Как бизнесу нанимать иностранных работников

В России есть отрасли, где большую долю работников составляют иностранцы — строительство, транспорт, логистика, общепит, розничная торговля, бытовые услуги.

Чаще всего бизнес нанимает иностранных работников, чтобы сэкономить — запросы по зарплате у них обычно меньше, чем у россиян.

При приеме иностранца на работу важно соблюсти требования законодательства — их нарушение может обойтись работодателю очень дорого. Штрафы в сфере найма мигрантов начинаются от четверти миллиона рублей, и для ИП они такие же, как для организаций.

Оформление иностранных работников зависит в том числе от того, нужна ли им виза для въезда в РФ или нет. Например, в Россию без визы могут въезжать граждане большинства стран бывшего СССР: Азербайджана, Армении, Беларуси, Казахстана, Киргизии, Молдавии, Таджикистана, Узбекистана.

Доля работников — визовых иностранцев в РФ невелика, а безвизовых мигрантов в России нанимают гораздо чаще, поэтому расскажем, как их принимать на работу.

Чтобы принять иностранца на работу, нужно прежде всего определить его статус — от этого зависит список документов, которые нужно запросить у работника, и не только.

Есть пять статусов:

1. Постоянно проживающие — те, у кого вид на жительство. Сейчас обычно оформляют бессрочный ВНЖ.
2. Временно проживающие — те, кто на три года получил разрешение на временное проживание, РВП. Такие иностранцы могут работать только в регионе выдачи РВП.
3. Временно пребывающие — все остальные. По умолчанию безвизовые иностранцы могут временно находиться в России не более 90 дней каждые 180 дней в году.
4. Люди, получившие временное убежище в РФ, и беженцы. Последних в нашей стране очень мало, поэтому мы про них говорить не будем.

Мигрантов, получивших временное убежище на срок до одного года, намного больше  — главным образом за счет граждан Украины. Но статус можно продлевать неограниченное количество раз по заявлению человека, если не исчезли обстоятельства, вынудившие его обратиться за убежищем.

Среди временно пребывающих иностранцев есть еще одна категория — граждане стран — членов ЕАЭС: Армении, Беларуси, Казахстана и Киргизии. Гражданин любой из этих стран и члены его семьи могут находиться в РФ до тех пор, пока действует трудовой или гражданско-правовой договор с российским работодателем или заказчиком.

Брать на работу иностранцев можно, если на момент заключения договора у компании или ИП нет неоплаченных штрафов за незаконное привлечение иностранной рабочей силы.

Кого можно нанимать. В общем случае иностранца можно взять на работу, если ему исполнилось 18 лет. Исключение — иностранцы с ВНЖ и РВП и те, кто получил временное убежище. Они, как и россияне, могут работать с 16 лет, а при определенных условиях — с 15 или даже с 14. Но на них распространяются все ограничения, которые устанавливает трудовой кодекс для труда несовершеннолетних.

Ограничения по найму. В России есть сферы деятельности, где нанимать иностранцев запрещено. Например, они не могут быть муниципальными служащими, командирами воздушных судов, работать на объектах и в организациях, связанных с обеспечением безопасности РФ.

Еще региональные власти вправе ежегодно устанавливать запрет на трудоустройство в определенных отраслях временно пребывающих в РФ иностранцев, которым для работы нужен патент. Это делается, чтобы в первую очередь обеспечить работой россиян.

На 2024 год такие запреты установлены, в частности, в Калужской и Тульской областях, в Республике Марий Эл, в Ханты-Мансийском автономном округе, в Приморском крае. В большинстве случаев запрет распространяется на работу в торговле и на общественном транспорте, включая такси.

Лимит для найма мигрантов. В некоторых отраслях экономики правительство РФ каждый год устанавливает лимит на наем мигрантов. Это не касается граждан из стран ЕАЭС — их можно брать на работу без ограничений.

Даже если один из этих видов деятельности указан в ЕГРЮЛ или ЕГРИП как дополнительный, работодатель все равно обязан соблюдать предельную долю мигрантов по всем видам деятельности — это позиция Минтруда.

Если после утверждения лимита на будущий год компания или ИП видит, что в штате «лишние» мигранты, часть работников нужно уволить по пункту 9 части 1 статьи 327.6 ТК РФ до конца текущего года. Кого из иностранцев оставить на работе, а с кем расстаться — решает работодатель.

За несоблюдение предельной численности мигрантов организациям и ИП грозит серьезный штраф — от 800 000 до 1 000 000 ₽.

Закрытые территории и объекты. В России есть территории, куда иностранцы могут въехать, только получив специальное разрешение от регионального управления ФСБ. Это, к примеру, военные городки, пограничные зоны, определенные районы во многих субъектах РФ — от Камчатки до Калининграда. О том, чтобы нанять там мигрантов на работу, не может быть и речи.

