Отчетность ИП на УСН

Предпринимателям на упрощенной системе налогообложения, УСН, вести учет проще, чем на общей системе.

Но им также нужно заполнять отчетность для налоговой и других ведомств:

1. Вести книгу учета доходов и расходов.
2. Отчитываться за работников в налоговую и социальный фонд России — СФР.
3. Подавать уведомления о списании сумм с единого налогового счета — ЕНС — в налоговую.
4. В некоторых случаях — сдавать декларации по НДС и косвенным налогам, вести книги покупок и продаж, отчитываться в ФТС и Росстат.
5. Сдавать отчет в налоговую по прослеживаемым товарам. Это касается некоторых импортных товаров: мониторов, проекторов, детских колясок и автокресел, холодильников. Отчитываться нужно, если в течение квартала были какие-либо операции с ними: купля-продажа, прием или передача в дар.

Рассказываем, как должны отчитываться предприниматели на УСН.

Для удобства мы собрали в таблице все отчеты, которые должен сдавать ИП на упрощенке. Вы можете скачать ее и распечатать.

Статистическое наблюдение бывает сплошное и выборочное — по отдельным видам деятельности или другим критериям, которые определяет Росстат.

Если ИП попал в выборку, при проверке по ИНН или коду ОКПО на сайте Росстата появятся формы и сроки представления запрашиваемых отчетов. ИП обязаны сами проверять, попали они в выборку или нет. Если да — надо сдавать отчет. Срок ищите в приказе Росстата, которым утверждена статистическая форма.

Раз в пять лет проводят сплошные статистические наблюдения за деятельностью субъектов малого и среднего предпринимательства. В предыдущий раз оно было за 2020 год, в следующий раз будет за 2025.

Если крайний срок сдачи выпадает на выходной, он переносится на ближайший за ним рабочий день.

Декларация по налогу на УСН. Подается раз в год до 25 апреля года, следующего за отчетным.

Декларацию можно сдать в бумажном или электронном виде. В бумажном — привезти в налоговую лично или отправить по почте, в электронном — через сайт налоговой службы или с помощью сервисов бухгалтерии.

Книга учета доходов и расходов (КУДиР). Она нужна, чтобы рассчитать налоговую базу по «упрощенному» налогу. КУДиР не нужно никуда сдавать — заполняйте ее и предъявите, если налоговая попросит при проверке.

Предприниматели на УСН «Доходы минус расходы» учитывают в книге всю выручку и затраты. Расходы нужно подтвердить товарными накладными, актами выполненных работ, актами приема-передачи, чеками, квитанциями. ИП на упрощенке «Доходы» записывают в КУДиР только выручку.

Книгу можно распечатать и заполнять вручную. Или вести в электронном виде, а в конце года распечатать уже готовую. Можно начать вести книгу на бумаге, а потом перенести данные в компьютер.

По итогам календарного года нужно прошить распечатанную КУДиР и пронумеровать в ней листы. На последней странице указать, сколько всего листов в книге, подписать и заверить печатью, если она есть.

Уведомление о списании с ЕНС авансовых платежей по УСН. Налоги и взносы, которые платит ИП на упрощенке, кроме взносов на травматизм, идут на единый налоговый счет — ЕНС. Предприниматель вносит туда деньги посредством ЕНП — единого налогового платежа. При этом не указывает, что и в каком размере он хотел заплатить.

Если срок сдачи декларации по налогу не наступил, ИФНС не знает, какую сумму списать в счет уплаты этого налога. Получится, что ИП не заплатил аванс по УСН вовремя, и налоговая начислит пени. Однако если забыть сдать уведомление, но положить деньги на ЕНС к сроку уплаты налога, пени начислять не будут.

Когда подходит срок уплаты аванса по налогу по упрощенной системе, ИП должен сообщить налоговой, какую сумму списать с ЕНС. Для этого и подают уведомление.

Уведомление — многострочная форма, оно позволяет одновременно сообщить о налоге по УСН, страховых взносах и НДФЛ с выплат работникам. По каждому платежу надо заполнить пять реквизитов: ИНН, КБК, ОКТМО, отчетный период и сумма.

