Зачем нужна онлайн-касса и как ее заре­гистрировать

Онлайн-касса — кассовый аппарат или облачный сервис для формирования чеков и передачи информации в налоговую.

Она нужна почти всем ИП и компаниям. Расскажу подробнее, что такое онлайн-касса, как ее подключить и зарегистрировать.

Онлайн-касса называется так не потому, что нужна только для продаж в интернете. Это устройство с доступом в интернет и фискальным накопителем, ФН, внутри. Накопитель хранит данные обо всех пробитых чеках и передает их оператору фискальных данных, ОФД, а уже оттуда информация уходит в налоговую. Так ведомство видит, какие операции совершает продавец. Изменить данные в накопителе он не может, поэтому занизить выручку и заплатить меньше налогов — тоже.

Какому бизнесу нужна онлайн-касса. Компании и ИП, которые принимают оплату от людей без статуса ИП, почти всегда обязаны применять онлайн-кассу независимо от способа оплаты: наличными, картой в торговой точке или на сайте, переводом по реквизитам или через СБП. При расчетах с другими компаниями и ИП касса нужна, только если платят наличными, а также очно картой или смартфоном.

Некоторые продавцы могут работать без онлайн-кассы. Например, те, кто ремонтирует обувь, делает ключи, продает через киоски мороженое, безалкогольные напитки, питьевую воду или молоко на разлив, а также квас, молоко и масло из автоцистерн  .

Чем отличается работа с кассой при покупке онлайн или личной оплате. Для приема платежей в офлайне нужен физический кассовый аппарат. А для оплаты в интернете можно использовать облачные онлайн-кассы. Тогда физического устройства у бизнеса нет — к сайту или приложению подключают программу, которая взаимодействует с кассовым аппаратом в дата-центре.

Бывает, что человек оплачивает заказ в интернет-магазине при получении. Тогда чек пробивают вручную в момент оплаты или это может сделать курьер с помощью переносного устройства. Любая из этих двух покупок в итоге пройдет через онлайн-кассу.

Если не пробить чек, могут назначить штраф:

• ИП или директору фирмы — от 25 до 50% от суммы непробитых чеков и минимум 10 000 ₽;
• малому предприятию — от 37,5 до 50%, минимум — 15 000 ₽;
• средней и крупной организации — от 75 до 100%, минимум — 30 000 ₽.

Купить или арендовать онлайн-кассу. Например в Т⁠-⁠Банке или сервисе CloudKassir, который специализируется на облачных кассах. У них есть регистрация в налоговой, ОФД, мгновенная выдача и замена касс, интеграции со всеми популярными сервисами. Для клиентов Т⁠-⁠Банка предлагают спецусловия.

Приобрести фискальный накопитель, на котором будет храниться информация о пробитых чеках. Его стоимость — от 12 000 ₽.

Фискальный накопитель выдают на 15 или 36 месяцев. ИП и компаниям на УСН, а также предпринимателям на патенте — на 36 месяцев. При торговле подакцизным товаром любой ФН работает 13 месяцев. Тогда нет смысла переплачивать за 36 месяцев.

Заключить договор с оператором фискальных данных — посредником между продавцом и ИФНС, который отправляет в налоговую данные о чеках. Услуги ОФД могут входить в аренду кассы или оплачиваться отдельно — от 3 000 ₽ в год.

Подключить к кассе источник номенклатуры, который передает наименование товаров и услуг, — это может быть учетная программа на компьютере или сервис по подписке.

Зарегистрировать онлайн-кассу в ФНС. Подробнее об этом расскажу дальше.

Если принимать деньги как физлицо, доходы нужно указывать в декларации и платить с них НДФЛ по ставке 13—22%. Но открыть интернет-магазин и вести такую деятельность без регистрации ИП или компании нельзя.

За незаконную предпринимательскую деятельность грозит штраф от 500 до 2 000 ₽  . Если в результате нее был причинен ущерб гражданам, организациям или государству на сумму 3,5 млн или более, грозит уголовная ответственность. Штраф может составить до 300 000 ₽ или в размере дохода за два года. Альтернативное наказание — обязательные работы до 480 часов  .

Чтобы принимать деньги онлайн и регулярно, бизнес надо зарегистрировать. В некоторых случаях подойдет самозанятость, например если нет наемных сотрудников и доход меньше 2,4 млн рублей в год.

