6 причин оплачивать расходы с бизнес-карты, а не с расчет­но­го счета: опыт клиентки Т-⁠Банка

Я работаю бухгалтером в компании Eburet.

Это дизайнерская студия, в которой изготавливают мебель и декор из переработанного пластика. Мы печатаем предметы мебели и декора на крупноформатном 3D-принтере.

У нас был расчетный счет в Т⁠-⁠Банке. Два года назад руководство компании предложило дополнительно к нему выпустить бизнес-карты. Это позволило упростить и ускорить нашу работу. У каждого отдела есть своя карта: ею могут пользоваться как начальник отдела, так и сотрудник, за которым она закреплена. Обычно они оплачивают картой закупки, такси и расходы в командировках.

Расскажу, почему бизнес-карты Т⁠-⁠Банка идеально подходят для нашей работы.

Бизнес-карта — это, по сути, децентрализация оплат. Сотрудник самостоятельно покупает необходимые товары и оплачивает услуги. Ему не нужно ждать меня, бухгалтера, чтобы что-то оплатить. Это экономит рабочее время.

Например, у нас есть инженерный отдел, который занимается оборудованием. Там постоянно нужны расходные материалы, винты, гайки — обычно их закупают сами сотрудники отдела. Чтобы не тратить время на доставку, можно пойти в ближайший магазин и купить с помощью бизнес-карты нужный расходник.

Если оплачивать с бизнес-карты, то средства поступают практически мгновенно. А при оплате с расчетного счета деньги за закупку приходят не сразу. Получается, бизнес-карты помогают рабочему процессу не останавливаться: можно сразу получить товар в магазине или быстрее дождаться поставки.

Обычно мы используем такси для отправки продукции клиентам, доставки материалов и поездок сотрудников в командировках. Пользуемся приложением «Яндекс Go».

Если бы оплачивали такси через расчетный счет, пришлось бы заводить корпоративный аккаунт, поездки через который стоят на 20—30% дороже. А при использовании бизнес-карты цены получаются такими же, как и для физических лиц. Всего за два года мы сэкономили около 30 000 ₽ за счет оплаты такси бизнес-картами.

Карту можно легко привязать к приложению «Яндекс Go». Также мы привязывали ее к «Самокату», «Яндекс Маркету», «СберМаркету». Это удобно: можно быстро оплачивать заказы без переводов со счета.

За обслуживание бизнес-карт мы ничего не платим: они привязаны к расчетному счету, который стоит 490 ₽ в месяц. Уведомления тоже подключили бесплатно.

Сначала у нас было всего три карты. Постепенно штат расширялся, и мы дозаказывали еще карты. За выпуск каждой последующей карты платили 490 ₽.

Сейчас у нас семь карт. Двумя из них пользуется руководитель, и по одной бизнес-карте есть у сотрудников: логиста, бухгалтера, инженера технического отдела, инженера по инфраструктуре и руководителя технического отдела. Удобно, что можно подстраивать количество карт под потребности бизнеса: открывать новые или блокировать лишние.

Чтобы сотрудник не вышел из бюджета, мы устанавливаем ограничения по расходам на покупки. У нас есть примерный бюджет на каждый отдел.

Лимиты подходят как для регулярных, так и для разовых трат. Допустим, отделу логистики каждый месяц требуется 80 000 ₽. А на ремонтные работы нужно разово выделить 200 000 ₽. В обоих случаях пригодятся лимиты, чтобы не выйти за рамки бюджета.

Если видим, что денег на расходы нужно больше и это обоснованно, — увеличиваем лимиты. Я обычно управляю лимитами через приложение для бизнеса от Т⁠-⁠Банка или на сайте банка в разделе «Карты» → «Лимиты по карте».

У сотрудника карта привязана к личному номеру. При покупке код приходит на его телефон — сотруднику не нужно каждый раз запрашивать его у меня.

Бизнес-карта упрощает работу бухгалтера, потому что не нужно снимать наличные и отдавать их под отчет. Сотрудники могут просто тратить деньги с карты и потом отчитываться за них.

Правда, при использовании бизнес-карт нужно собирать чеки по каждой операции. Но недавно узнала, что скоро для бизнес-карт Т⁠-⁠Банка чеки будут отгружаться автоматически. Это было бы очень удобно.

Я могу отслеживать расходы в личном кабинете Т-Бизнеса и через «1C:Бухгалтерию». У бизнес-карты есть интеграция с продуктами «1С». Ее легко настроить по инструкции от Т⁠-⁠Банка.

Удобно, что карта привязана к расчетному счету. Не нужно заблаговременно переводить деньги на нее, отслеживать остаток.

Карта помогает, если сотруднику нужно поработать в выходной, когда платежи не доходят до контрагентов. Без бизнес-карты пришлось бы работать через наличные подотчетные средства. Это неудобно для сотрудников и бухгалтерии: нужно больше тратить времени на составление авансовых отчетов. Так что бизнес-карта дает возможность проще и быстрее работать в выходные и праздники.

Бизнес-карта подойдет для ежедневных задач бизнеса — от покупки товаров для офиса до оплаты командировки. Картой может пользоваться как сам предприниматель, так и его сотрудники. А еще с помощью бизнес-карты можно вносить и снимать деньги в банкомате, устанавливать лимиты и категории трат для сотрудников и контролировать расходы в личном кабинете.

Оставьте заявку на бизнес-карту по кнопке ниже. Представитель банка поможет открыть расчетный счет, если его еще нет, и выпустить одну или несколько карт под задачи бизнеса.