После заключения трудового договора или договора ГПХ с первым наемным работником ИП становится работодателем и должен сдавать отчеты за работников. Специально регистрироваться в СФР не нужно, после получения статуса ИП фонд автоматически поставит его на учет в качестве страхователя по данным, полученным из налоговой. Регистрационный номер вы найдете в выписке из Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей — ЕГРИП.

Кроме этого, придется сдавать еще несколько отчетов.

6-НДФЛ. Внутри года подается в налоговую ежеквартально — до 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом, а за год — до 25 февраля следующего года. Это обобщенный расчет по всем сотрудникам.

В форме 6-НДФЛ указывают доходы и суммы налога по всем ставкам — прогрессивной 13, 15, 18, 20 и 22%, фиксированной 13, 15, 30 и 35%, начисленные и удержанные по всем сотрудникам суммы нарастающим итогом с начала года.

Еще в 6-НДФЛ указывают удержанные суммы по шести срокам уплаты налога. Например, НДФЛ за первый квартал указывают по срокам перечисления налога с дохода, удержанного:

• с 1 января по 22 января;
• с 23 января по 31 января;
• с 1 февраля по 22 февраля;
• с 23 февраля по 28 или 29 февраля;
• с 1 марта по 22 марта;
• с 23 марта по 31 марта.

Во втором, третьем и четвертом кварталах тоже будет по шесть сумм.

Приложения к годовому отчету 6-НДФЛ — справки о доходах и суммах налога каждого работника.

Если человек получил от вас доход, но возможности удержать налог не было, его доход тоже включают в 6-НДФЛ и на него составляют справку о доходах. Например, если ИП вручил покупателю неденежный приз за выигрыш в рекламной лотерее. Сумму неудержанного налога отражают в отдельной строке.

Расчет по страховым взносам (РСВ). Подается в налоговую каждый квартал — до 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом. В нем показывают, сколько выплат ИП начислил сотрудникам и какова сумма страховых взносов с них. Потом налоговая распределит их на обязательное пенсионное страхование (ОПС), медицинское (ОМС), страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством (ВНиМ).

В РСВ указывают среднесписочную численность работников. В нее включают сотрудников, оформленных у ИП по трудовому договору или по договору ГПХ, кроме исполнителей-ИП и самозанятых.

Чтобы рассчитать среднесписочную численность, складывают число работников за каждый месяц и делят сумму на 12. Результат округляют до целого. В расчете много нюансов, поэтому, если работников много, лучше привлекать бухгалтера.

Уведомление о списании с ЕНС страховых взносов и НДФЛ. С выплат работникам ИП ежемесячно перечисляет страховые взносы и НДФЛ. И налог, и взносы, кроме взносов на травматизм, входят в единый налоговый платеж, который переводят одной суммой на единый налоговый счет.

Поэтому в тех месяцах, в которых не сдают расчет по страховым взносам, налоговую уведомляют о распределении суммы с ЕНС на страховые взносы. Так делают в феврале, марте, мае, июне, августе, сентябре, ноябре и декабре. В апреле, июле, октябре и январе подавать уведомления не нужно, потому что взносы распределят по данным РСВ.

НДФЛ за работников платят дважды в месяц: до 28 числа за период с 1 по 22 число текущего месяца и до 5 числа следующего месяца за период с 23 по последнее число месяца. Cроки сдачи 6-НДФЛ не совпадают со сроками уплаты. Поэтому по НДФЛ подают уведомление по каждому сроку уплаты: дважды в месяц.

Уведомление о распределении с единого налогового счета страховых взносов, НДФЛ и авансов по УСН можно подавать одним документом. Главное — уложиться в сроки по каждому налогу и взносу.

Персонифицированные сведения по физлицам, ПСФ. Подаются в налоговую за первый и второй месяц квартала — до 25 числа месяца, следующего за истекшим. Сведения за март, июнь, сентябрь и декабрь сдавать необязательно. В ПСФ указывают суммы, начисленные каждому работнику.

В отчет включают работников без статуса ИП или самозанятого, которые оформлены:

1. По трудовым и гражданско-правовым договорам.
2. По договорам авторского заказа.
3. По договорам об отчуждении исключительного права.
4. По издательским лицензионным договорам.
5. По лицензионным договорам о предоставлении права использования произведений науки, литературы, искусства.