Если ваша деятельность подпадает под самозанятость, регистрировать онлайн-кассу не нужно. Платить налоги и отправлять чеки можно через приложение «Мой налог».

При этом самозанятые могут продавать только товары и услуги, которые производят сами. Для перепродажи нужно оформлять ИП или регистрировать компанию.

Я решил проверить, можно ли подключиться к платежным сервисам как человек без статуса ИП. На отправленные мною заявки два платежных сервиса ответили, что для подключения нужны компания или ИП, один из них готов был работать с самозанятыми.

Третий платежный сервис позволяет подключиться даже человеку без какого-либо статуса на условиях публичной оферты банка и сервиса. В зависимости от уровня проверки клиента платежный сервис ограничивает максимальную сумму остатка на счете и объем входящих платежей. При этом в оферте указано, что получатель денег не должен быть связан с ведением предпринимательской деятельности или частной практики.

Так можно делать для благотворительного проекта. Но если принять оферту и использовать этот сервис для платежей на сайте интернет-магазина, то это будет нарушением оферты. За это сервис может отключить человеку прием оплаты. А если налоговая проведет пробную закупку в таком магазине и обнаружит, что после онлайн-оплаты чек не пришел, — это будет нарушением закона.

Чаще всего в интернет-магазинах встречаются как онлайн, так и офлайн-варианты оплаты товаров и услуг, например если оплата происходит при доставке заказа.

Банковские карты и система быстрых платежей, СБП, — самый привычный вариант оплаты на сайте. Иногда оплатить картой можно не только онлайн, но и при получении заказа — через мобильный терминал у курьера.

Электронные деньги, например «ЮMoney», — когда оплачивают через электронный кошелек.

Оплата с баланса мобильного телефона может быть удобна на небольших суммах, чтобы не указывать данные пластиковой карты. Операция подтверждается по смс.

Терминалы оплаты — альтернативный вариант, когда заказать товар можно онлайн, а оплатить в одном из терминалов или салонов связи.

Наличными можно оплатить заказ курьеру при доставке. Иногда покупатели выбирают именно этот вариант, если не хотят рисковать или расставаться с деньгами до того, как увидят товар.

Наложенный платеж используют при отправке товаров Почтой России. При оформлении посылки указывается сумма и реквизиты для оплаты. Покупатель полностью оплачивает посылку перед отправкой и может проверить товар только после того, как получит ее, а деньги спишутся.

Кредитование — вместо оплаты покупатель заполняет кредитную заявку, а банк после одобрения перечисляет стоимость покупки магазину. Погашать кредит покупатель будет уже через банк.

BNPL- или сплит-сервисы позволяют разделить стоимость товара на несколько равных платежей и оплачивать их постепенно.

Платежи от покупателей ИП или компания может принимать, подключив интернет-эквайринг, платежный шлюз, платежную систему или агрегатор.

Интернет-эквайринг — это прием оплаты банковскими картами через интернет. Подойдет, если планируете принимать только карты. Покупатель вводит ее номер на сайте, банк-эквайер отправляет запрос на списание денег с карты покупателя, а затем перечисляет их на счет компании. Банк-эквайер не обязательно должен быть тем же, где у бизнеса открыт счет, но обычно он один и тот же: так комиссия меньше и деньги быстрее попадают на счет.

Интернет-эквайринг можно подключить, например, у Сбербанка, «Альфа-банка» или Т⁠-⁠Банка. Обычно комиссия — 3,5—5%.

Плюсы: можно быстро подключить в банке, в котором открыт расчетный счет компании или ИП. Деньги быстро зачисляются на счет, потому что переводятся внутри одного банка.

Минусы: можно принимать только банковские карты.

Оплата через СБП — это прием платежей на сайте через систему быстрых платежей. Чтобы принимать оплату, подключиться к СБП надо через банк, участвующий в системе. На сайте можно подключить один из трех вариантов оплаты: по QR-коду, кнопке или ссылке. Клиент наводит смартфон на QR-код, нажимает на кнопку или проходит по ссылке и оплачивает товар или услугу через свое банковское приложение, без ввода данных карты.

Комиссия при оплате через СБП ниже, чем при интернет-эквайринге, — 0,4—0,7%.

Плюсы: деньги приходят мгновенно, низкая комиссия.

Платежные шлюзы — это посредник в интернет-эквайринге между банком и получателем платежа. Когда нет возможности подключиться к эквайрингу своего банка, а новый счет открывать неудобно, можно выбрать один из платежных шлюзов.

