Как оформить перевод сотрудника

Причины для перевода сотрудника на другую работу могут быть разными: у него появились проблемы со здоровьем, компания переехала в другой город или на предприятии возникла чрезвычайная ситуация, например пожар или наводнение. Если оформить документы неправильно, работодателя могут привлечь к административной ответственности. Разберемся, как этого не допустить.

Общие правила. Перевод сотрудника регулируется Трудовым кодексом РФ. Закон предусматривает несколько видов перевода: обычный перевод в связи с разными обстоятельствами и временный.

Перевод. Им пользуются в нескольких случаях:

1. Работник полностью меняет трудовую функцию. Например, водителя службы доставки переводят на должность охранника склада.
2. Меняется структурное подразделение, в котором сотрудник работает. Допустим, в трудовом договоре указано, что человек пришел на должность менеджера в отдел закупок. Его могут переведут на ту же позицию в отдел дистрибуции. Если в трудовом договоре вообще не указано подразделение, работодатель сможет перевести сотрудника на ту же должность в другой отдел без оформления перевода.
3. Переезд в другую местность вместе с работодателем. Если организация переехала в другой город, работодателю придется заключать с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении места работы.
4. Перевод к другому работодателю — по собственному желанию сотрудника или по другим причинам с его письменного согласия.

Временный перевод. Таким считается:

1. Перевод на другую должность у того же работодателя на срок до одного года. Например, начальник отдела продаж уволился, и нужно временно подключить к задачам главного менеджера, пока ищут нового кандидата. Или другая ситуация: руководитель планирует повысить сотрудника, но сомневается, что тот справится с новыми обязанностями. Временный перевод поможет оценить правильность решения.
2. Замещение временно отсутствующего сотрудника, за которым по закону сохраняется место работы, на период до выхода его на работу. Например, если сотрудник находится в отпуске по уходу за ребенком до трех лет.
3. Перевод не более чем на месяц на работу, не обусловленную трудовым договором, из-за катастрофы, ЧС и так далее.
4. Перевод при простое к другому работодателю в качестве антикризисной меры.

Если работодатель пропустил срок окончания временного перевода и работник не потребовал прежнюю работу, сотрудник остается в новой должности на постоянной основе.

Перевести сотрудника на другую работу можно с его письменного согласия. Если нарушить это условие — штраф от 30 до 50 тысяч рублей.

Если сотрудника уволили за то, что он отказался от перевода, — придется его восстановить в должности и возместить понесенные издержки. По решению суда это может быть средний заработок за время вынужденного прогула, компенсация морального вреда и расходов на услуги юриста.

Есть исключения, когда согласие сотрудника на перевод у того же работодателя не требуется. К ним относятся чрезвычайные ситуации:

• катастрофы природного или техногенного характера;
• производственная авария;
• несчастный случай на производстве;
• пожар, наводнение, голод, землетрясение, эпидемия и другие случаи, которые ставят под угрозу жизнь населения.

Продолжительность перевода без согласия работника не может превышать месяц. При этом количество переводов и их периодичность не ограничены. Если в течение месяца чрезвычайные ситуации не устранили — работодатель должен сначала перевести работника на прежнюю должность хотя бы на один день. Потом можно снова оформить временный перевод по тем же основаниям.

Если чрезвычайные ситуации вызвали приостановку работы организации — работодатель также имеет право временно перевести сотрудника без его согласия. Новая работа должна соответствовать квалификации работника. Если она ниже — нужно получить согласие работника.

Зарплата в перечисленных случаях не должна быть ниже среднего заработка по предыдущей должности.

Перевод по инициативе работника. Работодатель обязан перевести работника, если:

1. Заявление подала беременная сотрудница, у которой есть медзаключение о необходимости перевода. Руководитель должен исключить воздействие неблагоприятных производственных факторов или обеспечить более легкие условия труда.
2. Заявление подала сотрудница, у которой есть ребенок до полутора лет, поскольку она не может выполнять прежнюю работу. Например, из-за кормлений для нее теперь невозможен разъездной характер работы.

