Воинский учет в организации в 2024 году: что это и как его вести

Работодатели должны вести воинский учет сотрудников — призывников и военнообязанных.

Это значит, что компании должны представлять в военкомат отчетность, оповещать сотрудников, если им пришла повестка, и могут оформить на своих работников бронь — если отвечают критериям для этого. С 1 января 2024 года призывной возраст увеличивается до 30 лет, соответственно, количество сотрудников, которым может прийти повестка о призыве на военную службу, вырастет.

Воинский учет в России должны вести все компании. А вот индивидуальные предприниматели, даже с наемными работниками, — нет.

Учет военнообязанных бывает общий и специальный. Большинство фирм ведут общий учет.

На специальный воинский учет ставят военнообязанных, на которых распространяется бронь на период мобилизации или военного времени. Забронированные сотрудники получают отсрочку от воинской службы, чтобы обеспечить бесперебойную работу компании или отрасли. Например, ими могут быть специалисты предприятий оборонно-промышленного комплекса.

Также на специальном учете состоят сотрудники, которые служат:

1. В органах внутренних дел.
2. В Росгвардии.
3. В Государственной противопожарной службе.
4. В учреждениях и органах ФСИН — Службы исполнения наказаний.

Остальные военнообязанные состоят на общем учете.

На воинском учете должны состоять все мужчины — граждане РФ, которые постоянно проживают в России, не освобождены от воинской обязанности, не проходят военную службу.

На воинском учете также стоят женщины с военно-учетной специальностью — ВУС. Например, радистки, телефонистки, специалистки по картографии и медики.

Компания должна вести воинский учет:

1. Не зачисленных в запас мужчин призывного возраста — от 18 до 30 лет.
2. Мужчин в запасе.
3. Мужчин, которые не служили без законных оснований для отсрочки или потому, что их освободили от призыва.
4. Тех, кто успешно отучился на военных кафедрах и в военных вузах.
5. Тех, кто прошел альтернативную гражданскую службу.
6. Женщин с ВУС.

Воинский учет сотрудника ведут до тех пор, пока человек состоит в запасе. Женщины находятся там максимум до 50 лет, а мужчины — до 70 лет. Конкретный возраст зависит от пола, воинского звания и разряда.

Разряд военнообязанного — отметка 1, 2 или 3 на одиннадцатой странице военного билета, которая означает приоритет военнообязанного при мобилизации.

Возраст для третьего разряда будут поднимать ежегодно на год, в результате к 2028 году предельный возраст составит 55 лет. То есть для граждан с воинскими званиями солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов с 1 января 2024 года и до 1 января 2028 года действует такой предельный возраст пребывания в запасе и мобилизационном людском резерве:

• до 51 года при достижении возраста 50 лет в 2024 году;
• до 52 лет при достижении возраста 50 лет в 2025 году;
• до 53 лет при достижении возраста 50 лет в 2026 году;
• до 54 лет при достижении возраста 50 лет в 2027 году.

Возраст запаса военных со званиями младших офицеров и выше, а также для женщин с ВУС останется прежним.

Не подлежат воинскому учету в компаниях:

• граждане, освобожденные от воинской обязанности, например по состоянию здоровья;
• отбывающие наказание в виде лишения свободы;
• те, кто сейчас проходят военную службу или альтернативную гражданскую службу;
• женщины без ВУС;
• постоянно проживающие за границей;
• иностранные граждане;
• пребывающие в запасе СВР и ФСБ офицеры указанных ведомств.

Воинский учет ведется на всех сотрудников — даже тех, кто работает неполный рабочий день, по совместительству, на удаленке.

Компанию, которая никогда не вела воинский учет, нужно поставить на учет в военкомате — по месту регистрации фирмы. При наличии обособленных подразделений, например филиалов, ставить организацию на воинский учет по месту каждого из них не нужно.

Единого регламента постановки компании на воинский учет нет. Военкоматы могут организовать процесс по-разному и запрашивать дополнительные документы. Мы дадим информацию об основных этапах, но перед постановкой на учет советуем обратиться в военкомат вашего муниципалитета и уточнить, как устроен порядок и какие документы нужно представить. Список военных комиссариатов — на сайте Министерства обороны.

