Должен ли ИП удерживать НДФЛ, если арендует квартиру у физлица?

Ваш друг прав, но тут важно уточнить одну деталь. Если арендодатель — физлицо и сдает квартиру ИП, который использует ее в бизнесе, то предприниматель становится налоговым агентом. Он должен удерживать с арендных платежей НДФЛ и перечислять его в бюджет. По удержанным налогам ИП ежеквартально должен сдавать расчет 6-НДФЛ.

Если же ИП снимает квартиру для личных нужд, а не для бизнеса, то обязанностей налогового агента у него нет. Расскажу подробнее.

Доходы, которые физлица получают от сдачи имущества в аренду, облагаются НДФЛ. С каждой суммы арендной платы 13% надо отдавать в бюджет.

Если человек сдает квартиру другому человеку или иностранной компании, у которой нет представительства в РФ, то арендодатель сам подает в налоговую декларацию и платит НДФЛ. Конечно, при условии, что он не зарегистрирован как самозанятый.

Но когда физлицо без статуса самозанятого сдает жилье российской компании или ИП, который использует его в бизнесе, например снимает квартиру для своего работника, то правила другие. В этом случае арендаторы — компании или ИП — становятся налоговыми агентами и должны удерживать НДФЛ 13% с арендной платы и перечислять деньги в бюджет.

Иногда в договоре пишут, что арендодатель будет сам отчитываться перед налоговой, а с арендатора все обязанности снимаются, и он ничего делать не должен. Но это условие работать не будет: в налоговом кодексе сказано, что за уплату НДФЛ с доходов от сдачи квартиры отвечают налоговые агенты — ИП и организации, — и это правило должны соблюдать все, договором его изменить нельзя.

Если человек сдает квартиру как самозанятый, ИП не станет налоговым агентом, даже если арендует жилье для бизнеса.

Сколько нужно удерживать. По закону, если арендодатель — налоговый резидент, то есть живет в России больше 183 дней в году, с его дохода нужно удерживать 13%. Если арендодатель — нерезидент, то удерживают 30% от дохода.

Арендную плату физлицу нужно перечислять уже за минусом налога. Например, по договору аренды между физлицом и ИП арендная плата — 20 000 ₽ в месяц. Значит, ИП будет ежемесячно перечислять в бюджет 2600 ₽: 20 000 ₽ × 13%. А арендодателю-физлицу будет платить 17 400 ₽.

НДФЛ нужно удерживать не только с арендной платы, но и с дополнительных платежей. Если арендатор оплачивает коммунальные услуги, размер которых не зависит от фактического потребления, например содержание и текущий ремонт общего имущества, то с этих денег тоже нужно удерживать налог.

Если ИП оплачивает коммунальные услуги по счетчикам, например воду и электроэнергию, то удерживать с этих сумм НДФЛ не нужно: они не считаются доходом.

Когда нужно заплатить налог. По общему правилу налоговые агенты перечисляют НДФЛ в такие сроки:

• 28-е число текущего месяца — налог, исчисленный и удержанный за период с 23-го числа предыдущего месяца по 22-е число текущего месяца;
• 28 января — за период с 1 по 22 января;
• последний рабочий день календарного года — за период с 23 по 31 декабря.

Налог нужно перечислять в составе единого налогового платежа.

Также предприниматель должен подавать в налоговую уведомления об НДФЛ, удержанном:

• с 23 февраля по 22 марта — не позднее 25 марта;
• с 23 марта по 22 апреля — 25 апреля;
• с 23 апреля по 22 мая — 25 мая;
• с 23 мая по 22 июня — 26 июня;
• с 23 июня по 22 июля — 25 июля;
• с 23 июля по 22 августа — 25 августа;
• с 23 августа по 22 сентября — 25 сентября;
• с 23 сентября по 22 октября — 25 октября;
• с 23 октября по 22 ноября — 25 ноября;
• с 23 ноября по 22 декабря — 25 декабря;
• с 23 по 31 декабря — последний рабочий день года.

В 2023 году вместо подачи уведомлений налоговые агенты могут перечислять НДФЛ платежным поручением, в котором отдельные поля заполнены по-особенному:

• статус плательщика (101) — всегда 02;
• КПП — ИП ставит 0;
• очередность платежа — 5;
• КБК (104) — КБК конкретного налога или взносов;
• ОКТМО (105) определите по месту уплаты налога. Узнать его можно на сайте ФНС.

Иногда арендатор не может удержать налог. Такое возможно, когда отсутствуют денежные выплаты, с которых можно удержать НДФЛ. Например, если ИП в счет арендной платы передает физлицу не деньги, а какое-то имущество: мебель, технику, посуду. Или, допустим, если ИП делает в квартире ремонт в счет арендной платы.

О том, что арендатор не может удержать НФДЛ, он должен сообщить налоговой до 1 марта следующего года. Также нужно указать сумму дохода, с которого не удержан налог, и сумму неудержанного налога. Эти сведения представляются в составе расчета 6-НДФЛ в виде справки о доходах и суммах налога физического лица — бывшая 2-НДФЛ.

Если ИП снял жилье для бизнеса и стал налоговым агентом, ему нужно заполнять расчет 6-НДФЛ — в нем пишут, как рассчитывали налог на доходы физлиц.

Предприниматели должны сдавать 6-НДФЛ в ИФНС, где стоят на учете, не позднее 25-го числа месяца, который следует за отчетным периодом, то есть крайние сроки сдачи расчета такие:

• за первый квартал 2023 года — 25 апреля;
• за полугодие — 25 июля;
• за девять месяцев — 25 октября;
• за год — 25 февраля следующего года.

Если ИП все выплатил физлицу, но не смог в течение года удержать налог, то он должен указать это в расчете 6-НДФЛ. Для этого он заполняет раздел 4 справки о доходах и суммах налога физлица.

Начислять и платить в бюджет страховые взносы с арендной платы, перечисляемой арендодателю, ИП не должен.

Если предприниматель при выплате арендной платы не будет удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ или станет нарушать сроки и порядок представления отчетности, его могут оштрафовать. Вот что грозит предпринимателю.