Платежные шлюзы сами принимают заявки на подключение и отправляют документы в банк. Они могут сотрудничать одновременно с несколькими банками. Если один банк отказался принимать оплату, например товары на сайте не соответствуют политике банка или компания в черном списке банка, тот же шлюз может отправить заявку в другой банк.

Примеры платежных шлюзов — Assist, United Card Services. Комиссия примерно такая же, как у интернет-эквайринга, — 3—5%.

Плюсы: можно подключиться к эквайрингу сразу нескольких банков или выбрать тот, к которому проще присоединиться. Например, требуется меньше документов или проще настраивается интеграция с ОФД.

Минус: деньги из стороннего банка будут идти дольше — от одного рабочего дня.

Платежные системы работают немного иначе: вместо банков и процессинговых компаний деньги через платежную систему попадают от покупателя к продавцу. Поскольку посредников нет, скорость передачи денег выше, а комиссия — меньше. Но у покупателя должен быть электронный кошелек.

Например, если онлайн-магазин принимает «ЮMoney», а у покупателя на электронном кошельке достаточно средств, он может оплатить покупку переводом со своего кошелька на кошелек интернет-магазина. Перевод дойдет так же быстро, как если бы покупатель отправлял деньги внутри «ЮMoney» своему другу по номеру кошелька.

Плюсы: быстрое зачисление денег внутри платежной системы. Дополнительный способ приема денег для тех, у кого есть кошельки в этих системах.

Минусы: не у всех есть электронные кошельки. Продавец быстро получает деньги на свой кошелек, но их вывод из платежной системы занимает дополнительное время.

Платежные агрегаторы объединяют в себе несколько вариантов оплаты, позволяя покупателю самому выбрать наиболее удобный для него вариант. Комиссия зависит от выбранного покупателем способа оплаты из доступных в этом агрегаторе.

Примеры платежных агрегаторов — «Робокасса», «Единая касса». Комиссия зависит от варианта оплаты, назначения платежа и может доходить до 10%.

Плюсы: единое подключение сразу к нескольким способам оплаты. Возможность покупателю самому выбрать способ оплаты.

Минусы: комиссия выше, чем при подключении напрямую к каждому из способов оплаты. У разных способов оплаты комиссия может отличаться на несколько процентных пунктов.

Что учесть при выборе способа оплаты, зависит от потребностей компании или ИП и специфики бизнеса и продаваемых товаров или услуг. Когда разница между выручкой и прибылью низкая или бизнес строится на перепродаже товаров, в первую очередь может интересовать размер комиссии. А если у компании или ИП не хватает средств на счете или каждый день меняется цена, например как у туристических агентств, самый важный фактор — задержка между оплатой от клиента и поступлением денег на счет.

Если деньги будут идти неделю, за это время курс валюты, от которой зависит стоимость путевки, может резко увеличиться и уплаченных клиентом денег уже не будет хватать для выкупа тура у туроператора.

Комиссия — один из важных критериев. От комиссии зависит прибыльность бизнеса, и разница даже в один процент может оказаться значительной.

Часто комиссия зависит от оборота: чем он больше — тем меньше процентная ставка. Кроме этого, она зависит от варианта оплаты. Например, при оплате банковскими картами комиссия обычно составляет 2—4% от суммы платежа, а с электронными деньгами может доходить до 7—8%.

Для оплаты некоторых товаров, услуг или видов деятельности банк может снизить комиссию. Например, так делают при оплате пожертвований или услуг ЖКХ.

Подключение обычно занимает несколько дней и зависит от выбранного способа. При выборе эквайринга, платежного шлюза или платежного агента проверят ваш сайт, а также товары или услуги, которые на нем продаются.

При выборе интернет-эквайринга через банк, в котором открыт расчетный счет компании, проверка обычно занимает меньше всего времени. Если оперативно предоставить все запрашиваемые банком документы, уже на следующий рабочий день можно принимать платежи онлайн.

При подключении к платежной системе бизнес будут проверять отдельно, потому что у нее нет о вас данных, в отличие от банка, в котором открыт счет. Если подключаться к платежным шлюзам или агрегаторам, компанию или ИП и сайт проверят и сам сервис, и банк-эквайер, который будет проводить платежи.

С технической интеграции начинается любое подключение. Она нужна, чтобы подключить платежный сервис к сайту, чтобы посетитель мог создать и оплатить счет. Выставить счет через панель управления и отправить ссылку на оплату клиенту может почти каждая система.