Документы, которые работодатель должен попросить у иностранного гражданина, зависит от статуса будущего работника.

Временно пребывающие в РФ, то есть те, кто находится в стране без ВНЖ или РВП, кроме граждан стран ЕАЭС, обязательно предоставляют:

1. Национальный паспорт.
2. Патент — без него они не вправе работать в России.

Постоянно или временно проживающие в РФ подают вид на жительство либо национальный паспорт с отметкой о разрешении на временное проживание в РФ. Патент для работы им не нужен.

Граждане стран — членов ЕАЭС предъявляют только национальный паспорт.

Люди, получившие в РФ временное убежище, предоставляют свидетельство об этом. Чтобы его получить, мигрант должен сдать национальный паспорт на хранение в территориальный отдел МВД.

Граждане стран ЕАЭС не должны подтверждать свои дипломы, кроме тех, что связаны с педагогической, медицинской, фармацевтической и юридической деятельностью. Но если диплом на национальном языке, работодатель вправе запросить его нотариальный перевод.

Документы воинского учета иностранцы предъявлять не должны, потому что они не военнообязанные и не могут быть призваны на военную службу в РФ.

Для наглядности я свела все документы в одну таблицу, можно использовать ее как памятку.

Право на медпомощь по ОМС имеют те временно пребывающие иностранцы, за которых работодатели платили страховые взносы на медстрахование минимум три года.

Но поскольку до 2023 года взносы на ОМС за временно пребывающих иностранцев не платили, то в 2024 году ни у кого из них полиса ОМС еще не будет. Он появится у них не ранее чем с 01.01.2026.

Временно пребывающие мигранты с патентом могут работать только в регионе его выдачи. Для этого в документе есть отдельная строка, которая называется: «Субъект Российской Федерации». Если мигрант хочет работать в другом регионе, даже соседнем, ему придется получать дополнительный патент.

То же самое касается профессии или специальности — если она указана в патенте, то только по ней и может работать иностранец. Например, если там написано «подсобный рабочий», а человек трудится поваром, считается, что он работает без патента. Указывать в патенте специальность или нет, решают регионы.

Работодатель вправе временно перевести иностранца на работу не по профессии или специальности в двух случаях:

1. При чрезвычайных обстоятельствах: производственной травме, несчастном случае на производстве, пожаре или наводнении.
2. При простое, необходимости предотвратить уничтожение или порчу имущества. Или для замещения временно отсутствующего работника, если все это вызвано теми же чрезвычайными обстоятельствами.

Такой перевод ограничен по времени и по частоте: сотрудник может работать не по профессии не более месяца и переводить его можно лишь один раз за календарный год. Если в патенте не указана профессия или специальность, работодатель вправе взять иностранца на любую работу.

Срок действия патента в самом документе не указан — там просто нет такого реквизита. Этот срок определяет работодатель, вот как это сделать:

1. Попросить у работника квитанцию об уплате фиксированных авансовых платежей по НДФЛ — их иностранец платит за выдачу и продление патента. Размер платежа зависит от региона и ежегодно меняется.
2. Сумму из квитанции нужно разделить на месячный платеж, установленный в регионе, это и будет количество месяцев действия патента.

Граждане Украины могут работать без патента, предъявив выданный МВД документ о дактилоскопии.

Штрафы за наем иностранца без патента. Есть взять на работу иностранца, у которого должен быть патент, без такого документа — фирме либо ее директору грозит штраф:

• для организации или ИП — от 250 000 до 800 000 ₽;
• для руководителя — от 25 000 до 50 000 ₽.

Для работодателей в Москве, Московской области, Санкт-Петербурге и Ленинградской области штрафы могут достигать 1 000 000 и 70 000 ₽ соответственно.

Такие же штрафы предусмотрены, если принять на работу иностранца за пределами региона, где действует его патент или разрешение на временное проживание, либо не по той профессии или специальности, которая указана в патенте. То же самое касается работы по просроченному патенту — тогда считается, что человек работает без патента.

По общему правилу трудовые договоры с иностранцами заключают на неопределенный срок. Срочный договор — до пяти лет, можно подписать по тем же основаниям, что и с гражданином РФ, например для сезонных работ или на время декрета основного работника. Полный список таких исключений — в трудовом кодексе.

В трудовом договоре с иностранцем должны быть все те же данные и условия, что и в договоре с россиянином плюс реквизиты патента, разрешения на временное проживание либо вида на жительство. Это не касается граждан из стран ЕАЭС.