В любом случае вам нужны:

• копии учредительных документов компании;
• заполненная карточка организации по форме 18;
• приказ об организации воинского учета.

Ответственность за ведение воинского учета несет руководитель организации, а также один или несколько сотрудников, которых назначили на эту работу. Они обязаны оформлять документы по учету военнообязанных и проводить плановую подготовку сотрудников к мобилизации, когда это необходимо.

Подготовьте приказ об организации воинского учета. Пропишите в нем ответственных, а также тех, кто будет их подменять, если они заболеют, уйдут в отпуск или по другим причинам не смогут заниматься воинским учетом.

Количество ответственных зависит от того, сколько сотрудников компании состоит на воинском учете.

Если в организации до 500 человек, подлежащих воинскому учету, им может заниматься один сотрудник. Например, специалист отдела кадров. Важно, чтобы он добровольно пошел на эту работу и подписал допсоглашение к трудовому договору. Его оформляют на эту должность по внутреннему совместительству и доплачивают за работу.

От 500 до 2000 человек — заниматься воинским учетом также может один сотрудник, но для него это становится основной обязанностью. От 2000 человек — два и более ответственных за воинский учет. Их объединяют в отдельное подразделение — военно-учетный стол.

Согласуйте приказ и другие документы в военном комиссариате. Если в вашем муниципальном образовании его нет, нужно согласовать в местной администрации.

После подачи документов вам должны выдать справку о постановке организации на воинский учет.

Руководитель компании обязан выделить помещение и поставить железные шкафы для хранения военно-учетных документов. Доступ к ним должен быть только у сотрудников, ответственных за воинский учет.

Все расходы, связанные с ведением воинского учета, компания оплачивает сама.

При ведении воинского учета компании нужно оформлять разные документы. Например, хранить приказы, переписку с военным комиссаром, заполнять карточки учета военнообязанных и подавать отчеты в военкомат.

Вот что нужно сделать, чтобы организовать воинский учет.

Продумайте систему документооборота. У вас должно быть несколько папок с документами: приказ об организации учета, планы работ по воинскому учету, картотеки сотрудников, журналы проверок военкомата.

У каждой папки должно быть название. Например:

• папка № 1 «Руководящие и регламентирующие документы». В ней можно хранить законы, приказы, инструкции, которые имеют отношение к воинскому учету — чтобы сотрудники могли ознакомиться с ними;
• папка № 2 «Переписка с военным комиссаром». Вся коммуникация с военными комиссариатами регистрируется и хранится в отдельной папке;
• папка № 3 «Картотека личных карточек военнообязанных сотрудников». Здесь будут данные о ваших сотрудниках.

Заведите журнал проверок для воинского учета и вносите туда информацию обо всех проверках военкомата.

Составьте план работ на год — пропишите там все мероприятия, связанные с воинским учетом.

На плане должна быть подпись руководителя компании и сотрудника, ответственного за воинский учет, а также печать, если она есть.

Отправьте план на согласование в военкомат. Если попросят, внесите в него изменения. Корректировать план можно и позже, если нужно, но это надо будет снова согласовывать с военкоматом.

Заполните карточки на сотрудников. На каждого сотрудника, состоящего на воинском учете, нужно завести карточку по форме № 10. В нее вносят личные данные сотрудников, сведения о воинском учете, о приеме на работу и увольнении.

Карточку заполняют при приеме военнообязанного сотрудника на работу. Хранят в электронном и бумажном виде.

Запросите у сотрудников военные билеты или другие документы воинского учета для проверки актуальности записей в карточках.

Заполните поле «Сверка с документами воинского учета» на лицевой стороне карточки после проверки. В нем ответственный сотрудник ставит подпись, инициалы и фамилию, а также дату, когда данные были сверены.

Организуйте картотеку. Все карточки распределите по таким разделам:

1. Офицеры запаса.
2. Солдаты, матросы, сержанты, старшины, прапорщики и мичманы запаса.
3. Военнообязанные женщины.
4. Призывники.

Внутри разделов карточки раскладываются в алфавитном порядке.

