Как заполнить и сдать персони­фи­цирован­ные сведе­ния о физлицах

Если у бизнеса есть работники в штате или исполнители по ГПД кроме самозанятых, ему надо сдавать в налоговую специальный отчет — «Персонифицированные сведения о физических лицах», ПСФ.

Исключение — компании и ИП, которые применяют автоматизированную УСН. На этом спецрежиме персонифицированные сведения не подают.

В отчет включают персональные данные каждого человека и сумму выплат, начисленных ему за истекший месяц  ​.

Сдают отчет за первый и второй месяц квартала. За март, июнь, сентябрь и декабрь сдавать не обязательно: нужные данные есть в разделе 3 расчета по страховым взносам  ​.

ПСФ надо сдавать на всех людей, которые в отчетном месяце  ​:

• работали в компании или у ИП по трудовому договору, включая нанятого руководителя;
• сотрудничали с бизнесом на основании гражданско-правовых договоров — о выполнении работ, оказании услуг, авторских.

Если кто-то уволился в отчетном месяце или у кого-то не было выплат, например человек был в отпуске за свой счет, — их тоже надо включить в отчет.

Сведения нужно сдать, даже если в компании нет сотрудников кроме директора — единственного участника, который назначил руководителем сам себя  ​.

Если исполнители по ГПД — самозанятые, на них персонифицированные сведения обычно подавать не надо. Но есть ситуации, когда на выплату самозанятому надо начислить страховые взносы, в частности:

• на крайнюю дату сдачи отчета заказчик не получил от самозанятого чек на оплату. Если он предоставил его позже, заказчику надо подать уточненные ПСФ;
• самозанятый был работником заказчика менее двух лет назад. Тогда выплаты самозанятому не подпадают под налог на профессиональный доход. С них нужно удерживать НДФЛ и начислять взносы, как на вознаграждение обычного физлица.

В этих случаях самозанятых тоже надо включить в отчет.

Отчет с персонифицированными сведениями надо представить в налоговую инспекцию по месту учета компании или месту жительства ИП.

Если ПСФ сдают на 10 человек и менее, отчет можно подать на бумаге. На 11 и более — только в электронном виде  ​: через личный кабинет компании или ИП на сайте ФНС или через компанию — оператора ЭДО.

Сведения надо сдавать не позднее 25-го числа каждого месяца, следующего за истекшим  ​. Однако за март, июнь, сентябрь и декабрь отчет сдавать не обязательно при условии, что работодатель сдал в налоговую РСВ — расчет по страховым взносам за первый квартал, полугодие, 9 месяцев, год. Причина — сведения в персонифицированном отчете и в разделе 3 РСВ идентичны.

Расскажу, как заполнять титульный лист и внутренние страницы отчета.

Титульный лист. Вот что в нем указывают  ​:

1. ИНН и КПП компании-работодателя либо только ИНН — если отчет подает предприниматель.
2. Номер корректировки. Если сведения сдают первый раз за период, пишут «0--».
3. Код периода, за который подаются сведения: 01 для января, 02 для февраля, 03 для марта и так далее.
4. Год, за месяц которого представляют отчет.
5. Код налогового органа, куда подаются сведения.
6. Код места представления сведений. Для организаций это «214», а для ИП — «120».
7. Название компании или ФИО предпринимателя полностью, без сокращений.
8. ОГРНИП — его указывают ИП и главы крестьянских фермерских хозяйств.

Вторая и последующие страницы отчета. На них указывают сведения обо всех застрахованных физлицах  ​. Для каждого человека предусмотрен отдельный блок строк 010—070.

Строку 010 «Признак аннулирования сведений о физическом лице» при первичной подаче формы не заполняют.

В строках 020—060 указывают персональные данные физлица: ИНН, СНИЛС и ФИО.

В строке 070 показывают выплаты, начисленные физлицу за истекший месяц, как облагаемые, так и не облагаемые взносами на основании ст. 422 НК РФ, например пособие по больничным за первые три дня, матпомощь работникам, пособие на погребение. Не указывают только дивиденды и другие выплаты, которые не являются объектом обложения взносами.

Отрицательные значения сумм выплат в отчете не указывают.

Если у сотрудника в текущем месяце выплат не было, на него заполняют только персональные данные — строки 020—060.

На работника, который внутри одного месяца уволился и снова устроился на ту же работу, в ПСФ заполняют один блок строк 010—070  ​.

Если у обособленного подразделения, ОП, компании свой расчетный счет в банке, оно само начисляет и выплачивает деньги работникам, такое ОП должно отдельно подавать персонифицированные сведения в ИФНС по месту своего учета.

Обособленные подразделения заполняют отчет по общим правилам, но есть особенности при заполнении титульного листа  ​:

• в поле «КПП» указывают код постановки на учет по месту нахождения обособленного подразделения;
• в поле «Представляется в налоговый орган (код)» — код инспекции, в которую ОП сдает отчет;
• в поле «По месту нахождения (учета) (код)» — 222;
• в поле «Наименование организации, обособленного подразделения / фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя, главы крестьянского (фермерского) хозяйства, физического лица» — название ОП, если оно есть. А если нет, указывают название головной компании.

Если у ОП нет своего счета в банке и оно не выплачивает деньги сотрудникам, сведения по его персоналу головная организация включит в свой ПСФ.

Корректировать ПСФ можно до подачи РСВ — расчета по страховым взносам за текущий квартал. Если ошибки в персонифицированных сведениях обнаружили после сдачи РСВ, тогда их исправляют, подав скорректированный раздел 3 расчета.

В уточненный отчет надо включить только сотрудников, чьи данные исправляете. На титульном листе укажите номер корректировки в поле с аналогичным названием. Например, если сдаете исправленный отчет первый раз, ставьте «1».

Если надо исправить сумму выплаты, в строке 070 укажите верное значение, а остальные данные перенесите из первичных сведений.

Если была ошибка в ИНН, СНИЛС или ФИО, надо в уточненном отчете заполнить на работника два блока строк 010—070:

• в первом в строке 010 поставить «1», а в строке 070 — ничего не писать. Данные из остальных строк ошибочных сведений переносятся без изменений;
• во втором блоке строку 010 оставить пустой, а в строках 020—070 написать верные сведения.

Чтобы добавить сведения о забытом работнике, надо заполнить по нему строки 020—070 в обычном порядке. В строке 010 ничего писать не надо.

Если работодатель не подаст отчет либо сдаст его позже установленного срока, налоговая теоретически может оштрафовать его на 200 ₽ за каждый несданный документ  ​. Но практики привлечения к ответственности за это нарушение пока нет.