Если предприниматель заказал дизайнеру сайт и заключил с ним договор об оказании услуг, дизайнера тоже нужно включить в ПСФ, если он не самозанятый или ИП.

Единая социальная форма, ЕФС-1. Ее сдают в трех случаях:

1. Произошли кадровые события — например, прием, увольнение, перевод, заявление на электронную трудовую книжку.
2. Подаете отчет о страховых взносах на травматизм.
3. Подаете сведения об особом страховом стаже для пенсий.

Если ИП принял или уволил работника, приостановил или возобновил трудовой договор, заключил или расторг договор ГПХ на оказание услуг, он должен заполнить титульный лист, раздел 1 и подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» ЕФС-1.

Каждый квартал ИП-работодатель по трудовым договорам должен отчитываться по взносам на травматизм. Сроки сдачи: 25 апреля, 25 июля и 25 октября за истекший квартал, 25 января — за истекший год. В этом случае заполняют титульный лист и раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» ЕФС-1.

Ежегодно ИП-работодатель должен сдавать отчет с данными об особом страховом стаже для пенсий — раздел 1 и подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» ЕФС-1. Например, если у человека в отчетном году были периоды работы на Крайнем Севере или во вредных условиях, либо отпуск по уходу за ребенком от полутора до трех лет, либо отпуск за свой счет. Срок — 25 января года, следующего за отчетным. Еще подраздел 1.2 ЕФС-1 представляют, если работник выходит на пенсию.

Сведения о застрахованном лице — это форма, которую сдают в СФР. В ней указывают информацию о том, как работник хочет получать больничные и другие пособия из СФР: почтовым переводом или на банковский счет. Если первое, указываются реквизиты счета, если почтовый перевод — указывается адрес. ИП сдает сведения в течение трех рабочих дней с момента трудоустройства нового работника или получения новых данных от действующего.

Если работников больше десяти, формы РСВ, 6-НДФЛ, ПСФ, ЕФС-1, а также сведения о застрахованных лицах надо сдавать только в электронном виде. За подачу на бумаге оштрафуют.

В некоторых случаях предприниматели на упрощенной системе налогообложения должны подавать дополнительные отчеты.

Декларация по НДС. Ежегодно подают, если доходы ИП на УСН по итогам предыдущего года или с начала текущего превысили 60 млн рублей.

Также придется сдать декларацию, если ИП по ошибке или сознательно выставил счет-фактуру с выделенной суммой НДС или выступил в роли налогового агента по НДС. Последнее бывает, например, если предприниматель покупает металлолом или макулатуру у продавца — плательщика НДС. Или если покупает или арендует землю, недвижимость напрямую у государства, региона или муниципалитета.

В этих случаях нужно отчитаться до 25 числа месяца, следующего за кварталом выставления счета-фактуры либо квартала совершения операции, по которой ИП стал налоговым агентом по НДС.

Декларацию по НДС сдают только электронно, на бумаге нельзя.

Книги покупок и продаж. Если ИП — плательщик НДС, он должен вести книги покупок и продаж. В первой он регистрирует счета-фактуры и другие документы, на основании которых НДС можно принять к вычету. Во второй — счета-фактуры по операциям, по которым должен начислить НДС.

Книги можно вести на бумаге или в электронном виде. На каждый квартал надо оформлять новую книгу.

По окончании очередного квартала бумажную книгу нужно сшить и пронумеровать до 25 числа следующего месяца.

Статистика. Если предприниматель попал в выборку Росстата, он должен сдать отчетность по форме 1-ИП или 1-ИП(торговля). Чтобы проверить, зайдите на сайт Росстата и введите свои данные.

Декларация по косвенным налогам. Ее сдают предприниматели, которые ввозят в Россию товары из ЕАЭС: Беларуси, Казахстана, Армении и Киргизии. Отчитываться в налоговую нужно до 20 числа, следующего за месяцем, когда импортные товары приняли к учету.

Статистическая форма в Федеральную таможенную службу. Ее должны сдавать в том числе ИП, которые ввозят товары в Россию из стран ЕАЭС или вывозят их.

Отчитаться можно только онлайн на официальном сайте ФТС — в личном кабинете участника ВЭД с помощью сервиса «Статистические формы учета взаимной торговли ЕАЭС». Срок сдачи — до десятого рабочего дня месяца, следующего за месяцем, в котором отгрузили или получили товары. Например, сдать статформы за март 2025 года надо не позднее 14 апреля 2025 года.