Добавьте раздел 5, если в вашей организации на воинском учете более 500 человек. Поместите туда карточки работников с мобилизационными предписаниями и отметками об их вручении в военных билетах.

Храните отдельно карточки сотрудников, которые встали на воинский учет на срок более трех месяцев не по месту регистрации, а по месту жительства, не подтвержденному регистрацией. Как именно хранить, требований нет.

Разместите карточки сотрудников, снятых с воинского учета, отдельно от картотеки. Храните их до сверки с военкоматом. После можно будет уничтожить, составив об этом акт.

Проводите сверку данных с военкоматом минимум раз в год. Дату и время назначит сотрудник военкомата. Обычно для этого ответственного за воинский учет в компании вызывают в военкомат с карточками на военнообязанных.

Сделайте запись в журнале проверок воинского учета и бронирования граждан после сверки всех карточек с сотрудником военкомата.

Вовремя актуализируйте карточки. Скорректируйте данные, если у сотрудника изменилось семейное положение, образование, должность, место жительства или состояние здоровья. Сообщите об изменениях в военкомат в течение пяти дней после того, как внесете их в карточку.

Отправляйте отчеты в военкомат. Есть сведения, которые надо передавать в военкомат регулярно.

К примеру, если в организацию устроился сотрудник, который должен стоять на воинском учете, или такой работник уволился, данные о нем нужно сдать в военкомат в течение пяти дней со дня события по специальной форме.

Все изменения в военкоматы можно направлять и через портал госуслуг из личного кабинета организации.

Сообщайте работникам, если военкомат прислал для них повестку, минимум за три календарных дня до указанного в ней срока. Если она пришла на сотрудника, который работает удаленно, находится в отпуске или на больничном, нужно составить акт о невозможности вручить повестку и отправить его в военкомат.

В начале 2024 года должен заработать общедоступный реестр повесток — в него автоматически будут попадать все повестки. Если документ в реестре, значит, его направили гражданину. Когда реестр заработает, уведомления о том, что сотруднику пришла электронная повестка, будут приходить и работодателю, он обязан вручить ее сотруднику. Как это будет работать на практике, пока не ясно.

Вы должны отпустить сотрудника с работы в день, когда ему нужно пойти в военкомат, с сохранением среднего заработка.

Запросите у военнообязанного сотрудника документы воинского учета, когда нанимаете его на работу. Это может быть:

1. удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу — для призывников, в том числе в форме электронного документа;
2. военный билет;
3. временное удостоверение или справка, выданные взамен военного билета.

Формально, по ТК РФ, документ воинского учета при трудоустройстве обязателен. Но в то же время кодекс позволяет отказать в трудоустройстве, только если у человека нет нужных деловых качеств, а из-за отсутствия военного билета — нет. Поэтому принять человека без такого документа придется. Максимум, что можно сделать потом — вынести замечание или выговор за непредставление документа воинского учета.

Если ответственный за ведение воинского учета в организации обнаружил, что в документах воинского учета, которые подал сотрудник, есть неоговоренные исправления, неточности и подделки, неполное количество листов, нужно сообщить об этом в военкомат в течение пяти рабочих дней со дня их выявления.

Этим занимаются органы управления ВС РФ, военкоматы и муниципальные власти. Для этого есть специальная инструкция. В ней прописано, какие проверки могут быть, как их проводить и по каким критериям оценивать, правильно ли компания ведет воинский учет.

Военные комиссариаты и органы местного самоуправления должны проверять компании, в которых занято больше 500 сотрудников, каждый год. Остальные компании — минимум раз в три года. Сообщать о проверках должны заранее — до 31 декабря текущего года о проверках, запланированных на следующий год. Второе уведомление должны прислать за пять дней до начала проверки.

При проверке в компании смотрят на правильность ведения учета и проверяют данные о сотрудниках, состоящих на воинском учете.

Оштрафовать за нарушение могут саму компанию, ее руководителя или ответственного за воинский учет. Дела о таких правонарушениях рассматривают военкоматы, они же могут назначить штраф.

Насколько велика вероятность получить штраф — неизвестно. Постановления выносят военные комиссары, нет открытой базы, где их можно посмотреть. В свободном доступе можно найти только решения судов по жалобам на действия военкоматов.