Что такое дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность — все, что должны предприятию или ИП другие компании, государство или клиенты-физлица.

Каждый такой должник называется дебитором. Дебиторская задолженность, например, появляется, когда компания продала товар, но деньги не получила. Тогда долг покупателя за товар — это дебиторская задолженность. Бывает и наоборот: если фирма перечислила предоплату, а товар не поставили. Переплата налогов или заем сотруднику тоже приводят к дебиторской задолженности.

Как мы писали выше, дебиторская задолженность — то, что должны компании или ИП, например, покупатели, поставщики, сотрудники или государство. А кредиторская задолженность — то, что должен сам бизнес.

Задолженность появляется, когда стороны договора не могут выполнить обязательства одновременно. Например, одна компания отгружает товар, а другая только потом платит за него. Из-за этого разрыва и появляется задолженность: у одного контрагента — дебиторская, у другого — кредиторская. Такой долг может существовать несколько часов, а может зависнуть на годы.

Для продавца идеально, чтобы все покупатели вносили предоплату, но в жизни это редкость — клиентам часто дают отсрочку платежа. Это выгодно всем участникам сделки: например, покупатель может перепродать еще не оплаченный товар, а продавец не ждет, пока придет клиент, готовый внести предоплату, и наращивает рынок сбыта.

Чем больше у компании или ИП клиентов, тем быстрее растет дебиторская задолженность.

Дебиторскую задолженность можно классифицировать по нескольким признакам.

По договорным срокам погашения дебиторская задолженность делится на долгосрочную и краткосрочную.

Краткосрочная — долг со сроком погашения до 12 месяцев. Например, если плата за отгруженные материалы должна поступить через два месяца.

Долгосрочная — со сроком исполнения больше 12 месяцев. Например, заем сотруднику на пять лет.

По состоянию дебиторка бывает текущей и просроченной.

Текущая, или срочная, — когда срок погашения не наступил. Например, компания поставила клиенту товар, но по договору тот может заплатить в течение десяти дней. Спустя неделю его задолженность остается текущей.

Просроченная задолженность появляется, когда вышел срок по договору. Допустим, тот же покупатель не оплатил товар спустя месяц.

По основаниям возникновения дебиторку классифицируют в зависимости от должника.

Это могут быть:

1. Покупатели — например, по договорам поставки.
2. Поставщики, от которых не получили товар, хотя перевели предоплату.
3. Государство — допустим, когда компания переплатила по налогам.
4. Работники — если организация выдала им заем или деньги под отчет.
5. Учредители — если, например, не оплатили свою долю в уставном капитале компании.

По вероятности погашения дебиторская задолженность бывает сомнительной и безнадежной.

Сомнительная — просроченная и не обеспеченная залогом, поручительством или банковской гарантией  .

Безнадежная — задолженность, которую невозможно взыскать.

К безнадежным, например, относят долги  :

• с истекшим сроком исковой давности;
• ликвидированной компании;
• которые не могут взыскать приставы;
• организации, которую исключили из ЕГРЮЛ по инициативе налоговой как недействующее юридическое лицо;
• банкрота.

Из-за дебиторской задолженности бизнес недополучает прибыль и может остаться без оборотных средств. Если таких долгов становится много, предприятие или ИП не может закупать сырье, производить продукцию, платить зарплаты и налоги — это чревато не только убытками, но и банкротством. Поэтому задача менеджеров — возвращать долги, а в идеале — избегать подобных ситуаций. Это называется управлением дебиторской задолженностью.

