Поправки об онлайн-кассах вступили в силу

Президент подписал поправки к закону об онлайн-кассах: они заработали с 3 июля. Там много нового для бизнеса. Есть хорошие новости для владельцев торговых автоматов и ИП на патенте. И не очень хорошие для тех, кто выдает займы, платит через подотчетных лиц и принимает безнал.

Раньше закон № 54-ФЗ касался только расчетов наличными и электронными средствами платежа, например картами. Бизнес мог как-то использовать отсутствие точной терминологии: мол, это у нас расчеты, а вот это нет или тут у нас не электронное средство платежа. Теперь конкретику из закона убрали — расчеты и всё. Сослаться на неопределенность с трактовками электронных средств платежа больше не получится.

Определение расчетов тоже изменилось. Теперь это не только прием и выплата, но и зачет предоплаты, и погашение займов на товары. А электронные средства платежа заменили на безналичные расчеты. Больше нет смысла искать уточнения, что ЦБ и налоговая считают электронными средствами платежа.

На самом деле это только усложнило работу бизнесу. Если раньше спорили только о том, нужно ли пробивать чек при оплате по квитанции через банк, то теперь о том, нужно ли пробивать чеки при займах, выдаче денег в подотчет и авансах. Минфин опубликует еще не одно письмо с разъяснениями по поводу этих поправок.

По-прежнему кассы не нужны при безналичных расчетах между ООО и ИП. То есть если одна фирма платит другой на расчетный счет платежным поручением, чек пробивать не нужно. Так было и до поправок.

Но если от имени компании пришел сотрудник, купил канцтовары и оплатил корпоративной картой, на сумму покупки нужно пробить чек. Это уже расчет электронным средством платежа, которое предъявляют при оплате. Тогда нужна касса.

Вы можете работать только с компаниями и вообще не работать с физлицами. Но если сотрудник вашего клиента — юрлица придет с корпоративной картой, вам внезапно нужна касса. Это уже не безналичный расчет, и никакие отсылки к тому, что у вас не покупают обычные люди, а только компании, не помогут.

Касса нужна, а чек выдавать необязательно. В закон добавили пункты, когда кассу нужно использовать, но чек покупателю можно не печатать и даже не отправлять. То есть информация о покупке уходит в налоговую, записывается, а покупатель ничего не получает. Вот эти случаи:

1. Если клиент платит электронным средством платежа через билетный автомат за услуги по перевозке.
2. Если товары (кроме подакцизных, технически сложных и маркированных) продаются через вендинговый аппарат с автоматическим устройством для расчетов.

На самом аппарате должен быть хорошо виден заводской номер. А ставить отдельно кассу и печатать чек не нужно.

С 2020 года на дисплее аппарата для вендинга должен отображаться QR-код с информацией о покупке. То есть покупатель может считать и проверить этот код. Пока это условие соблюдать необязательно.

Аппарат с автоматическими расчетами — это когда можно вставить купюру, нажать кнопку и получить сдачу, а оборудование работает от розетки. Например, так продают кофе и шоколадки. А если для расчета нужно вставить монету и покрутить ручку, как при продаже бахил, это механические расчеты — для них кассы вообще не используют.

Отсрочка для ИП без работников. Если у ИП вендинговый бизнес и нет работников, до 1 июля 2019 года онлайн-касса вообще не нужна — им продлили персональную отсрочку.

Допустим, клиент оплатил товар или подписку поздно вечером в выходной: сходил в банкомат, ввел реквизиты и внес деньги. Формально чек надо было выдавать в момент оплаты, максимум через 5 минут. Это было проблемой: кто должен был пробить и отправить чек ночью, закон не объяснял.

Теперь все прояснилось: чек при безналичных расчетах без контакта с покупателем нужно отправлять не в момент оплаты, а не позднее следующего рабочего дня или передачи товара.

Если клиент оплатил картой на сайте ночью, чек ему нужно отправить сразу с помощью автоматический онлайн-кассы. А если он платит по квитанции через банк, то есть безналичным платежом, чек можно отправить даже на следующий день в обед. Но если товар ему повезли утром, то чек нужно отправить до этого.