Декларация по водному налогу. Ее подают, если есть основания для начисления, например при использовании воды из реки для полива полей. Декларацию сдают раз в квартал, до 20 числа месяца, следующего за отчетным кварталом  .

Отчет об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости. Прослеживаемости подлежат товары из правительственного перечня. Туда входят, например, мониторы, проекторы, детские коляски и автокресла, холодильники, автопогрузчики импортного производства.

Предприниматель, который не платит НДС, должен отчитываться в налоговую обо всех действиях с такими товарами: приобретение, получение в дар, продажа, передача в дар, утилизация, недостача или излишек, обнаруженные в результате инвентаризации. ИП — плательщик НДС — сдает отчет только по операциям, которые не попали в НДС-декларацию. Например, утилизация, недостача, излишек.

ИП на упрощенке сдают отчет об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости, за кварталы, в которых были такие операции, до 25 числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Если операций не было, отчет сдавать не надо. Представить отчет можно только в электронном виде.

Бывает, что ИП зарегистрировался, но деятельность не ведет и доходы не получает. Тогда он все равно сдает налоговую декларацию, ее называют нулевой.

УСН «Доходы». Предприниматели не заносят в нулевую декларацию уплаченные суммы страховых взносов и торгового сбора. Эти платежи уменьшают налог на упрощенке. При нулевых оборотах налога нет, поэтому уменьшать нечего.

УСН «Доходы минус расходы». ИП заносят в декларацию уплаченные страховые взносы и торговый сбор. При нулевых доходах эти расходы формируют убыток предпринимателя. Его можно учесть в затратах в будущем, за счет чего снизить налог на упрощенке.

Убыток необязательно учитывать в следующем году: это можно сделать в течение десяти лет. Потом неиспользованный остаток сгорает.

Даже если у предпринимателя с нулевыми оборотами числятся только работники в отпуске за свой счет и он не начисляет им зарплату, отчетность все равно придется сдавать:

1. В СФР: раздел 2 ЕФС-1 — ежеквартально по взносам на травматизм, подраздел 1.2 раздела 1 — ежегодно по стажу.
2. В налоговую: ПСФ с нулевой зарплатой — ежемесячно и нулевой расчет по страховым взносам, РСВ, — ежеквартально.

А вот подраздел 1.1 раздела 1 ЕФС-1 сдавать не нужно — ведь с персоналом ничего не происходит.

Форму 6-НДФЛ при нулевой зарплате формально сдавать не надо — она нужна, когда ИП начисляет доход в пользу физического лица. Иначе он не налоговый агент, а следовательно, не обязан представлять «нулевую» форму 6-НДФЛ.

Но если, скажем, в первом квартале доход от ИП получил хотя бы один человек, а затем выплат до конца года не было, ИП обязан представить 6-НДФЛ за первый, второй, третий кварталы и год.

Затем налоговая будет ждать расчет и по итогам первого квартала следующего года и, не дождавшись в течение 20 рабочих дней, может заблокировать счет ИП. Потому надо выбирать: представить нулевой 6-НДФЛ или направить в налоговую уведомление, почему ИП делать этого не будет.

Если предприниматель не вел деятельность, но забыл отправить работников в отпуск, нужно начислять зарплату, платить с нее взносы и отчитываться по всем формам.

Если ИП всех уволил в предыдущем году, сдавать отчеты в текущем не надо.

Если не сдавать отчетность вовремя или заполнять с грубыми ошибками, намеренно искажать данные, можно получить штрафы. Собрали их все в таблицу.

Для неверного расчета по страховым взносам есть послабление. Если предприниматель подал этот отчет вовремя, штрафа за неточные данные можно избежать. Налоговая отправит уведомление об ошибках — и с этого момента у предпринимателя будет пять дней на исправление документа, если он подавал отчет в электронном виде, и десять дней — если на бумаге.

Если у предпринимателя много сотрудников или нужно отчитываться по НДС, в документах легко ошибиться. Законы меняются, статьи устаревают — из-за этого потом могут быть проблемы с налоговой. Мы рекомендуем не решать сложные вопросы по статьям из интернета и обратиться к опытному бухгалтеру.