Как выбрать систему дистанционного обучения для бизнеса

Система дистанционного обучения, или СДО, помогает сократить срок адаптации новичков, ускорить аттестацию, создать базу знаний в компании и снизить расходы на подготовку команды.

СДО — это интернет-сервис, позволяющий перевести обучение в онлайн-формат: вместо тренингов проводить вебинары, создавать курсы в интернете со статьями, видеороликами, проверять квалификацию команды с помощью тестов.

Сотрудники могут учиться с телефона, планшета или компьютера в любое время. Например, по дороге на работу. Нужен лишь доступ в интернет.

Система дистанционного обучения пригодится бизнесу, который планирует тренировать сотрудников удаленно, чтобы они работали по единым стандартам, меньше ошибались и не теряли клиентов. Это может быть компания с сетью филиалов в разных городах или небольшое агентство с распределенной командой. Для корпоративного обучения СДО используют компании из разных отраслей: от ретейла и фудтеха до тяжелой промышленности.

Стоимость системы варьируется от 100 000 ₽ до нескольких миллионов. Цена зависит от набора возможностей и числа пользователей. Спонтанная покупка может стоить компании дорого.

Я три с половиной года развиваю сервис iSpring Learn, через который обучают сотрудников компании из 172 стран мира. Расскажу, что важно учесть при выборе системы обучения и на чем можно сэкономить.

Единая база знаний. Можно загрузить в систему стандарты работы в компании, записи тренингов, шаблоны документов, книги и видеоинструкции. Они будут доступны круглосуточно. Сотрудники смогут зайти в систему, найти нужную инструкцию и выполнять задачи, не отвлекая руководителя.

Адаптация новичков. В сервис обучения можно загрузить условный курс-онбординг — программу обучения для новичков. Обычно все автоматизировано: новый сотрудник получает доступ к системе, а сервис сам определяет его специальность и назначает ему нужные учебные материалы. Сотрудник проходит этапы адаптации, сдает тесты. Руководитель и наставник видит его результаты и экономит время.

Это помогает компании ускорить наем, снизить стоимость вывода на должность нового сотрудника и сократить текучку на испытательном сроке.

Автоматизация обучения. Система обучения берет на себя всю операционку: записывает сотрудника на вебинар, напоминает о тренинге по почте или в смс, проверяет результаты теста. Руководитель и отдел обучения не тратят на это время.

Система позволяет поставить обучение на поток во всей компании и при этом не раздувать штат бизнес-тренеров — вместо них работает машина.

Проверка квалификации. Системы обучения можно использовать как инструмент проверки знаний сотрудников — в них делают онлайн-тесты для разных должностей. Ответы проверяет система. Обычно можно посмотреть не просто оценку, а полноценный отчет: в каких темах сотрудники разбираются хорошо, где их уровень знаний проседает.

Снижение затрат. Если у бизнеса несколько филиалов в разных городах, приходится собирать сотрудников на обучение в одном месте или отправлять бизнес-тренера в командировки по филиалам. Система обучения сэкономит деньги на проезд, проживание в гостиницах, аренду зала, если такого нет в офисе или на производстве. Вместо этого можно один раз сделать онлайн-курс и затем постоянно обучать по нему сотрудников.

Система дистанционного обучения — технически сложный продукт. Чтобы создать такой сервис под компанию, нужна команда программистов, проектировщиков и тестировщиков.

Понадобится штат технических специалистов, которые будут следить за стабильной работой системы, делать резервное копирование, устанавливать обновления, исправлять ошибки.

Важно не просто нанять специалистов, а еще понять, как выстроить архитектуру системы, какие инструменты понадобятся бизнесу, какой у них будет принцип работы. На исследование и разработку всех требований уйдет время, по моему опыту, от года.

Систему нужно где-то установить, чтобы работать в ней и хранить информацию: учебные материалы, персональные данные сотрудников и статистику обучения. Для этого потребуется хостинг, серверы, доменное имя и SSL-сертификаты для защиты информации. Расходы только на это могут доходить до нескольких миллионов рублей.

В целом даже примерно оценить такой проект очень сложно. Например, средняя зарплата одного ИТ-специалиста в Москве — от 150 000 ₽ в месяц с налогами и страховыми взносами. В год получается около 2 034 000 ₽. Таких сотрудников нужно несколько.