Электронный чек. Отправляют на номер или почту, которую клиент указал до оплаты.

Бумажный чек. Передают вместе с товаром. Тут нужно быть внимательным: пробить чек надо на следующий день, а вот передать можно при первой встрече.

Этот вопрос горячо обсуждался еще до поправок. Формально кассу нужно применять при приеме и выплате денег. Еще до этих поправок получалось так: если компания выдала сотруднику 1000 рублей на покупку бумаги для офиса, то при оплате этой бумаги сотрудник должен выбить чек. При этом продавец бумаги тоже выбивает чек.

Эта ситуация хоть и выглядела абсурдной, но формально соответствовала написанному в законе. Фактически всем подотчетным лицам, которые где-то покупают что-то для компании, нужно было выдать кассу. Правда, внимание на это обратили всего несколько месяцев назад и на практике выполнить требование было невозможно.

Поправки это недоразумение окончательно не устранили. Из закона до сих пор следует, что чеки нужно пробивать не только при получении оплаты, но и при выдаче денег от одной компании другой.

Получаете наличные в счет оплаты офисной бумаги от ООО — пробиваете чек. Платите за офисную бумагу наличными через сотрудника по доверенности — тоже пробиваете чек, но продавцу его можно не отдавать. Операция одна, а чека должно быть два. И оба хочет видеть налоговая.

Но на практике задваивание одной операции бессмысленно. Это могло понадобиться, чтобы идентифицировать обе организации, которые используют в расчетах наличные или карту. Теперь в законе появилось требование по поводу реквизитов чека: когда расчеты происходят между двумя фирмами или ИП, продавец указывает в чеке данные покупателя.

То есть когда сотрудник платит от лица компании (например, по доверенности), в чеке на покупку бумаги на 1000 рублей будет стоять название и ИНН компании-покупателя. И кажется, что теперь пробивать чек при выдаче денег через сотрудника не надо: так даже говорят в интервью представители ФНС. На этот пункт поправок ссылаются некоторые бухгалтерские сайты: вот теперь, мол, все понятно и чеки при выплате денег можно не пробивать.

Но эти сайты не говорят, что поправки о дополнительных реквизитах чека вступят в силу только в 2019 году. А пока название и ИНН покупателя в чеке указывать необязательно. Значит, и покупателя идентифицировать тоже не получится. Если налоговая придерется, ссылка на интервью и разъяснение на сайте от штрафа не спасет.

Нам неизвестны случаи, когда кого-то оштрафовали бы за то, что фирма не пробила чек на расход через подотчетное лицо. Но и официальных разъяснений на этот счет тоже нет. Хотя в частных ответах компаниям налоговая говорит, что чек при таких операциях пробивать действительно нужно.

Есть только один способ узнать общее мнение налоговой и Минфина: писать туда письма и задавать вопросы. А пока бухгалтерам придется действовать на свое усмотрение. Сложнее всего придется тем, у кого нет кассы, потому что нет клиентов-физлиц. Покупать ее только для чеков при оплате хозрасходов наличными и корпоративной картой нецелесообразно. Лучше уж платить за все через расчетный счет и ждать официальных разъяснений.

До 1 июля 2018 года действовала отсрочка для всех платежей электронными средствами, кроме карт. Если покупатель платил «Яндекс-деньгами» или через банковское приложение, можно было не использовать кассу. Больше такой отсрочки нет: при оплате электронными деньгами и через клиент-банк нужна касса.

Но остался вопрос с платежами по квитанции в банке. Например, клиент пришел в банк с квитанцией и оплатил через операциониста. Такая оплата не считается электронным средством платежа, это безналичный платеж.

В этом случае до 1 июля 2019 года чек пробивать не нужно. Но только если есть уверенность, что покупатель внес деньги именно в банк, а не перевел их с карты или через приложение. Те же реквизиты для оплаты можно ведь указать и в клиент-банке, и в банкомате, но тогда это электронное средство платежа и чек нужно пробить. То есть нужно разбираться с каждым платежом от физлица на расчетный счет: откуда и как он там заплатил. АААААА!