Вот какие методы можно использовать для управления:

1. Провести инвентаризацию долгов, чтобы обнаружить сомнительную и безнадежную дебиторскую задолженность. Сделать это можно в любое время, но есть случаи, когда инвентаризация обязательна: например, если обнаружена кража на предприятии или собственники решили ликвидировать компанию. Еще инвентаризацию проводят перед оформлением годового бухгалтерского отчета. Для ИП обязательных инвентаризаций нет, только добровольные.
2. Определить даты погашения долгов и напомнить о них контрагентам. Работник компании или ИП сверяет задолженность с датами, указанными в договорах, проверяет отгрузки, а также рассылает письма партнерам с напоминанием о дате оплаты.
3. Оценить трудозатраты для взыскания долга. Возможно, они не сопоставимы с суммой долга — оплата услуг юристов и судебные издержки будут больше, чем деньги, которые удастся вернуть. Поэтому можно установить минимум, ради которого есть смысл начинать взыскание и контролировать задолженность.
4. Проверить платежеспособность должника. Возможно, уже идет стадия банкротства, и надо срочно делать все, чтобы попасть в реестр кредиторов. В картотеке арбитражных дел можно посмотреть, не подан ли иск о банкротстве контрагента, а проверить, не находится ли он уже в какой-либо стадии банкротства, — в Едином федеральном реестре сведений о фактах деятельности юрлиц. Узнать о предстоящей ликвидации или реорганизации контрагента можно в сервисе ФНС «Прозрачный бизнес».

Чтобы партнеры платили вовремя, сотрудники компаний и ИП проверяют дебиторов еще до заключения сделки и составляют договоры так, чтобы клиенту было невыгодно становиться должником. Например, прописывают штрафы за просрочку платежа. Кроме того, надо контролировать объем просроченной дебиторской задолженности и выставлять претензии недобросовестным клиентам. Управление дебиторской задолженностью подразумевает и взыскание долгов со злостных неплательщиков через суд, если это рационально по сумме.

Проблемы долгов касаются не только финансистов компании или ИП. В управлении дебиторской задолженностью участвуют и другие подразделения. Например, сотрудники службы безопасности проверяют контрагентов, менеджеры по продажам и бухгалтеры мониторят неплатежи, юристы составляют претензии и взыскивают долги в суде. А руководство компании или ИП организует процесс, контролирует его и мотивирует сотрудников.

У него четыре этапа:

1. Планирование — руководство компании или ИП определяет политику работы с дебиторской задолженностью и регламент.
2. Координация сотрудников разных подразделений, которые будут проверять потенциальных контрагентов, оценивать задолженность и контактировать с дебиторами.
3. Мотивация сотрудников, которые занимаются управлением дебиторской задолженностью.
4. Контроль работы.

Сотрудники компаний и ИП ведут учет долгов, периодически отчитываясь перед руководством, изучают причины произошедшего, возвращают долги и делают так, чтобы не копились новые.

Инвентаризация — это проверка фактического наличия имущества или обязательств компании. Организации должны проводить ее минимум раз в год — перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Дебиторскую задолженность тоже надо инвентаризировать. Это помогает обнаружить сомнительные и безнадежные долги.

До 1 апреля 2025 года инвентаризацию проводят по методическим рекомендациям Минфина. А с 1 апреля 2025 года — согласно федеральному стандарту бухучета, ФСБУ.

Инвентаризацию расчетов с дебиторами и кредиторами оформляют актом  . Там указывают данные должника, сумму долга и причину возникновения. Сюда же прикрепляют документы, которые подтверждают наличие долга, а также доказательства, что компания пыталась его взыскать. Например, претензионные письма. Акт подписывают члены инвентаризационной комиссии и ее председатель.

Результаты инвентаризации утверждает руководитель. После этого бухгалтер может списать безнадежную задолженность.

Дебиторскую задолженность рассчитывают не только для управления ею, но и при составлении бухгалтерского баланса. Для этого надо собрать информацию по всем счетам бухучета, где числится задолженность, и разделить ее на краткосрочную и долгосрочную. Перед этим бухгалтерия сверяет суммы с контрагентами, а также выявляет сомнительные долги.

Оборачиваемость дебиторской задолженности — скорость ее погашения, то есть как быстро бизнес получает оплаты.

