создали условия, чтобы можно было соблюдать коммерческую тайну.

Органы государственной власти и местного самоуправления, получившие доступ к коммерческой тайне, тоже отвечают за ее сохранность. Их можно привлечь к гражданско-правовой ответственности за ее разглашение или незаконное использование  .

Расскажу, какая бывает ответственность за раскрытие коммерческой тайны.

Дисциплинарная ответственность. Работодатель может расторгнуть трудовой договор из-за грубого нарушения его условий сотрудником, одно из них — разглашение коммерческой тайны  . Это именно право, а не обязанность, то есть работодатель может применить и более мягкие меры наказания — например, объявить выговор или замечание.

Если сотрудник обратится в суд, работодателю нужно будет доказать законность увольнения или другого дисциплинарного взыскания.

Административная ответственность. Ее применяют за разглашение любой информации с ограниченным доступом, если это не образует состава уголовного преступления.

Вот какие штрафы могут назначить  :

1. Гражданам — от 5 000 до 10 000 ₽.
2. Должностным лицам компаний — от 40 000 до 50 000 ₽ или дисквалификация на срок до трех лет.
3. ИП — от 40 000 до 50 000 ₽, если нарушение связано с их бизнесом; если нарушение не связано с бизнесом, применяют штраф как для обычного гражданина.
4. Юридические лица — от 100 000 до 200 000 ₽.

Административную ответственность обычно применяют, если разглашение коммерческой тайны не повлекло заметных последствий либо их не было вовсе.

Гражданско-правовая ответственность. Нарушитель исключительного права на секрет производства обязан возместить убытки, которые он причинил  .

Взыскать их можно как с работника, так и с контрагента — при условии, что размер ущерба доказан и обладатель коммерческой тайны принял меры по ее защите.

Уголовная ответственность. Она предусмотрена за незаконный сбор сведений, составляющих коммерческую тайну — например, похищение документов, подкуп, угрозы, — а также за их использование или разглашение без согласия владельца. За это могут назначить штраф до 500 000 ₽ или лишение свободы до двух лет, а в более тяжелых случаях — до семи лет лишения свободы и штраф до 5 000 000 ₽  .

Это не самый распространенный вид ответственности, но обвинительные приговоры по этой статье есть.

Все зависит от того, планируете ли вы уголовное преследование сотрудника.

Если не собираетесь привлекать виновника к уголовной ответственности, порядок действий такой  :

1. Установить факт и обстоятельства проступка. Обычно для этого издают приказ о проведении служебной проверки и назначают комиссию или ответственного.
2. Запросить у сотрудника объяснительную. На это по закону дается два рабочих дня  . Если виновник отказался, составляют акт об отказе дать объяснения. Также желательно получить показания от свидетелей и оценить все собранные материалы.
3. Издать приказ о применении дисциплинарного взыскания, если объяснения сотрудника не убедили. Ознакомить виновника с приказом под подпись в течение трех рабочих дней  . Если он отказывается — составить акт об этом.

Если планируете привлечь виновного к уголовной ответственности, нужно обратиться с заявлением в полицию.

Вот что надо в нем указать:

1. Обстоятельства исчезновения носителей с информацией, составляющей коммерческую тайну, — дату, время, место происшествия.
2. Список тех, кто может быть причастен к произошедшему. Если виновник установлен сразу, указывают его полные данные.
3. Информация о том, что предприятию в результате этих действий был причинен материальный ущерб, а по возможности — размер этого ущерба.
4. Просьба возбудить уголовное дело, установить виновных лиц и привлечь их к уголовной ответственности.

К заявлению также прикладывают объяснения очевидцев и другие доказательства, например записи с камер видеонаблюдения, копии страниц журналов приема и передачи документов. Если их нет, доказать виновность конкретного сотрудника сложно.

Еще нужно приложить документы о том, что в организации или ИП действует режим коммерческой тайны: копии обязательств о неразглашении, выписки из должностных инструкций, трудового договора или положения о коммерческой тайне.