Создавать свою систему я рекомендую в двух случаях: если у компании повышенные требования к конфиденциальности или если эта система — главный источник доходов, как у онлайн-университетов вроде «Нетологии» или «Скайэнг». В остальных случаях дешевле купить готовый сервис и настроить под свои задачи.

Сейчас в мире работают более 800 систем дистанционного обучения. Условно их можно разделить на три вида: коммерческие, корпоративные, академические. У каждой специализации свой набор инструментов.

Коммерческие созданы для запуска онлайн-школы и продажи курсов. В них обычно есть функции маркетплейса, CRM для контроля за сделками, аналитика покупок, прием платежей, конструктор лендингов и сайтов, сервис рассылок. К коммерческим сервисам можно отнести Getcourse, iSpring Market, Gurucan, Learme, ZenClass, JustClick, «Антитренинги».

Академические системы создают для учебных заведений: школ, техникумов, колледжей, вузов и некоммерческих организаций.

Такие системы оснащают инструментами, которые упрощают работу учителям: календарь занятий, журнал успеваемости, сервис для групповых уроков, конструктор лекций, тесты и опросы, форум для обсуждения занятий.

К академическим СДО относятся Moodle, Google Classroom, Edmodo, «Ё-Стади», Uchi.pro, Neo LMS.

Корпоративные системы помогают запустить дистанционное обучение в компании и перевести очные тренинги в онлайн-формат. Для этого в таких системах делают функции создания организационной структуры компании, с отделами и филиалами, функцию создания траекторий обучения под конкретную должность. Есть системы для оценки сотрудников методом «360 градусов»: сбор обратной связи от руководителей, коллег и заказчиков.

В корпоративные системы можно добавить базу знаний, посмотреть аналитику обучения. К корпоративным системам относятся Docebo, iSpring Learn, WebTutor, Mirapolis, Motivity, «Прометей».

Серверная версия работает автономно на собственных серверах компании. Обычно за нее нужно заплатить один раз, после поставщик все установит и настроит. Запуск может занять от недели до нескольких дней — на срок влияет количество нужных для работы инструментов и интеграций.

Все данные об обучении сотрудников хранятся на серверах компании, доступ к ним ограничен, уровень безопасности зависит от настроек системы. Если сервер перестанет работать, информация в системе будет недоступна.

Чаще всего серверную версию выбирают компании с повышенным вниманием к безопасности. Например, ИТ-компании, которым важно, чтобы вся информация хранилась в корпоративной базе данных и можно было отследить все доступы к ней.

Облачная версия работает через интернет. Все данные хранятся в зашифрованном виде на серверах поставщика. Чтобы начать работу, не нужно ничего устанавливать на компьютер и проводить локальные сети. Достаточно создать аккаунт и оплатить подписку на месяц или год. Стоимость зависит от количества сотрудников, которые будут учиться.

Облако подойдет, если нужно быстро запустить образовательный проект, нет собственных серверов и штатных ИТ-специалистов.

Инструменты, без которых запустить онлайн-обучение не получится, обычно есть во всех системах и включены в стоимость любого тарифа. Но лучше все же проверить их наличие заранее. Обычно смотрят на несколько функций.

Программы обучения. С помощью этой функции можно создать условный курс, то есть объединить текстовые документы, видео, презентации в поэтапный сценарий, который смогут проходить пользователи системы. В продвинутых системах обучения в курсы можно включать не только условную теорию, но и практику, онлайн-тесты, обучающие игры и тренажеры.

Обычно можно создать несколько курсов — универсальный для всей компании или курсы для конкретного отдела, например техподдержки или логистики.

База знаний. Инструкции, регламенты, актуальные стандарты, шаблоны — часто в компаниях их хранят в разных местах, в облаках или у кого-то на компьютере. Система обучения помогает систематизировать такие документы в единой базе, доступ к которой откроется у любого сотрудника. Еще их удобно актуализировать — можно поменять документ в базе, у всех остальных он автоматически обновится.

Тестирование помогает автоматизировать оценку знаний в компании. Когда нужно провести аттестацию, менеджер по обучению собирает онлайн-тест и назначает команде. Система проверяет ответы и показывает результаты каждого сотрудника: на какие вопросы он ответил правильно и в чем ошибся.

Кроме сотрудников в системе можно тестировать соискателей и получить наглядную таблицу с оценками — это помогает принять решение, кого пригласить на финальное собеседование.

