Как вести отчетность по расходам СНТ?

Если членские взносы вносятся только на р/с, то как произвести оплату за канцелярские товары, бензин для косилки для уборки травы на территории ЗОП или приобрести лампочки или видеокамеру для наружного наблюдения? И кто должен оформлять авансовый отчет, если товары были приобретены для нужд СНТ, но за деньги члена СНТ? Или например соседний СНТ нанял трактор для чистки снега и предлагает долевое участие, чтобы расходы поделить.