Многие сервисы помогают сделать и более глубокую интеграцию, например чтобы клиент мог сформировать заказ на сайте, сразу оплатить его и в личном кабинете увидеть актуальный статус.

Подключение и настройка онлайн-кассы. Подключиться к выбранному платежному сервису можно в личном кабинете ОФД, а регистрация кассы выполняется в личном кабинете налоговой службы.

Кроме того, в рамках технической интеграции с платежным сервисом часто решается задача, как будут отправляться чеки оператору фискальных данных. При успешной оплате заказа данные в виртуальном чеке отправляются автоматически.

Стоит ли доверять рейтингам платежных систем — вопрос открытый, это каждый решает сам. Не всегда понятно, кто и как составляет такие рейтинги. Если смотрите рейтинг, лучше сравнить платежные системы, внимательно проверить тарифы, размеры комиссий и наличие абонентской платы или требований минимального оборота.

Для подключения платежной системы нужно как минимум соответствовать ее требованиям, иметь зарегистрированный бизнес или быть самозанятым и предоставить необходимую информацию о нем для проверки.

Например, для компании обычно требуются:

• учредительные документы;
• паспорт генерального директора;
• информация о сайте и реализуемых товарах или услугах.

Эти документы нужны для проверки службой безопасности банка-эквайера. Каждый банк запрашивает свой пакет документов. Законом это не регламентировано, так что у каждого банка свои правила безопасности.

Даже если подключаться через агрегатора, по факту платежи по картам все равно будет проводить какой-то банк. Поэтому список документов агрегатора может расшириться на список документов, которые попросит этот банк.

После проверки и подписания договора потребуется техническая интеграция. Если ваш интернет-магазин работает на одной из популярных систем управления, например WordPress или Wix, уточните у платежной системы или агрегатора, есть ли у них модуль для быстрой интеграции их сервиса с вашим сайтом. Тогда можно будет обойтись без помощи программистов.

Если такого модуля нет, понадобится помощь технических специалистов, а это дополнительная трата времени и денег, что тоже стоит учитывать.

Параллельно с подключением и интеграцией с платежным сервисом онлайн-кассу нужно зарегистрировать в налоговой. Эти процессы не зависят друг от друга, поэтому настраивать техническую интеграцию можно до регистрации кассы или после.

После регистрации касса будет отправлять электронные чеки покупателям и в налоговую. Для этого нужно зарегистрироваться в личном кабинете ФНС и у оператора фискальных данных или его партнера.

У большинства платежных систем и агрегаторов уже есть партнерские соглашения с одним или несколькими ОФД — вам останется только выбрать наиболее подходящий по стоимости годового обслуживания и аренды онлайн-кассы.

После оплаты услуг ОФД в личном кабинете появится информация об установленной кассе и фискальном накопителе — их нужно зарегистрировать в личном кабинете на сайте ФНС. Для входа в личный кабинет и регистрации кассы потребуется квалифицированная электронная подпись руководителя организации или ИП.

ОФД или его партнер предоставляет инструкцию или консультирует по процессу регистрации кассы в своем личном кабинете. Здесь я покажу, как этот процесс происходит в личном кабинете налоговой службы.

На этом процедура регистрации кассы не заканчивается. Полученный из налоговой регистрационный номер кассы нужно указать в личном кабинете ОФД для фискализации кассы. Кроме регистрационного номера из ФНС потребуется указать несколько дополнительных параметров — эти параметры зависят от ОФД.

После этого ОФД сам пришлет данные о фискализации кассы в ИФНС.

Онлайн-касса сама передает чеки в ОФД. В электронном чеке содержится та же информация, что и в обычном бумажном чеке, которые выдают на кассе в магазине: дата и время оплаты, общая сумма, товары в чеке, а по каждому товару — количество и ставка налога.

При технической интеграции онлайн-магазина за передачу этих данных отвечает модуль интеграции, написанный вашим техническим специалистом или предоставленный платежной системой.

1. Выберите платежный сервис, подходящий вашему бизнесу, через который будете принимать оплату, и подпишите договор.
2. Выберите ОФД из рекомендованных сервисом или любой другой, подпишите договор и оплатите аренду онлайн-кассы. Либо купите ее и настройте сами.
3. Настройте техническую интеграцию интернет-магазина с платежным сервисом.
4. Зарегистрируйте онлайн-кассу в личном кабинете ФНС, а затем фискализируйте ее.