Как заверить бумажную копию документа

Работодатели выдают копии документов по запросам сотрудников, госорганов или направляют в суд в качестве доказательств.

Их нужно заверять — делать надписи, подтверждающие, что копии соответствуют подлинникам. Тогда у них будет такая же юридическая сила, как у оригинала.

Заверенные копии может потребовать налоговая в ходе проверок. Их надо заверять по особым правилам.

На любой части листа документа поставьте отметку о заверении.

В ней должны быть  :

1. Слово «Верно» или фраза «Копия верна». Некоторые еще ставят штамп «Копия» в верхнем правом углу документа.
2. Должность лица, заверившего копию.
3. Его собственноручная подпись. Факсимиле использовать нельзя.
4. Расшифровка подписи — инициалы и фамилия.
5. Дата заверения копии.

Отметку на копиях, которые нужны для предъявления в другом месте, например в госоргане, по ГОСТу Р 7.0.97-2016 надо дополнить фразой «Подлинник документа находится в организации _____, дело № ___ за _____ год» и поставить печать, если она есть.

В многостраничном документе заверяют каждую страницу либо нумеруют их, прошивают и проставляют реквизиты на последней — там, где документ скреплен.

Копии документов вправе заверять:

1. Руководитель организации или лично ИП.
2. Другой человек, который вправе это сделать по доверенности или должностной инструкции.

Налоговая инспекция вправе затребовать копии документов во время камеральной, выездной или встречной проверки, а также при контроле отдельно взятой сделки.

Их заверяют по специальным правилам  :

1. Все документы разделите на тома объемом не более 150 листов. Это не касается многостраничных документов, в которых свыше 150 листов, — они формируются одним томом.
2. Листы в каждом томе пронумеруйте сквозным способом.
3. Каждый том прошейте так, чтобы инспекторы могли свободно прочесть текст на каждой странице и скопировать ее.
4. Концы нити выведите на оборотную сторону последнего листа и свяжите.
5. В месте скрепления нанесите бумажную наклейку с заверительной надписью.

В заверительной надписи укажите:

1. Должность лица, удостоверившего подлинность документов.
2. Его подпись, фамилию и инициалы.
3. Количество листов — цифрами и прописью.
4. Дату заверения.

К копиям документов прикладывают сопроводительное письмо с информацией об:

1. Основании их сдачи или направления — реквизиты требования о представлении документов.
2. Общем количестве листов документов.