В каждом случае оплата труда женщины должна быть не ниже среднего дневного заработка на прежней работе: у беременной — до отпуска по беременности и родам, а у мамы — пока ребенку не исполнится полтора года.

При расчете средней зарплаты берут данные за последние 12 месяцев до перевода. Например, если сотрудника переводят 13 февраля 2023 года, то расчетный период будет с 01.02.2022 по 31.01.2023. Далее считают по формуле:

• Среднедневной заработок = Зарплата за 12 месяцев / Количество отработанных дней

Рассмотрим на конкретном случае. Сотрудница бухгалтерии Елена Попова принесла справку о беременности и подала заявление на перевод 13.09.2022. Если Елена не болела и не ходила в отпуск, то за период с 01.09.2021 по 31.08.2022 ей начислили 380 000 ₽. Количество отработанных дней за это время — 246.

Средний заработок за один рабочий день:

• 380 000 ₽ / 246 дней = 1544,72 рубля

Перевод по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон. Без согласия работника это возможно только в чрезвычайных случаях, которые описали выше. При этом нельзя переводить сотрудника на другую работу, если новые обязанности противопоказаны по состоянию здоровья.

Речь идет о местности, которая находится за пределами административно-территориальных границ населенного пункта, — другой город, село, деревня. Если офис переезжает из одного района города в другой — это не будет считаться переводом в другую местность.

Порядок перевода. Руководитель должен известить сотрудников о переезде за два месяца в письменной форме.

Если работник согласен на переезд — с ним заключают дополнительное соглашение к трудовому договору и издают приказ о переводе. При этом работодатель должен возместить:

1. Расходы на переезд работника и его семьи и провоз имущества — либо предоставить работнику транспорт для переезда.
2. Расходы на обустройство на новом месте жительства.

Порядок и размер возмещения в государственных учреждениях регулируется Постановлением Правительства РФ от 02.04.2003 № 187.

В коммерческих организациях размеры компенсации определяются дополнительным соглашением к договору или локальным нормативным актом. Это могут быть любые суммы — вплоть до покупки квартиры в новой местности. В документе можно прописать конкретные размеры выплат при переезде либо указать возмещение по чекам и квитанциям.

Компенсация расходов на переезд не облагается налогом на доходы физических лиц и на нее не нужно начислять страховые взносы.

Отказ работника от перевода. Если работник не согласен переводиться в другую местность, трудовой договор с ним расторгается. Это касается и беременных женщин, и сотрудников с ребенком до трех лет.

При увольнении работнику должны выплатить выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка.

Перевести сотрудника на другую работу можно на основании медицинского заключения. Здесь есть два сценария: сотрудник заболел и сам пошел к врачу либо получил заключение после обязательного медицинского осмотра на работе.

Работодатель должен проводить обязательный медицинский осмотр сотрудника, если работа связана:

1. С вредными и опасными условиями труда — шахтеры, слесари, токари, водолазы, аппаратчики очистки сточных вод.
2. С движением транспорта — водители, пилоты, диспетчеры.
3. С организацией пищевой промышленности, общественного питания и торговли — продавцы, повара, официанты, фасовщики, пекари.
4. С лечебно-профилактическими и детскими медицинскими учреждениями — воспитатели, учителя, врачи.

Также обязательные медицинские осмотры проходят сотрудники до 18 лет.

Периодичность осмотров, перечень врачей и анализов зависит от условий труда. Например, если сотрудник контактирует на работе с асбестовой пылью — он будет проходить обязательный медицинский осмотр раз в два года. В рамках обследования работник пройдет лора, дерматовенеролога, онколога, аллерголога, а еще проверит объем легких, сделает флюорографию и сдаст тесты на аллергены.

Пройти осмотр сотрудник может только в той медицинской организации, с которой у работодателя заключен договор. То есть самостоятельно пройти обследование в своей клинике и принести заключение не получится.

На заключении должен быть штамп медицинской организации, подпись врача и членов врачебной комиссии. Больничный лист и выписка из истории болезни не считаются основанием для перевода.