Без этих сведений трудовой договор с мигрантом считается ненадлежаще оформленным. За это грозит штраф от трудовой инспекции — от 50 000 до 100 000 ₽ для крупной или средней компании, от 10 000 до 20 000 ₽ — для руководителя фирмы, от 5000 до 10 000 ₽ — для малого предприятия или ИП.

Если во время работы иностранец стал гражданином РФ, перезаключать трудовой договор необязательно. Роструд разрешает подписать дополнительное соглашение к старому трудовому договору и уточнить данные мигранта.

Все работодатели должны сообщать о найме и увольнении иностранцев, кроме граждан Беларуси, в региональное управление МВД по вопросам миграции. А в Москве — в районные подразделения миграционного ведомства.

Сообщать надо обо всех мигрантах, независимо от их статуса. Из какой страны прибыл иностранец и в каком порядке — визовом или безвизовом — тоже неважно.

Срок для сообщения о найме — три рабочих дня с момента заключения либо прекращения договора. На каждого принятого или уволенного иностранца нужно подавать отдельное уведомление.

Иностранец, который работает по патенту, тоже обязан сообщать о своем трудоустройстве. Для этого ему нужно отправить копию договора в подразделение МВД, выдавшее патент. Со дня оформления патента у него на это два месяца.

Если он этого не сделает, патент аннулируют — и окажется, что иностранец работает нелегально. Поэтому бизнесу есть смысл проконтролировать, отправил ли мигрант в МВД копию договора или нет. А еще лучше — сделать это за него.

Как подать уведомление. Проще всего — через сервис «Уведомления по трудовым мигрантам» на портале госуслуг. Для этого работодателю нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.

Еще можно отправить документ заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении или лично принести в подразделение МВД по вопросам миграции. Взамен вам выдадут подтверждающую справку.

Уведомление подают по установленной форме — она есть в приложениях № 7 и № 8 к приказу МВД от 30.07.2020 № 536.

Если работодатель не уведомит о заключении или расторжении договора либо уведомит с опозданием или не по утвержденной форме, ему грозит:

1. в Москве, Санкт-Петербурге, Московской и Ленинградской области штраф для организаций и ИП — от 400 000 до 1 000 00 ₽, для руководителей — от 35 000 до 70 000 ₽;
2. в других регионах штраф для организаций и ИП — от 400 000 до 800 000 ₽, для руководителей — от 35 000 до 50 000 ₽.

Да, если работодатель предоставляет ему жилье. То есть мигрант фактически проживает по адресу компании или ИП или в принадлежащем им помещении, в том числе временном — например, в строительном вагончике. Тогда работодатель считается принимающей стороной.

Такому работодателю надо в течение семи рабочих дней со дня прибытия иностранца подать в миграционное подразделение МВД уведомление и копии:

1. Страниц паспорта иностранца с информацией о нем и отметками о пересечении границы РФ.
2. Миграционной карты иностранца.
3. Документа, подтверждающего право пользования помещением, который работодатель предоставляет для жилья — договор аренды или выписку из ЕГРН.
4. Трудового или гражданско-правового договора с работодателем.

Если иностранец проживает во временном помещении без адреса — например, в том же строительном вагончике — нужно к документам приложить письмо руководителя фирмы, подтверждающее этот факт.

Для граждан из стран ЕАЭС срок для постановки на миграционный учет увеличенный — 30 суток со дня въезда в РФ. Для белорусов — 90 суток.

Если не поставить иностранца на миграционный учет, директора фирмы могут оштрафовать на 40 000—50 000 ₽, а фирму или ИП — на 400 000—500 000 ₽.

Выдавать зарплату наличными можно только иностранцам с видом на жительство в России. Всем остальным категориям иностранных работников — временно приезжающим и пребывающим, гражданам стран — членов ЕАЭС, беженцам и тех, кому предоставлено убежище — выплачивать зарплату можно только безналично на карту.

Дело в том, что по закону о валютном регулировании российские компании и предприниматели считаются резидентами, а иностранцы, у которых нет вида на жительство — нерезидентами.

Когда резидент платит нерезиденту какие-то суммы в рублях, в том числе зарплату, — это валютная операция, которая должна совершаться только безналично — через банковский счет. Это касается и тех иностранцев, которые могут работать в РФ без разрешительных документов, например граждан Беларуси.

Исключение — выдача денег под отчет или возмещение расходов по командировке. Тогда работодатель может выдать работнику деньги наличными.

Если работодатель выдаст зарплату наличными, это будет считаться незаконной валютной операцией, за которую установлен штраф:

1. для работодателей (компаний и ИП) — от 20% до 40% выплаченной суммы;
2. либо для руководителя фирмы — тоже от 20% до 40% выплаченной суммы, но не более 30 000 ₽.

Налоговики могут привлечь бизнес к ответственности за это нарушение в течение двух лет со дня, когда работодатель выдал деньги наличными.