Чтобы оценить эффективность работы по взысканию дебиторской задолженности, рассчитывают коэффициент оборачиваемости. Он показывает, сколько раз за период — обычно год — бизнес получил от контрагентов сумму, которая равна среднему остатку дебиторской задолженности.

Единого хорошего значения коэффициента оборачиваемости нет. Нужно смотреть, как он меняется. Показатель увеличивается — значит, все в порядке. Падает — значит, дебиторская задолженность растет и, возможно, неплатежеспособных контрагентов становится больше.

Полный размер долга складывается из суммы задолженности, неустойки, пеней или штрафов. Если в договоре нет санкций, кредитор вправе потребовать пеню по ключевой ставке ЦБ  .

Взыскание начинают с досудебной претензии — кредитор направляет контрагенту письмо с требованием вернуть долг. Если получатель игнорирует уведомление или отказывается, обращаются в суд.

При долге до 750 000 ₽ можно подать заявление о выдаче судебного приказа  . Если задолженность компании, ИП или государства больше, надо подать иск. К иску прикладывают копию претензии, ответ на нее, если он есть, а также документы, которые подтверждают долг, например акты, накладные, универсальные передаточные документы с подписью покупателя. При удовлетворении требований в арбитраже выдадут исполнительный лист, по которому долг будут взыскивать судебные приставы.

Кредитор вправе взыскать долг и в рамках банкротства контрагента. Если компанию внесут в реестр кредиторов, она может рассчитывать на выплату долга из денег, которые выручат от продажи имущества.

Минимальный срок исковой давности — три года. Иногда он может быть увеличен, максимум — до десяти лет  .

В этом правиле могут быть исключения. Например, по договорам транспортной экспедиции требования можно заявлять в суд в течение года  .

Дата начала течения срока исковой давности зависит от обстоятельств и условий договора  :

1. Если в договоре указан срок платежа, срок давности считают с даты, которая следует за последним днем срока по договору.
2. Если в договоре нет срока платежа, компания или ИП-кредитор может установить конкретную дату выплаты долга, а срок давности начнется после нее.
3. Если в договоре нет срока платежа, а кредитор направил требование погасить долг — срок давности начинается с момента, когда выставили требование.

Срок исковой давности может приостановиться, если  :

• в его последние шесть месяцев кредитор не смог обратиться в суд из-за обстоятельства непреодолимой силы, например стихийного бедствия, или если правительство установило мораторий на взыскание долгов;
• стороны пытаются договориться без участия суда — допустим, при помощи медиатора.

Срок исковой давности увеличивают до полугода, если его приостановили по какой-то из этих причин, а потом возобновили, но до даты истечения осталось меньше шести месяцев.

Кроме этого, срок давности может прерваться, а потом начаться заново — если должник признает, что долг существует, погасит какую-то часть суммы или начнет переговоры о реструктуризации.

Дебиторскую задолженность, по которой истек срок исковой давности, кредитор должен списать.

Срок погашения дебиторской задолженности — показатель, который отражает финансовую устойчивость бизнеса. Его рассчитывают, когда нужно оценить, например, ликвидность компании или темпы прироста дебиторской задолженности. Срок погашения показывает средний период, который проходит от возникновения до погашения дебиторской задолженности. Показатель рассчитывают по специальной формуле:

Срок погашения и длительность периода считают в днях, а дебиторский долг и выручку — в рублях.

Срок погашения показывает среднее число рабочих дней, которые нужны бизнесу, чтобы взыскать дебиторскую задолженность. Чем ниже результат, тем быстрее дебиторская задолженность превращается в реальные деньги. Высокий срок погашения свидетельствует о том, что у компании трудности со взысканием долгов.

Дебиторскую задолженность с истекшим сроком исковой давности, а также другие безнадежные долги списывают. Сделать это можно на основании итогов инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя компании.

Если компания-кредитор признала долг нереальным для взыскания и списала, сумму надо отражать за балансом минимум пять лет, так как у контрагента могут появиться деньги.

