Как я расставляю приоритеты и управляю своим вниманием в работе

«В любом деле важно определить приоритеты. Иначе второстепенное, хотя и нужное, отнимет все силы и не даст дойти до главного». И. В. Курчатов.

«Тот, кто правильно расставляет жизненные приоритеты — чаще остальных думает о собственном времени». И. В. Пьянов

Правильно ли расставлены приоритеты? — Еще один из вопросов, способный выхватить сознание из рабочей текучки и переживаемых эмоций.

В течение рабочего дня мною принимается большое количество решений. Каждое из них соответствует приоритетам, которых я придерживаюсь в моменте, а не на словах!

1. Были решения правильными и взвешенными?
2. Каким приоритетам они соответствовали в момент принятия решения
3. Что было главным: получение прибыли, отстаивание своей позиции, помощь коллеге или преследование личных интересов?
4. Этот приоритет был моим или навязанный со стороны?

На практике я не раз убеждался, как только меняется приоритет, так сразу решения становятся иными, а иногда и кардинально другими.

Расставленные приоритеты способствуют принимать решения легче и быстрее. Действия становятся предсказуемыми для окружения, что качественно улучшает коммуникации, особенно деловые. Лидер сможет твердо и верно держать курс, его тяжелее будет сбить с толку.

Распределить задачи по приоритетности поможет матрица Эйзенхауэра. Она поможет более прозрачно взглянуть на поток своих дел с точки зрения срочности и важности.

Важно! Если рассматривать решение задачи/ проблемы, как создание потока ценности, то каждое действие либо добавляет ценность, либо не добавляет. Приоритет каждого сотрудника на своем месте — это осуществлять деятельность, которая добавляет ценность к конечному решению/ продукту. И всегда будут сопутствующие процессы, которые в моей зоне ответственности не имеют значения, но для общего процесса они необходимы.

Я следую двум принципам в решении деловых вопросов:

Первый — Небольшие и маленькие дела, которые можно решить здесь и сейчас, нужно делать здесь и сейчас.

Например, я занимаюсь важным проектом, который требует времени. В течение этого времени валятся другие задачи из разряда неважных для меня, но срочных для общего процесса:

• отправить запрос в снабжение,
• переправить договор на проверку в бухгалтерию,
• согласовать перемещение продукции и т.п.

Именно эти срочные, но неважные задачки я делаю по возможности сразу. Тем самым я не формирую снежный ком маленьких задач. Наоборот, освобождаю свой рабочий график от рутины. Тем временем смежные службы, сотрудники, партнеры, получают обратную связь на небольшие задачи немедленно, и их процессы не страдают.

Конечно, тут требуется сноровка в идентификации задач по срочности и важности. А умение сохранять фокус на цели поможет в этом деле.

Второй — Если дело можно сделать завтра, то сделай его завтра.

Задач никогда не убавится, а время, которое у вас освобождается, можно уделить осмыслению и созиданию, что является неотъемлемой функцией руководителя.

У одного из бизнес тренеров я слышал, что у руководителя есть две функции:

• это тушить пожары и
• заниматься переосмыслением.

Выбранные приоритеты обязательно опираются на цели. Получается, что все решения и действия должны вести к цели, на которую эти самые приоритеты и фокусируют ваше внимание.

Расфокусировка сравнима со сбитым прицелом оружия. Смена приоритетов без смены цели приведет к другим результатам, отличающимся от запланированных.

Фокус на цель помогает возвращаться в ресурсное состояние и восстанавливать приоритеты.

Минимальный набор целей для фокусировки в коммерческой организации — это:

• прибыль;
• безопасность,
• системность.

Ниже приведу несколько примеров.

1) Сотрудник, думающий на рабочем месте о выборе себе нового автомобиля или платья, будет не эффективно выполнять свои задачи, т.к. фокус смещен на личные цели. — Полная расфокусировка. Нужен ли такой работник?

2) Сотрудник, который стремится за сиюминутной прибылью и отгружает продукцию ненадежному клиенту, — генерирует риски для компании в неполучении оплаты за товар. — Отсутствует фокус на безопасность. Необходимо проработать бизнес процесс.

3) Обещания партнеру или клиенту, которые заведомо не могут быть выполнены компанией, негативно сказываются не репутации организации. — Отсутствует фокус на системность. Необходимо проработать систему ценностей.

Формирование приоритетов и поддержание целей в фокусе — задача руководителей.