Бухгалтеры беспокоятся: как узнать, каким способом платил клиент. Деньги же все равно приходят на расчетный счет: и при оплате картой, и при оплате через клиент-банк, и при оплате по квитанции через операциониста. Но без кассы можно работать только в последнем случае. На самом деле есть способ узнать, как именно произошла оплата: по первым цифрам счета, с которого прошло зачисление. Для расчетов между банками — одни цифры, для переводов со счета физлица — другие. Есть варианты разобраться и по выписке понять, кому нужен чек, а кому нет.

Или можно пробивать чеки на все поступления от физлиц: на налоги это все равно не повлияет, а от штрафа защитит.

Теперь ИП на патенте вообще не нужна касса. Неважно, есть сотрудники или нет — это не отсрочка, а именно освобождение.

Но есть исключения, когда касса нужна даже на патенте. Некоторые виды деятельности не освободили от ККТ, а просто дали отсрочку на год. В законе они перечислены списком пунктов из налогового кодекса.

Вот при какой деятельности будет нужна касса, даже если бизнес ведет ИП на патенте:

• парикмахерские и косметологии;
• ремонт бытовой техники и часов;
• автосервис;
• перевозки грузов и пассажиров машинами;
• ветклиники;
• спортклубы;
• ландшафтные дизайнеры;
• грузоперевозки по воде;
• экскурсионные бюро;
• аптеки и медцентры;
• прокаты;
• розница и общепит;
• производство молока;
• рыбные и охотничьи хозяйства;
• ремонт компьютеров;
• грузоперевозки по воде.

То есть если ИП на патенте занимается деятельностью не из этого списка исключений, касса ему не нужна. Например, в списке исключений нет химчисток, остекления балконов, обучения на курсах, выпечке тортов на дому, переводов и разработки компьютерных программ. При любых расчетах и даже с сотрудниками ИП на патенте для таких видов деятельности покупать онлайн-кассу не придется. Но клиенту все равно нужно выдать документ для подтверждения расчетов.

Для исключений из списка не действует освобождение навсегда, зато есть отсрочка до 1 июля 2019 года. В зависимости от вида деятельности здесь может иметь значение наличие работников, но об этом дальше.

В статью 2, где список всех освобожденных от ККТ, добавили муниципальные парковки, библиотеки, киоски по продаже молока и воды и продажу воды в розлив. Уточнили формулировку по кредитным организациям — им касса тоже не нужна. Как и страховым агентам: за них чек выбьет страховщик.

Для платежей за коммунальные услуги и капремонт чеки можно не пробивать до 1 июля 2019 года. Изменились условия освобождения для бизнеса в труднодоступных и отдаленных местностях.

Отсрочка до 1 июля 2019 года действует, но с поправками. Вот для кого и как она теперь работает:

1. ИП и организации на ЕНВД, кроме розницы или общепита. Например, бытовые или ветеринарные услуги, мойка и ремонт автомобилей, грузовые и пассажирские перевозки, реклама на транспорте или арендный бизнес.
2. ИП на ЕНВД и патенте в рознице или общепите без работников с трудовыми договорами. Тут стоит отметить, что если у ИП работают продавцы, которые тоже формально ИП, это не работники и они не лишают права на отсрочку. Если с поваром или бариста заключают гражданско-правовые договоры, то право на отсрочку тоже сохраняется. Нет трудового договора — нет ККТ.
3. ИП на патенте, которые занимаются бизнесом из списка исключений для освобождения от касс на ПСН. Там парикмахерские, косметологи, спортклубы и ремонт компьютеров. Остальным ИП на патенте вообще не нужна касса, а предпринимателям из этого списка не нужна только до 1 июля 2019 года. Работники тут не имеют значения. Отсрочка будет действовать даже для бизнеса с трудовыми договорами. Сверяйтесь с пп. 3 п. 7.1 ст. 7 закона № 54-ФЗ.
4. ИП с вендинговым бизнесом без работников.

Тем, у кого есть эта отсрочка, нужно выдавать по просьбе клиента подтверждающий документ. Например, квитанцию или товарный чек.

