Как оптимизация ИТ превращает компанию в работающий механизм

Когда-то, в начале 90-х, я впервые столкнулся с задачей, о которой сегодня говорят как об оптимизации ИТ-инфраструктуры. В то время я работал инженером-программистом в банке, где все трудились на программах в MS DOS 3.3.

Бухгалтеры выполняли рутинные операции в программе “Опердень” — однозадачной системе, которая не позволяла работать параллельно с другими приложениями. Казалось бы, мелочь, но на практике специалисты тратили достаточно времени на частые перезапуски, а отдел считал это «нормой».

Одним из новшеств внедрённых мной, которое помогало существенно ускорить обработку больших массивов данных, являлась программа SuperCalc — предшественник Excel в среде MS DOS. Это позволило сотрудникам более эффективно использовать своё рабочее время и снизить количество ошибок. Тем не менее, время переключения между программами всё равно оставалось проблемой.

Тогда я решил разобраться, можно ли сделать иначе. Изучив тонны литературы (интернета «для всех» тогда ещё не было и стоил он дорого), я внедрил решение на базе Windows 3.11 для рабочих групп. С технической реализацией для бездисковых рабочих станций и загрузкой из образа по сети, помню, пришлось изрядно повозиться.

Новая система была максимально оптимизирована (убраны лишние модули, улучшены настройки), позволяла быстро переключаться между задачами и использовать встроенные инструменты — от файлового менеджера до календаря, не считая программы «Опердень» и таблиц в Supercalc. Д

ля сотрудников это было прорывом, а для банка — ощутимая экономия: время на рутинные операции сократилось, а производительность суммарно выросла почти на треть. Позже мой подход масштабировали на все филиалы региона.

С тех пор я чётко усвоил, что эффективная работа компании начинается с эффективности работы всей ИТ-инфраструктуры — это то, на что можно повлиять здесь и сейчас.

Современный бизнес часто тратит деньги не там, где нужно. Покупаются новые компьютеры, а проблема с низкой скоростью работы остаётся. На практике около 40–60% проблем в производительности связаны не с «железом», а с неправильной конфигурацией системы, программ и неэффективными привычками сотрудников.

Метод оптимизации системы (Windows в частности), который я использую, проверен уже на сотнях рабочих мест клиентов — от бухгалтерий и складов до клиентских отделов.

Результаты впечатляют:

• увеличение скорости работы систем и приложений на 15–60%;
• сокращение обращений в техподдержку по проблемам на рабочих местах на 70%-80%;
• •уменьшение утомляемости сотрудников (что напрямую влияет на качество их решений).

А главное — экономия бюджета. Часто заказчики сами признаются: после оптимизации техника «второй свежести» спокойно служит ещё 3–5 лет без необходимости замены или апгрейда.

В своей работе я всегда анализирую три ключевых элемента, которые влияют на производительность бизнеса:

1. Оборудование — насколько современно и правильно настроено.
2. Программная среда — где именно «тормозит» Windows или Linux и приложения, есть ли бэкапы.
3. Человеческий фактор — насколько сотрудники обучены эффективно работать с техникой.

После диагностики предлагаются конкретные меры — не абстрактные «модернизации», а оптимальные шаги с экономическим эффектом. При необходимости обучаю сотрудников работе с системами и программами, чтобы результат закрепился в долгосрочной перспективе.

В одной компании после оптимизации ИТ-инфраструктуры мы сократили время закрытия месяца с пяти до трёх дней. В другой — убрали до 40% простоев отделов продаж и бухгалтерии, вызванных «подвисаниями» и «торможениями». И подобных примеров достаточно.

Результат — повышение скорости оборота средств и/или снижение затрат на обслуживание.

Я всегда вдохновлялся подходом Генри Форда: оптимизировать каждую операцию, чтобы механизмы и люди работали максимально слаженно и с минимальными простоями. Я бы добавил: «и с оптимальной нагрузкой на людей, не подвергая риску их здоровье».

Так же и с ИТ: ИТ-инфраструктура должна быть максимально задействована, бизнес-процессы насколько возможно автоматизированы, риски негативного воздействия на здоровье сотрудников (включая минимизацию стрессовых ситуаций) минимальны. Если всё отлажено — бизнес движется не только практически без перебоев, но и повышается прибыль, появляются дополнительные возможности для роста, масштабирования.

ИТ должен быть не обузой, а инструментом прибыли вашего бизнеса.

Ваш бизнес может работать быстрее уже завтра

Если вам важны повышение КПД бизнеса, эффективность работы техники и сотрудников, а, следовательно, и рост прибыли, то стоит сначала самим понять что на самом деле происходит в компании. Это потребует времени, внимательности к деталям + комплексного видения.

Рекомендую:

1. Провести аудит всех важных сфер и выписать проблемные места/ участки.
2. Распределить их по приоритетам/ важности.
3. Выделить зависимость одних проблем от других.
4. Привлечь проверенных и ответственных спецов, консультантов (по рекомендациям, отзывам) в каждой сфере. Зачастую такие спецы есть в самой компании.
5. Начать решать в первую очередь наиболее критические задачи, а после по мере снижения важности.
6. Оптимизировать бизнес-процессы.

Эти итерации необходимо проделать для каждого уровня:

• компании,
• отделов/ подразделений,
• бизнес-процессов каждого сотрудника.

Также рекомендую использовать систему протоколирования/ CRM не только для фиксации действий, но и как чек-лист поставленных и выполненных задач, чтобы коллектив видел прогресс. Именно он вдохновляет людей на активность и творчество.