Особенности возбуждения уголовного дела и конкретные следственные действия зависят от того, будет ли выявлен состав преступления по ст. 183 УК РФ о незаконном получении и разглашении сведений, которые составляют коммерческую, налоговую или банковскую тайну.

Любые надписи вроде «Коммерческая тайна» не делают документ официально засекреченным и не дают тех же юридических последствий, что государственные отметки.

Также ничего не изменится, если написать на документе «Особо важная коммерческая тайна» или «Абсолютно секретная коммерческая тайна». Ответственность за ее разглашение не станет строже, а порядок обращения с ней останется прежним.

Поэтому одного грифа секретности мало. Надо начать реально защищать информацию и принимать меры, чтобы она не стала известна посторонним. Для этого в компании нужно установить режим коммерческой тайны.

Режим коммерческой тайны  :

1. Определите предельно конкретный перечень информации, которая будет коммерческой тайной. Например, рецепт печенья — это технология, которая может стать коммерческой тайной, как и описание производства этого печенья. Но нельзя указывать, что к тайне относятся все технологии, которые используют при производстве этого печенья. Если дело дойдет до суда, расплывчатые формулировки только помешают доказать, что именно имелось в виду.
2. Утвердите положение о коммерческой тайне и порядок его контроля, ознакомьте всех причастных с документами под подпись. В положении можно указать, что к коммерческой тайне имеют доступ Иванов, Петров и Сидоров, храниться эта информация будет в сейфе у Иванова и нигде больше, а передавать ее кому-либо можно только с письменного разрешения руководителя.
3. Организуйте учет людей, получивших доступ к тайне. Если документы бумажные, можно завести специальный журнал. Человек получил документ — расписался в журнале. Сдал — ответственный за хранение поставил подпись о приеме. Информацию в электронном виде можно ограничить приказом о доступе к компьютеру, установить на нем пароль и выдавать пользователям под подпись. А еще в этом случае помогает видеокамера, контролирующая доступ к компьютеру, главное — предупредить об этом сотрудников.
4. Пропишите все, что связано с коммерческой тайной, в трудовых договорах работников, их должностных инструкциях и в гражданско-правовых договорах контрагентов. Каждого сотрудника, допущенного к коммерческой тайне, нужно ознакомить под подпись со всеми документами о порядке обращения с такой информацией: должностными инструкциями, положениями и дополнительными соглашениями.
5. Добавьте на носители с данными, составляющими коммерческую тайну, соответствующий гриф и укажите их обладателя: для компаний — полное наименование и местонахождение, для ИП — фамилию, имя, отчество. Это может быть печать, надпись от руки, наклейка — если гриф проставляется, например, на флешке или жестком диске компьютера. А еще его можно печатать сразу на бланке документа. Главное, чтобы было видно, что информация на носителе относится к коммерческой тайне и кто ее владелец.

Это минимум из того, что положено по закону. Если пропустить хотя бы один из пунктов, суд может решить, что режим коммерческой тайны установлен неправильно, и привлечь работника к ответственности за разглашение не получится.

Регламент работы с коммерческой тайной. Секреты компании могут меняться, а оставлять конфиденциальной известную информацию бессмысленно. А еще это затратно: системы безопасности недешевы, а люди, которые занимаются охраной коммерческой тайны, должны получать зарплату.

Чтобы избежать лишних затрат и защищать только действительно ценные сведения, создают регламент. В нем прописывают, какие секреты важны, в каком случае они утрачивают актуальность и кто это определяет.

Дать примерный образец такого регламента невозможно. У некоторых компаний и ИП его вообще нет. Но для крупных предприятий я рекомендую составить этот документ и утвердить его приказом руководителя.

В регламенте нужно ответить на следующие вопросы:

1. Какую информацию можно отнести к коммерческой тайне.
2. Кто вправе принять такое решение. Это может быть руководитель или группа сотрудников, например технолог или начальник службы безопасности. В этом случае человека наделяют полномочиями отдельным приказом.
3. В каких случаях информация перестает быть коммерческой тайной и кто принимает решение, что с нее снимается гриф ограничения доступа.