Доказать, что долг погасить нельзя, можно выпиской из ЕГРЮЛ о ликвидации дебитора, решением суда об отказе в удовлетворении требований кредитора или актом судебного пристава, где говорится, что долг взыскать невозможно.

Чтобы нормальная задолженность не превратилась в просроченную, компания и ИП должны контролировать платежи контрагентов:

• проверять их надежность;
• разрабатывать систему предоплаты товара для каждого клиента индивидуально;
• прописывать в договоре пени и штрафы за просрочку оплаты;
• контролировать все расчеты с контрагентами;
• взыскивать долги сразу после первых дней просрочки — рассылать претензии, а после обращаться в суд.

Компания может застраховать дебиторскую задолженность, если есть подозрения, что покупатель превратится в должника. Это практикуют при сотрудничестве с организациями или ИП, которые приобретают товар в рассрочку или под реализацию. Для этого надо обратиться в страховую компанию.

Страховой случай наступает не только если контрагент просрочил оплату или нарушил график платежей, но и если покупателя признают банкротом.

Перед тем как заключить договор страхования, кредитор должен предоставить страховщику реестр старения дебиторской задолженности  , список клиентов, покупающих товар в рассрочку, и другую информацию о себе.

Вот два распространенных вида такого страхования.

Страхование по полису — на каждую отгрузку с отсрочкой платежа оформляют полис, где указывают дату отгрузки, номер накладной, сумму долга и кредитный лимит. Деньги выплачивают по заявлению кредитора в пределах лимита.

Генеральная схема не предусматривает полис на каждую сделку. Продавец и страхователь заключают одно общее соглашение, которое касается всех покупателей, работающих по системе рассрочки.

Страхование дебиторской задолженности дает возможность переложить работу по проверке покупателя на страховую компанию. В договор включают сделки только с действительно рискованными клиентами. Фактически страховщик выполняет роль службы безопасности для продавца. Но часто страховые компании стараются составить договор так, чтобы страхователю было тяжело получить выплату. Поэтому надо внимательно читать договор — какие страховые случаи, какие лимиты ответственности, какие документы надо предоставить, чтобы получить выплату.

Бизнес может сам взыскивать долг или продать его. Цена будет меньше суммы долга, но кредитор избавит себя от досудебной переписки с должником, судебных разбирательств и волокиты с приставами. Есть несколько вариантов, как оформить такую сделку  .

По договору уступки требования — цессии, если такая процедура не запрещена договором, на основании которого появился долг. При цессии кредитор передает кому-то свои права требования долга  .

Переуступку можно оформить как трехсторонний договор, возмездную или безвозмездную цессию. Но если речь идет о недвижимости, цессию обязательно регистрировать в Росреестре.

Через факторинг работают, когда продавцу срочно нужны деньги, а покупателю важно работать с отсрочкой платежа. Банк или факторинговая компания кредитуют поставщика, выкупая его дебиторскую задолженность, и берут за это комиссию.

Вот как это работает  :

1. Продавец отгружает товар, но выставляет счет не покупателю, а факторинговой компании.
2. Факторинговая организация уплачивает продавцу основную часть суммы — например, 90%.
3. Покупатель проверяет товар, и, если все в порядке, факторинговая компания перечисляет продавцу оставшиеся деньги.
4. Через установленное в договоре время покупатель перечисляет деньги факторинговой компании, тем самым получая отсрочку платежа.

Банк или факторинговая компания позволяют продавцу сразу получить деньги, а покупателю — заплатить потом, например после перепродажи товара. При этом, в случае чего, взыскивать долг будет уже не продавец, а факторинговая компания.

Через вексель — если покупатель передает вексель в счет оплаты товара, кредитор может потом передать эту ценную бумагу в погашение своих обязательств. Преимущество векселя в том, что он сам уже подтверждение долга, дополнительные документы, например для суда, не нужны  .