Статистика и отчеты помогают контролировать уровень подготовки в каждом филиале и оценивать компетенции сотрудников.

Система покажет, как часто пользователи заходят на портал, сколько времени тратят на обучение, какие курсы прошли и какие ошибки в тестах допустили.

Обычно есть отчеты о каждом сотруднике и совокупная статистика по отделам или филиалам.

Календарь мероприятий показывает учебные мероприятия, проходящие в компании. Причем в систему обучения обычно заносятся не только онлайн-курсы, но и офлайн-мероприятия.

В аккаунте сотрудника появляется учебный план, в котором видно, например, до какого дня ему нужно прочитать инструкцию и когда запланирована встреча с наставником. Бизнес-тренеры в календаре видят, сколько лекций и вебинаров они проводят в этом месяце.

Настройка прав доступа. То есть функция, с которой для разных групп пользователей можно задать разные права доступа. Например, бизнес-тренер сможет только собирать курсы и проводить вебинары. Руководители отделов — смотреть отчеты об успеваемости своей команды и записывать сотрудников на занятия. HR-директор — управлять обучением всех подразделений. Это нужно, чтобы в системе случайно не удалили важную информацию.

Интеграция с корпоративным порталом и кадровой системой. Такая функция помогает экономить время. Например, когда карточку нового сотрудника заносят в 1С, система обучения автоматически делает ему личный кабинет и назначает программу обучения, заносит в календарь тренинги и вебинары.

Еще интеграция упрощает добавление пользователей в СДО. Например, когда в компании уже работают 500 сотрудников, вручную переносить их в систему обучения долго. Если настроить связь с кадровым порталом, система автоматически создаст аккаунты для всех сотрудников. О том, подходят ли кадровые программы и система обучения друг другу, нужно узнавать до покупки.

Дополнительные функции обычно подключают и оплачивают отдельно. Например, к таким относится модуль оценки методом «360 градусов» — система будет рассылать формы сбора обратной связи о сотруднике коллегам и создавать на основе ответов отчет.

Часто подключают магазин подарков: это сервис внутри системы обучения, где сотрудники меняют очки за пройденные курсы на реальные награды от компании. Например, можно «купить» корпоративную кружку, смартфон или дополнительный отгул.

Дополнительных функций много: систему обучения можно превратить в базу управления бизнесом, где есть чат-боты, CRM с отслеживанием продаж курсов, перевод интерфейса системы на разные языки, что важно для международного бизнеса.

Я бы рекомендовал при выборе отталкиваться не от обилия возможностей, а от необходимых в конкретный момент функций — платить лучше за те инструменты, что бизнес будет использовать прямо сейчас, а не когда-то в перспективе.

Например, если в компании нужно ускорить адаптацию новых сотрудников, пригодятся траектории обучения под каждую должность, онлайн-тесты, вебинары, автопроверка заданий, система аналитики с данными об обучении. Обычно это базовые функции. В таком случае вряд ли нужно переплачивать за встроенную CRM.

Изучить отзывы в интернете. Советуют изучить профильные площадки для онлайн-обучения или сервисы для выбора ПО. Например, Finances Online, Capterra, eLearning Industry, Software Advice и Startpack. Там опытом делятся администраторы СДО и ученики. Пишут, насколько стабильно работает система, выдерживает ли высокие нагрузки, как быстро отвечает техподдержка, что понравилось и что важно улучшить.

Мне кажется, что на профильных площадках больше шансов встретить конструктивные и аргументированные отзывы реальных пользователей. В сервисах, где собраны просто комментарии относительно любых программ, чаще встречаются явно заказные тексты — где автор просто хвалит или просто ругает сервис, не рассказывая про нюансы использования.

Проверить план развития на год или два вперед. Бывает, что разработчики начинают делать продукт под определенную отрасль. Например, была универсальная система обучения, а постепенно в нее внедряются функции для производственных компаний. Клиентам из условного ретейла и фармацевтики становится сложно использовать ее из-за специфики бизнес-процессов.

Еще хуже, когда систему перестают поддерживать и закрывают. Например, так поступила компания Articulate в конце 2021 года — отключила систему обучения Articulate Online. Клиентам пришлось срочно переводить процессы в другие системы.

Чтобы не попасть в такую ловушку, перед покупкой попросите разработчиков показать план развития продукта на ближайший год. Это поможет увидеть, как изменится система и насколько пригодится вашей компании в будущем. Если плана нет, это тревожный знак. Возможно, разработчики не понимают, что в итоге будет с продуктом. Я бы не советовал в такой ситуации заключать с ними долгосрочный договор.