Для ставки НДФЛ важно не то, откуда прибыл иностранец, а какой у него статус — налоговый резидент РФ или нет. Гражданство иностранного работника влияет на ставку налога, только если он приехал из страны ЕАЭС — Беларуси, Казахстана, Киргизии либо Армении.

Тариф страховых взносов за иностранцев такой же, как за россиян, то есть 30%. Для некоторых работодателей действуют пониженные тарифы. Например, малый и средний бизнес из реестра ФНС платит 15% с превышения федерального МРОТ в месяц — в 2024 году это 19 242 ₽. Для выплат ниже этой суммы тариф прежний — 30%.

За всех мигрантов, нанятых по трудовому договору, независимо от гражданства и статуса бизнес обязан платить взносы на страхование от травматизма. Тарифы от 0,2 до 8,5% устанавливаются для каждой организации или ИП отдельно в зависимости от вида деятельности.

Информацию о ставках НДФЛ с выплат иностранным работникам я для удобства собрала в таблицу.

Если доходы иностранца, имеющего право на ставку НДФЛ 13%, достигли 5 млн рублей с начала года, то с превышения налог считают по ставке 15%.

Взносы и НДФЛ по договорам ГПХ. Ставки НДФЛ и тариф взносов по гражданско-правовым договорам будут аналогичными.

Взносы на травматизм нужно платить, только если такое условие есть в конкретном договоре. Но это редкость.

Вычеты. Иностранцам-нерезидентам НДФЛ-вычеты — детские, жилищные, на лечение или обучение — не положены до тех пор, пока они не станут налоговыми резидентами РФ. То есть на дату предоставления вычета они должны находиться в России не менее 183 календарных дней в течение 12 месяцев подряд.

Мигранты, которые работают по патенту, платят фиксированный авансовый платеж по НДФЛ за каждый месяц действия патента.

А работодатель может на эти авансовые платежи уменьшить НДФЛ, начисленный с зарплаты иностранца. Для этого нужно сделать копии квитанций о внесении мигрантом авансовых платежей и попросить мигранта написать заявление в свободной форме.

Выглядеть оно может, например, так: «Прошу уменьшать НДФЛ, который удерживается из моего дохода за 2024 г., на фиксированные авансовые платежи. Квитанции на перечисление платежей прилагаю».

После этого нужно подать в ИФНС по месту учета работодателя специальное заявление и дождаться, пока из инспекции придет уведомление, подтверждающее право работодателя не удерживать с мигранта НДФЛ в текущем году.

ИФНС должна направить этот документ в течение 10 рабочих дней со дня, когда получит заявление работодателя. Без уведомления из налоговой уменьшать налог нельзя.

Кроме общих оснований для мигрантов есть дополнительные причины, по которым бизнес может увольнять или отстранять от работы.

Перестал действовать разрешительный документ. Если, к примеру, у патента или у РВП истек срок действия, работодатель должен отстранить мигранта от работы, а спустя месяц — уволить, если тот не продлит разрешительные документы.

Разрешительный документ аннулировало УВМ МВД. Например, РВП и патент могут аннулировать, если мигранта в течение года штрафовали за нарушение миграционного режима РФ два и более раза. Если разрешительные документы аннулировали, работодатель обязан сразу уволить сотрудника.

1. За несоблюдение правил найма мигрантов установлены огромные штрафы, поэтому работодателям стоит четко соблюдать все требования.
2. В некоторых сферах бизнеса доля иностранных работников не может превышать определенный лимит, ежегодно устанавливаемый правительством. Плюс регионы могут вводить свои ограничения.
3. Если бизнес нанимает мигранта с патентом, нужно проверить подлинность и срок действия документа.
4. В трудовом договоре с мигрантом обязательно надо указать реквизиты документа, дающего право на работу в РФ, если для иностранца он обязателен. Иначе договор считается ненадлежаще оформленным.
5. Все работодатели иностранцев, кроме граждан Беларуси, должны сообщать об их найме и увольнении в региональное управление МВД по вопросам миграции.
6. Зарплату иностранным работникам можно платить только безналично, на карту. Исключение — иностранцы с видом на жительство в РФ.
7. Работодатель может уменьшить НДФЛ, начисленный с зарплаты иностранца, на авансовые платежи, которые тот заплатил за выдачу трудового патента. Для этого работодатель должен обратиться с заявлением в свою налоговую.
8. Даже если доход мигранта с первого дня работы облагается НДФЛ 13%, ему не положены никакие налоговые вычеты до тех пор, пока он не станет налоговым резидентом РФ.
9. Если у мигранта истек срок действия разрешительного документа, работодатель обязан отстранить его от работы. А если мигрант не исправит ситуацию, его придется уволить.