Положение о коммерческой тайне. Это обязательный документ, без которого не получится привлечь сотрудника к ответственности за разглашение и взыскать с него убытки.

Если регламент отвечает на вопрос, какие сведения в компании считаются секретными и как поддерживать их актуальность, то положение о коммерческой тайне фиксирует правовые последствия. Положение дополняет регламент: оно не описывает, какие секреты важны, а определяет, что будет, если правила нарушить.

Обычно к такому документу в любой организации или у ИП относятся серьезно. В нем дословно перечисляют нормы и понятия из статей гражданского кодекса, закона о коммерческой тайне, хотя этого не требуется — достаточно ссылки на документ. Не обязательно делать его большим по объему: смысл важнее.

Главное — не использовать абстрактные формулировки типа «не разглашать вообще ничего» и «вся информация о фирме — коммерческая тайна». Перечень сведений должен быть конкретным.

В положении можно предусмотреть взыскание убытков, но это не всегда рационально: ущерб придется доказывать в суде, а это бывает непросто.

Решение проблемы — прописать в положении не только возмещение убытков, но и возможность взыскания штрафа в суде за сам факт разглашения.

В целом в положении можно прописать:

1. Кто в компании или у ИП обладает коммерческой тайной и зачем она нужна.
2. Кто определяет информацию как коммерческую тайну и что именно к ней относится.
3. Порядок работы с такой информацией.

Работники должны подписать бумагу об ознакомлении с положением и обязательство о неразглашении коммерческой тайны.

Люди. Чтобы защититься от утечки, одних документов мало. Они нужны, когда информация уже ушла на сторону и надо готовиться к судебному заседанию. Но лучше такой ситуации не допускать. Это возможно, хотя иногда и затратно.

Если главный технолог получает зарплату в среднем ниже, чем в других местах, надеяться на его порядочность сложно. Если на предприятии текучка системных администраторов, нужно быть готовым к тому, что они кочуют с одной работы на другую вместе со всеми данными бизнеса. И проконтролировать это трудно.

По моему мнению, стабильные кадры на предприятии — одна из составляющих надежного хранения любых секретов, хотя гарантий это не дает.

Процессы. Можно составить кучу разных бумаг и запугать работников ответственностью. Но эффекта не будет, если документы с информацией ограниченного доступа передаются из рук в руки под честное слово, валяются на столах, пока сотрудники курят во дворе, или аккуратно складываются на ночь стопочкой на окне.

Рекомендую сделать как минимум следующее:

1. Купить сейфы или металлические шкафы для сотрудников, работающих с коммерческой тайной, и обязать их в должностной инструкции хранить все конфиденциальные документы только там. А в нерабочее время сейфы закрывать и опечатывать. За незапертый или неопечатанный шкаф предусмотреть в должностной инструкции дисциплинарную ответственность.
2. Вести учет движения документов для сотрудников, работающих с носителями информации, содержащими коммерческую тайну. Получил такой документ или флешку — распишись. Передаешь другому человеку — пусть он тоже поставит подпись и дату.

В любом случае процесс движения любой бумаги с грифом «Коммерческая тайна» должен быть отрегулирован, а порядок передачи — указан в документах.

Техника. Сложно допустить, что секретные рецепты и технологии записаны на бумаге в единственном экземпляре и от руки. Чаще они хранятся в электронном виде. Для работы это удобно, но и для похитителей информации тоже.

Самый бюджетный вариант — заклеить USB-порты и разъемы стикерами. Такой стикер легко оторвать, но это будет заметно. Тогда можно провести проверку, кто и зачем его отклеил.

Более надежный способ защиты от утечек — специальные программы. Например, Dallas Lock сертифицирована ФСБ и предназначена именно для защиты информации.

Эта программа умеет блокировать порты USB, и они начинают распознавать только те флешки и съемные диски, которые разрешил администратор. Еще она видит, какую информацию копируют на носители. С ней стикеры уже не нужны, но и стоит это дороже — от 7 500 ₽, в зависимости от срока действия лицензии и функций системы защиты. Эта программа не единственная, есть и другие с похожими возможностями.