Если сотрудник не может выполнять обязанности по медицинским показаниям — руководитель должен предложить другую работу, не противопоказанную по состоянию здоровья.

Разберемся, какой перевод оформлять работодателю.

Постоянный перевод оформляют, если работник не сможет выполнять обязанности по специальности до конца жизни. Например, водитель получил увечье правой ноги и больше не может управлять машиной. Если есть подходящая вакансия, например диспетчер, сотрудника можно перевести на новую должность с его письменного согласия.

Временный перевод оформляют, если сотрудник не сможет работать по специальности до 4 месяцев. В этом случае работодатель должен предложить другую подходящую по здоровью работу. Если подходящей вакансии нет или сотрудник не дает согласия на перевод, то работодатель имеет право отстранить сотрудника от работы на 4 месяца без сохранения зарплаты.

Если работник не может выполнять свою работу более 4 месяцев — тоже оформляют временный перевод. Только при отсутствии вакансии или согласия работника руководитель имеет право расторгнуть трудовой договор. В этом случае работнику положено выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка.

При переводе на нижеоплачиваемую работу за сотрудником сохраняется средний заработок по прежней должности в течение одного месяца. Далее зарплату платят по новым условиям.

Если перевод на нижеоплачиваемую работу связан с трудовым увечьем или профессиональным заболеванием, работодатель обязан сохранить средний заработок до выздоровления работника, либо до установления стойкой утраты трудоспособности. В этом случае сотруднику еще положена единовременная компенсация и ежемесячные выплаты в зависимости от степени утраты трудоспособности.

Максимальный размер единовременной страховой выплаты в 2023 году — 131 731,99 ₽. Размер индексируется каждый год 1 февраля, информацию обновляют на сайте Социального фонда России. Размер ежемесячной страховой выплаты не превышает 101 288,68 ₽.

Оформление дополнительного соглашения к трудовому договору. Если сотрудник согласен на перевод и у него нет медицинских противопоказаний — нужно заключить дополнительное соглашение к трудовому договору.

В нем указывают: дату, место заключения соглашения, наименование работодателя, ФИО работника. Также вносят пункты трудового договора, в которых будут изменения: например, место работы, должность, список обязанностей, размер оклада. Дополнительное соглашение составляют и подписывают в двух экземплярах.

Приказ о переводе сотрудника. После заключения допсоглашения руководитель должен издать приказ о назначении на новую работу. На основании этого документа вносят новую запись в трудовую книжку, если перевод постоянный, и личную карточку сотрудника.

Приказ можно оформить по форме № Т-5 или по той, которую утвердит руководитель. В приказе обязательно нужно указать причину, вид и дату перевода. Если это временный перевод — то еще дату окончания. Также прописывают прежнее и новое место работы и размер оклада.

Внесение в трудовую книжку работника записи о переводе. Если это временный перевод — запись в трудовую книжку не вносят. При постоянном переводе ее нужно внести не позднее недели после издания приказа. О постоянном переводе нужно сообщить в Социальный фонд России — не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем перевода.

С трудовыми книжками все строго. Если нарушить правила заполнения — работодателю грозит штраф от 30 000 до 50 000 ₽.

Оформление личной карточки работника. Личную карточку обычно оформляют по форме № Т-2 — в бумажном формате. Сотрудник знакомится с записями и ставит подпись. Карточку ведет сотрудник отдела кадров, но иногда эту обязанность могут передать главному бухгалтеру.

Проведение инструктажа по охране труда. Если работника переводят в другие условия труда, то прежде чем допустить сотрудника к новой работе, работодатель обязан провести:

1. Обучение безопасным методам выполнения работы.
2. Инструктаж по охране труда.
3. Обучение правилам оказания первой помощи.

Предоставление работнику работы, на которую осуществлен перевод. Когда вопрос с документами улажен, работодатель предоставляет сотруднику работу согласно новым обязанностям.

Трудовой кодекс не регламентирует порядок передачи новых дел. Поэтому чем подробнее в трудовом договоре прописаны обязанности сотрудника, место и условия работы — тем меньше возникнет спорных моментов.