Посмотреть портфолио сервиса. Можно изучить, какие компании используют эту систему обучения, из какой сферы, какого масштаба у них бизнес. Это поможет понять, подойдет ли система для вашей отрасли и задач.

Уточнить, где система хранит данные. Если это облачный сервис, важно, чтобы серверы, на которых хранится информация о сотрудниках, находились в России. Иначе бизнес нарушит закон о персональных данных — штраф до 50 000 ₽.

Я советую выбирать систему из единого реестра отечественного ПО — это список российских программ, одобренных Минцифры. Так можно быть уверенным, что система не нарушает требования регулятора и на нее не наложат санкции из-за иностранных разработчиков.

При беглом сравнении системы дистанционного обучения отличаются друг от друга лишь ценой и набором дополнительных функций. Но когда изучаешь сервис внимательнее, всплывают нюансы.

Например, в редакторе тестов Teachbase всего семь типов вопросов: выбор одного или нескольких ответов, «да/нет», ввод числа, сопоставление и ранжирование, развернутый ответ. Этого достаточно, чтобы проверить знания сотрудников. Но может не хватить для психологического тестирования или сложных тестов, которые нужны для отбора кандидатов на должность.

«Юникрафт» принимает видео до 500 Мб. Значит, запись вебинара или тренинга загрузить не получится, придется поделить видео на части или уменьшить размер, жертвуя качеством картинки. В iSpring Learn сотрудники могут оставлять отзывы под курсами, но у администраторов системы нет возможности на них ответить.

Чтобы изучить все детали и оценить систему обучения, лучше устроить тест-драйв.

Оформить бесплатный пробный доступ, такой есть почти у каждой системы. Обычно для доступа нужно зарегистрироваться на сайте производителя: указать почту и номер телефона, возможно, рассказать про отрасль бизнеса, размер компании и количество сотрудников. Срок пробного периода — от двух недель до месяца.

Я советую тестировать сервисы в ситуации, максимально приближенной к реальной. Лучше всего запустить небольшое обучение и проверить его на коллегах: создать курсы, добавить сотрудников в систему, назначить им программу обучения, изучить статистику. В конце собрать обратную связь, узнать, что понравилось, а что нет.

Систему нужно проверить в разных браузерах и на разных устройствах, чтобы в работе не возникло неожиданных проблем. Бывает, что курсы хорошо работают в «Хроме», а в «Мозилле» слетают шрифты и пропадают картинки.

Рекомендую проверить, как работает поддержка в разное время суток. Например, можно сделать обращение в течение рабочего дня и после полуночи. Это покажет, насколько быстро отвечают операторы и смогут ли они оперативно помочь, когда возникнет реальная проблема.

Запустить пилотный проект. Стоимость системы обычно зависит от числа пользователей, которые в ней учатся. Поэтому лучше начать с небольшого курса для нескольких сотрудников — например, одного отдела. Протестировать, посмотреть на результаты. И уже затем покупать тарифный план дороже, вкладываться в разработку курсов для всех отделов компании.

1. При выборе системы обучения отталкивайтесь от бизнес-задач. Это поможет правильно расставить приоритеты. Иногда компании выбирают сервис с самым большим набором функций, а потом не используют половину возможностей.
2. Если в компании повышенное внимание к безопасности, подойдет система, которую устанавливают на собственный сервер компании. Чтобы запустить обучение быстрее и дешевле, можно использовать облачные сервисы.
3. Посмотрите, входит ли система в список отечественного ПО, если планируете обучать сотрудников из России. Так вы не нарушите закон о хранении персональных данных.
4. Перед покупкой изучите портфолио поставщика — с какими компаниями он работает, сферу и размер бизнеса, есть ли среди клиентов ваши конкуренты. Это поможет понять, подойдет ли система для вашей отрасли и задач.
5. Чтобы выбрать систему, воспользуйтесь бесплатным демопериодом — такой обычно есть у всех сервисов. Тестировать систему стоит в условиях, похожих на реальную работу: нужно загрузить курс, пройти его, посмотреть на удобство работы и детальность статистики.
6. Начать лучше с пилотного проекта: сделать курс для одного отдела, посмотреть систему в деле. Если проблем не будет, подключать к ней всех сотрудников.