Как оформить разъездную работу?
Николай
спросил в Сообществе
У меня небольшая компания. Часть сотрудников постоянно работает в офисе, это бухгалтеры и операторы. Но есть люди, которые в офисе почти не бывают: менеджеры по продажам, торговые представители, курьеры. Они практически каждый день выезжают по разным адресам в Москве и Московской области. Иногда не успевают вернуться в тот же день домой и останавливаются в гостинице.
Слышал, что подобная работа называется разъездной. Но какие профессии точно к ней относятся? Искал в законах перечень должностей и профессий с разъездным характером работы, но не нашел. Как компенсировать таким сотрудникам расходы на проезд и проживание? Для сотрудников, которые ездят в командировки, мы издаем приказы. А сотрудники с разъездной работой в поездках постоянно — не издавать же для них приказы каждый день.
В законе не прописано, какие должности и профессии относят к разъездной работе. Вы должны сами утвердить такой перечень в коллективном договоре или локальном нормативном акте компании. Также в локальном акте нужно прописать, как вы будете компенсировать расходы сотрудникам с разъездной работой — в какие сроки и по каким документам.
Что такое разъездная работа и чем она отличается от командировок
Разъездная работа — это работа, в ходе которой сотрудник постоянно выполняет свои обязанности вне места расположения компании или ИП. Так работают, например, курьеры, экспедиторы, водители, торговые представители, страховые агенты, выездные инженеры .
Командировка — это периодические поездки сотрудника за пределы населенного пункта, чтобы выполнить определенную работу или задачи работодателя.
Если у сотрудника разъездная работа, его служебные поездки командировками не считают .
Отличие разъездной работы от командировок
| Разъездная работа | Командировки | |
|---|---|---|
| Как часто бывают поездки | Постоянно | Периодически |
| Перерывы между поездками | Может не быть | Обязательны |
| Как оформляют поездку | Приказ не нужен. В локальном акте должен быть прописан порядок оформления поездок, и его нужно придерживаться | Издают приказ о направлении в командировку |
| Как оплачивают время поездки | В виде оклада | По среднему заработку |
Как установить разъездной характер работы
Официально утвержденного списка должностей и профессий с разъездным характером работы нет. Работодатель сам указывает в коллективном договоре или локальном акте, у каких сотрудников работа разъездная. Также в локальном акте прописывают, как оплачивают связанные со служебными поездками расходы :
- На проезд.
- Наем жилого помещения.
- Суточные. Их платят, если из-за транспортных проблем и характера выполняемой работы сотрудник не может каждый день возвращаться домой. Например, если согласование условий договора займет больше одного дня или автобус отменили из-за непогоды.
- Те, что работник понес с ведома или разрешения работодателя, например расходы на мобильную связь.
Можно не покрывать все расходы отдельно, а сразу установить надбавку к окладу, например 15—20%. Если установите надбавку, пропишите ее в локальном акте и трудовом договоре.
Также в локальном акте нужно прописать:
- Кто решает, куда и когда ехать сотруднику.
- Какие документы для поездки нужно оформить, например путевой лист.
- Какие документы и в какой срок должен представить сотрудник, чтобы подтвердить расходы, например билеты, квитанции, чеки, путевой лист, авансовый отчет.
После работников нужно ознакомить с локальным актом о разъездном характере работы под подпись .
В трудовом договоре с работником нужно указать, что работа носит разъездной характер. Также надо прописать, что служебные поездки сотрудник совершает только по конкретной территории — Москве и Московской области. Если он поедет в другой регион, это будет командировкой .
Как оформлять поездки при разъездной работе
Направляя сотрудника в служебную поездку, действуйте в порядке, прописанном в локальном акте. Возможны два варианта:
- маршрут определяет руководитель;
- маршрут определяет сам работник.
Деньги на проживание, проезд и суточные можно выдать перед поездкой или на несколько поездок сразу — ориентируйтесь на локальный акт.
После поездки сотрудник должен отчитаться обо всех расходах, кроме суточных. Он должен сдать авансовый отчет и документы, подтверждающие понесенные расходы: проездные билеты, квитанции, чеки, счета. Точно так же, как если бы съездил в командировку.
Авансовый отчет можно сдавать по унифицированной форме АО-1 или форме, разработанной компанией .
Отмечу, что компенсацию понесенных расходов на проезд, проживание, суточные до 700 ₽ в сутки за поездки по России не облагают НДФЛ и страховыми взносами. Но у вас должен быть локальный акт о разъездном характере работы и документы, подтверждающие расходы в каждой поездке. Если их не будет, придется платить НДФЛ и взносы .
Если установите надбавку к окладу за разъездную работу, с нее нужно платить НДФЛ и страховые взносы в общем порядке.
Что в итоге
В трудовом договоре с сотрудником обязательно укажите, что его работа носит разъездной характер.
В локальном акте пропишите, как компенсируются расходы, связанные со служебными поездками.
По возвращении из поездки сотрудник должен в срок, установленный в локальном акте, сдать авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы.