Учет сведений о работнике в табеле учета рабочего времени. Табель — это документ, в котором фиксируют отработанное время сотрудников. При переводе на другую работу его не меняют. В нем нужно отметить только новую должность сотрудника. Если перевод был не в начале месяца, в табеле добавляют дополнительную строку — она помогает не запутаться и правильно начислить сотруднику зарплату.

Правила оформления документов при переводе на другую работу. Нужно подготовить следующие документы и записи:

1. Письменное предложение сотруднику о переводе на новую работу. Его составляют в свободной форме. Главное указать должность и новые условия трудового договора — например, размер зарплаты.
2. Работник может оставить подпись прямо на листе с предложением от работодателя либо отдельно написать заявление о согласии на имя руководителя. В заявлении указывают наименование организации, новую и старую должность, паспортные данные работника, подпись и дату заявления.
3. Дополнительное соглашение к трудовому договору.
4. Приказ руководителя о переводе сотрудника.
5. Запись в трудовую книжку, если это постоянный перевод, и в личную карточку сотрудника — при любом виде перевода.

Сроки прописываются в приказе о переводе. Если это постоянный перевод, учитывают дату поступления на новую работу. При временном переводе — дату начала и окончания перевода либо событие, ведущее к окончанию перевода. Например, выход основной сотрудницы из отпуска по уходу за ребенком.

Работодатель может отказать в переводе, если для сотрудника нет подходящих вакансий — например, в случае с медицинскими противопоказаниями. Под вакансией в таком случае понимают наличие в штатном расписании должности, по которой не заключен трудовой договор.

Если вакансия есть, но сотрудник не согласился на конкретное предложение — работодателю нужно получить письменное подтверждение отказа. Так он сможет подтвердить, что выполнил свои обязательства.

Тут все просто — если нарушает права сотрудника. Вот эти случаи:

1. Перевел сотрудника на другую работу без его согласия.
2. Новые условия труда противопоказаны по состоянию здоровья.
3. Уволил работника из-за медицинских противопоказаний, хотя были подходящие вакансии по здоровью.
4. Не сохранил средний заработок на положенный срок при переводе сотрудника на нижеоплачиваемую работу по медицинским показаниям.
5. Если организация переезжает, не уведомив работников за два месяца о том, что условия трудового договора изменятся.

В этих случаях сотрудник имеет право обратиться в государственную инспекцию труда. Это можно сделать в виде письменной жалобы или обращения через ресурс «Онлайнинспекция-рф».

Жалоба работника — это повод для внеплановой проверки организации, но в 2022—2023 внеплановые проверки проводятся только в исключительных случаях.

На обращение должны ответить в течение 30 дней. После проверки инспекция может выдать работодателю распоряжение с требованием устранить нарушения, привлечь работодателя к административной ответственности или передать материалы проверки в прокуратуру.

Решение трудовой инспекции можно обжаловать в вышестоящей государственной трудовой инспекции или в суде. Если подтвердят, что права были нарушены, — работодатель должен восстановить сотрудника в прежней должности и выплатить оклад за период вынужденного прогула.

Вот пример из судебной практики. Работодатель решил перевести работника на новое место, но не отправил ему письменное предложение. Сотрудник не вышел на новое место, и его уволили за прогул. Он не согласился с решением и подал в суд.

Суд встал на сторону истца — работника восстановили в прежней должности и взыскали в его пользу средний заработок за время, пока он не работал. А еще присудили компенсацию морального вреда — 5000 ₽, и возмещение судебных расходов — 15 000 ₽.

1. Перевести сотрудника на другую работу можно только с его письменного согласия. Исключение — чрезвычайные ситуации.
2. Если пропустить срок окончания временного перевода — сотрудник останется в новой должности на постоянной основе.
3. Сотрудника можно уволить, если нет подходящих вакансий по здоровью или он не согласен занять предложенную должность.
4. Если нарушить порядок перевода сотрудников на другую работу — работодателя могут привлечь к административной ответственности. Штраф — от 30 000 до 50 000 ₽.