Как больше успевать: 5 способов стать продуктивнее

В погоне за эффективностью люди нередко начинают расписывать каждую свободную минуту.

Но зачастую это не помогает добиться лучших результатов, а лишь истощает. Чтобы успевать делать больше и при этом не выгорать, важно соблюдать баланс между стремлением к эффективности и отдыхом. Вот несколько способов его нащупать.

Одна или две бессонные ночи не нанесут особого вреда здоровью и не снизят уровень продуктивности радикально, но регулярный недосып — другое дело. Специалисты Американской академии медицины сна выяснили, что у людей, которые спят менее четырех часов в день, продуктивность падает почти на 30%, а у тех, кто спит по пять-шесть часов, — на 19%. Бессонница, даже в легкой форме, влияет на производительность еще сильнее — продуктивность падает на 58%. Поэтому нет смысла жертвовать сном ради работы, считают исследователи: продуктивность будет выше, если спать достаточно — семь-восемь часов в сутки.

Чтобы успеть восстановить силы за ночь, врачи рекомендуют соблюдать правила гигиены сна: засыпать и просыпаться в одно и то же время каждый день, не использовать гаджеты как минимум за полчаса до сна, не пить кофе на ночь и создать подходящую атмосферу в спальне — в ней должно быть темно, тихо и прохладно.

Также утром не стоит переводить будильник на несколько минут. Это только усложнит подъем: у организма не будет времени погрузиться в глубокий восстанавливающий сон и в результате человек будет чувствовать себя неотдохнувшим.

Кроме того, утренние часы могут быть особенно ценны: многие люди наиболее продуктивны в это время. В особенности если речь идет об учебе или получении новой информации.

Термин «поток» вошел в обиход благодаря психологу Михаю Чиксентмихайи. Он описывал поток как «состояние, в котором люди настолько увлечены своей деятельностью, что все остальное уже не имеет значения». Существует несколько характеристик этого состояния: абсолютная концентрация, ощущение ускорения или замедления времени, чувство удовлетворения от полученного опыта, общее ощущение непринужденности и так далее.

В таком состоянии человек использует свои навыки на пределе возможностей, полагал Чиксентмихайи. Связь между продуктивностью и потоком обнаруживают и другие исследователи. Например, опрос McKinsey, в котором участвовали более 5000 руководителей компаний, показал, что, находясь в состоянии потока, люди считают себя в пять раз продуктивнее, чем обычно.

О связи между максимальной вовлеченностью и эффективностью пишут и авторы метаанализа 22 исследований. Он показал, что состояние потока влияет на результаты спортсменов в некоторых дисциплинах — например, в теннисе, в стрельбе из лука, плавании.

Универсальной инструкции о том, как войти в состояние потока, нет. Но достичь его возможно, если соблюдаются несколько условий, считал Чиксентмихайи. Человек должен ясно понимать цель работы, получать немедленную обратную связь, а также соблюдать баланс между уровнем навыков и сложностью задачи. Последний пункт очень важен, ведь если проблема слишком сложна, человек будет переживать, а если слишком проста — скучать. Еще одной помехой вхождению в состояние потока может стать многозадачность.

Всегда есть множество поводов отвлечься, и кажется, что не случится ничего плохого, если параллельно с основными рабочими задачами отвечать на письма или разговаривать с коллегами. Однако исследователи сомневаются в эффективности такого подхода.

Ученые из Стэнфордского университета решили проверить, как студенты, считающие себя обладателями навыка многозадачности, справляются с тестами на внимательность и реакцию. Участников опросили, как часто они читают печатные СМИ, смотрят телевизор и видео в интернете, пользуются электронной почтой и отправляют сообщения. А также как часто они занимаются несколькими делами одновременно. Варианты ответов варьировались от «большую часть времени» до «никогда так не делаю».

Затем тех, кто часто занимался несколькими делами, и тех, кто старался концентрироваться только на одном, попросили пройти несколько тестов. Одно из заданий было на внимательность: нужно было запомнить, как на картинке располагались красные фигуры. Затем картинку показывали снова и просили быстро ответить, изменилось ли их расположение. Хуже всего с заданием справились многозадачные студенты.

Исследователь образования Зонке Аренс считает, что многозадачность — то есть умение фокусировать внимание на нескольких вещах сразу — в принципе невозможна. Когда человек пытается выполнить несколько задач одновременно, на самом деле он просто быстро переключается между ними. Это утомляет, и в результате способность справляться со сложными задачами снижается.