Нет, здесь все по-прежнему: у фирм и ИП без работников на любом режиме есть отсрочка до 1 июля 2019 года. Но только если это не общепит с трудовыми договорами, для которого касса нужна уже сейчас.

Если у вас есть статус ИП и вы оказываете какие-то услуги из перечня, принимайте платежи любыми способами и не покупайте кассу как минимум еще год.

Переводчики, редакторы, бухгалтеры, оценщики, ландшафтные дизайнеры, системные администраторы, фотографы, портные, дизайнеры интерьеров на любом режиме могут работать без кассы и чеков. Но при наличных расчетах и оплате картами нужно выдавать клиентам бланки строгой отчетности. Не выдавать вообще ничего можно только при оплате по безналу, если это получится подтвердить.

После поправок под действие закона о ККТ попали займы для оплаты товаров и услуг. Но только эти — займы на другие цели с кассами вообще не связаны. Раньше про займы в законе ничего не говорилось: считалось, что это не расчеты. Теперь выдать и погасить заем — это расчет. Придется задуматься об использовании онлайн-кассы.

Погашение займов. Если займы между фирмами или ИП и их погашают через банк по безналу, касса не нужна. Это как с остальными расчетами: работает исключение для безналичных платежей между юрлицами и ИП.

Если компания выдала заем на покупку товаров физлицу или его погасили наличными, нужно выдать чек. Как если бы клиент не получил заем, а просто купил товар.

Выдача займов. Если компания или ИП выдала заем даже для оплаты товаров и услуг, до 1 июля 2019 года чек можно не пробивать. Бланк строгой отчетности тоже не нужен. Отсрочка упоминается в п. 4 ст. 4 закона № 192-ФЗ.

Благодаря поправкам авансы тоже упоминаются в определении расчетов. Ситуация похожа на займы, но с нюансами.

Когда компания получала аванс, это и раньше считалось расчетом: деньги же получали за товар или услугу. А вот при выплате авансов кассы не использовали. Но все изменилось.

Выплата аванса. Если компания перечисляет аванс ИП или фирме за что угодно, то чек она может не выбивать только при переводе платежкой через банк. А если внести предоплату наличными, нужно пробить чек. Да, именно так: заплатил кому-то деньги и выбил чек с подходящим признаком расчета. Тот, кто получит эти деньги, тоже будет выбивать чек. То есть касса нужна даже тем, кто вообще не принимает деньги от физлиц, а просто иногда вносит предоплату наличными или платит вперед корпоративной картой.

Зачет и возврат авансов. Например, покупатель внес какую-то сумму в счет будущих покупок или оплатил сервис на полгода вперед. Ему пробили чек. А потом клиент использует услуги или забирает товар и этот аванс ему засчитывают. В момент зачета выбивать чек клиенту не нужно, но только до 1 июля 2019 года.

Пример такой ситуации — покупка по подарочной карте. Когда ее купили, то как бы внесли аванс. Продавец выбил чек. А когда кто-то придет забирать товар и предъявит к оплате эту карту, то чек покупателю можно не выбивать, даже если это другой человек.

Особый порядок для зачета авансов. Для некоторых видов услуг можно выбить один чек по всем зачетам оплат за сутки или даже за месяц. Это касается абонементов и предоплатных тарифов на услуги в сфере культурно-массовых мероприятий, грузовых и пассажирских перевозок, услуг связи и электронных услуг. Компания, которая получила за них предоплату и потом ее полностью или частично отработала, формирует один чек за день по всем расчетам. При этом кассовый чек о зачете аванса клиенту можно вообще не отправлять.

А если чек о зачете предоплаты все-таки отправляется, то для таких услуг он может быть только электронным, без бумажного.

Нет, еще есть частные случаи:

1. Что делать при поломке фискального накопителя — п. 8.1 ст. 4.2.
2. Срок регистрации ККТ увеличили до 10 дней — п. 7 ст. 4.2.
3. Ошибки исправляют с помощью чека коррекции, а не через возврат прихода — п. 4 ст. 4.3.
4. Чтобы закрыть фискальный накопитель, нужны данные из ОФД — п. 5.1 ст. 4.3.