Продуктивность напрямую связана с концентрацией и сфокусированным вниманием, на поддержание которого требуется сила воли. Аренс считает, что можно научиться удерживать внимание на необходимый период. Для этого нужно забыть о многозадачности, избавиться от отвлекающих факторов и распределить задачи.

Существует множество техник, которые помогают приоритизировать задачи и распределять свое время эффективно: от составления обычного списка дел до разбиения большой задачи на несколько маленьких.

Персональный канбан — одна из самых простых и удобных техник. Нюансы могут различаться, но суть остается одинаковой: перед вами таблица или список с графами «Что нужно сделать», «Что находится в процессе» и «Что уже сделано». По мере того как задачи переходят в новую стадию, их нужно перемещать в следующий столбец таблицы.

Таким образом все необходимые задачи удается визуализировать, а также ограничить количество дел, находящихся в процессе, чтобы избежать слишком большой нагрузки и выгорания. Метод канбан лежит в основе работы многих сервисов. Так работают, например, Kaiten, Trello, Shtab, YouGile и другие.

Система «Должен сделать — стоит сделать — хочу сделать». Для повышения продуктивности важно уметь расставлять приоритеты. Но это бывает непросто: важных задач может быть несколько. С этим поможет справиться система «Должен сделать — стоит сделать — хочу сделать».

Все задачи надо разделить на три группы. Первая группа — дела, которые вы обязаны выполнить, результат должен появиться немедленно. Вторая группа — задачи, которые в перспективе повлияют на что-то. И третья — дела, которые приносят вам удовольствие. Это упражнение поможет не только понять, чем стоит заняться в первую очередь, но и добавить в расписание приятные дела.

Матрица Эйзенхауэра. Это таблица, состоящая из четырех квадратов: в левом верхнем углу находятся важные и срочные дела, справа вверху — важные, но не срочные. В левом нижнем квадрате располагаются неважные и срочные задачи — их нужно стараться минимизировать или делегировать. И наконец, в правом нижнем углу нужно расположить неважные и несрочные задачи, которые можно делать в последнюю очередь. Составлять матрицу можно на бумаге или использовать для этого приложения.

Помодоро-таймеры. Знаменитый «метод помидора»: нужно сфокусировать внимание на работе и удерживать его в течение 25 минут, после чего по сигналу таймера наступает кратковременный отдых. После четырех периодов работы необходим более продолжительный отдых — 15—30 минут. Есть множество приложений, который помогут выстраивать свое рабочее время подобным образом.

Важность коротких перерывов для повышения продуктивности показывают эксперименты ученых. В 1999 году ученые из Корнелльского университета с помощью компьютерной программы в течение десяти недель напоминали сотрудникам страховой компании о необходимости делать паузы в работе, следить за осанкой и потягиваться. Благодаря этому количество ошибок в текстах снизилось на 13%.

Некоторые ученые считают, что прокрастинация связана не с ленью или отсутствием навыков тайм-менеджмента. Скорее, это последствие негативных эмоций.

Так, люди чаще откладывают начало работы над заданием, если испытывают из-за него стресс. Попытка избежать или хотя бы отложить такое дело ненадолго улучшает настроение, но грозит усилением стресса и неприятных эмоций. Кроме того, прокрастинация может сказываться на зарплате.

Опрос 22 053 человек показал, что годовой доход у прокрастинаторов заметно ниже — отчасти из-за того, что должности, требующие высокого уровня мотивационных навыков и, соответственно, лучше оплачиваемые, с меньшей вероятностью подойдут тем, кто откладывает все на потом. И, конечно, прокрастинация мешает учиться. Исследования четко показывают, что она снижает академические результаты.

Исследователи рекомендуют несколько способов борьбы с прокрастинацией. Например, найти более эффективные способы регулировать свои эмоции. В одном исследовании студенты проходили девятинедельный онлайн-курс по регуляции эмоций. В итоге они действительно стали меньше откладывать дела на потом.

Чтобы уменьшить количество негативных эмоций в жизни, важно проявлять к себе сострадание. Чем строже вы к себе относитесь, чем сильнее негодуете из-за собственных реальных или потенциальных провалов, тем сложнее взяться за сложное задание.

Поэтому стоит напоминать себе, что вы не первый и не последний человек на планете, который откладывает на потом важное дело. Это помогает избавиться от негативных мыслей о себе — и дает стимул исправиться.