Подтверждаем родство

1. Что такое подтверждение родства и зачем оно нужно.
2. Для чего изучать кладбища.
3. Как получить повторные свидетельства из загсов.
4. Как получить справки из загсов с дополнительной информацией.

В прошлом уроке вы разобрали домашние документы и, возможно, нашли свидетельства своих родственников из загсов. С помощью этих документов мы будем подтверждать родство в архивах: доказывать, что человек, чье личное дело вы хотите получить, — ваш родственник.

Подтверждение родства — это цепочка свидетельств, с помощью которых можно проследить вашу родственную связь с предком. Например, родство с дедом подтвердят ваше свидетельство о рождении, где указаны родители, и свидетельство о рождении отца или матери, где в родителях указан дед.

Закон об архивном деле ограничивает доступ к делам, в которых содержатся персональные данные, на 75 лет со дня создания документов. Если этот срок не вышел, исследователю необходимо подтвердить родство с человеком, о котором идет речь в документах. Если прошло более 75 лет, доступ может получить кто угодно. Но это правило не распространяется на архивы силовых ведомств: ФСБ, МВД, Минобороны. О них мы расскажем в отдельном уроке.

Вторая причина важности информации из загсов — генеалогия в чистом виде. До революции регистрацией брака, рождения и смерти занимались религиозные учреждения, которые вели специальные реестры — метрические книги.

После 1917 года вместе с томами метрик эту задачу передали отделам записей актов гражданского состояния — первым загсам, а на смену метрикам пришли актовые книги. С тех пор в них фиксируют важнейшие события в жизни человека с точки зрения права и государства: рождение, заключение или расторжение брака, смена имени, усыновление или удочерение, установление отцовства и смерть.

Каждое событие записывали в актовой книге и выдавали свидетельство, например о рождении.

Актовые книги содержат больше информации, чем свидетельства. Например, когда в загс приходил человек, чтобы зарегистрировать рождение ребенка, сотрудники вписывали и имя самого заявителя, и род занятий родителей, и какой ребенок по счету у них родился.

Возможно, некоторых свидетельств у вас недостает, но через загсы их можно восстановить — а заодно получить дополнительную генеалогическую информацию. Это чуть сложнее, чем использовать имеющиеся документы, но в уроке мы пошагово объясним, как это сделать.

А прежде чем идти в загс, советуем попробовать найти некоторую информацию на кладбищах. Там можно собрать ценные данные, которые потом очень пригодятся в загсе.

Подтверждать родство нам придется в ближайшее время. Уже в следующем уроке мы поговорим о делах пенсионеров — бесценном источнике в генеалогии, который точно поможет тем, у кого мало сведений на старте.

Запомним:

• До революции 1917 года информацию о браках, рождениях и смертях фиксировали в метрических книгах, а после начали заводить актовые книги в загсах. Актовые книги — важный источник для исследователя, в них больше данных, чем в выданных на руки свидетельствах.
• Через загсы можно восстановить свидетельства родственников. Документы нужны, чтобы доказать родство. Например, это пригодится, чтобы получить доступ к документам, срок давности которых меньше 75 лет.

Важным источником информации на старте могут быть кладбища — так можно уточнить годы жизни родственников. Это пригодится при поиске записей об их рождении и других документов.

Иногда надгробия — единственный способ найти фотографию родственника. Если ваши родные проживали в деревне, посетите местное кладбище. Найдя могилу прямых предков, обратите внимание, ухожена ли она. За ней могут присматривать ваши родственники, связь с которыми была утеряна.

Не будет лишним оставить на могиле послание, например:

Такое письмо лучше подготовить заранее: распечатать и поместить в файл или зиплок-пакет. Возьмите ленточку или веревку, чтобы привязать его к кресту или ограде. Для надежности послание можно заламинировать — оно должно пережить непогоду.

Ищите могилы не только прямых предков, но и их однофамильцев: вероятно, они окажутся родственниками. Для их потомков стоит оставить аналогичные послания: возможно, они помнят ваших дедушек и бабушек и могут что-то рассказать. Это особенно актуально для опустевших деревень, где вы вряд ли кого-то встретите на месте.

Вы можете найти могилу онлайн, используя базы захоронений BillionGraves и Find a Grave (недоступен из РФ), — их пополняют волонтеры. Вы и сами можете оцифровать кладбище с помощью приложения сервисов — хотя бы частично. Так вы поможете другим исследователям, которые ищут захоронения родственников.

Важное преимущество BillionGraves — интеграция с сервисами FamilySearch — о нем мы подробно расскажем в восьмом уроке — и MyHeritage (недоступен из РФ). Данные с кладбищ автоматически попадают в их поисковые системы, а при обнаружении совпадений сервисы предложат связать записи, подтвердив, что это один и тот же человек. Так шансы найти родственников повышаются.

В некоторых городах, регионах и странах созданы полноценные базы захоронений:

• Башкирия;
• Екатеринбург;
• Елец;
• Казань;
• Москва;
• Подмосковье;
• Новосибирск;
• Нижний Тагил;
• Самара;
• Таганрог;
• Тамбов;
• Уфа;
• Армения;
• Латвия;
• Литва;
• Эстония.

Найти могилу предка в городе сложнее. Здесь помогут администрации кладбищ, где хранятся бумажные книги регистрации захоронений.

Если вы знаете или предполагаете, на каком кладбище похоронен родственник, обратитесь к руководству и сообщите имеющиеся данные: ФИО, годы жизни и предполагаемую дату захоронения. Для более точного поиска возьмите и свидетельство о смерти, если оно сохранилось. Так вы сможете узнать участок, точную дату смерти и другие сведения, если они указаны в документах: возраст умершего, номер свидетельства о смерти и актовой записи и имя ответственного за захоронения.

Чтобы найти захоронение в Москве, обратитесь в ГБУ «Ритуал». Вы можете отправить запрос, заполнив форму на сайте организации, или написать самостоятельно на электронную почту info@mosritual.ru. Желательно сообщить название кладбища и дату смерти. Если у вас на руках свидетельство о смерти родственника, прикрепите его к запросу. Это увеличит шансы найти могилу.

Загсы выдают два вида документов: свидетельства и справки. И те и другие подходят для подтверждения родства и обладают юридической силой, но с помощью справок можно выудить дополнительную информацию.

В привычном свидетельстве из загса содержится далеко не вся информация, которую заносили в актовую книгу при регистрации рождения, брака, развода или смерти. Например, после рождения ребенка сотрудники могли записать не только имена родителей, но и их возраст, национальность — это поможет при репатриации, — род занятий, место жительства и прочее. Эти данные называются «иные сведения». В повторное свидетельство их не впишут, а вот в справке по вашему запросу могут указать. Именно поэтому в генеалогии важно получать из загсов справки.

Если у вас на руках нет ни оригиналов справок, ни оригиналов свидетельств, можно их заказать. Если свидетельство есть, закажите справку: лишней не будет. Рассказываем, как это сделать.

По закону вы вправе запросить документы только на себя или умершего родственника. Если родственник жив, запросить документ может либо он, либо другой человек, но с нотариальной доверенностью. При этом закон признает только кровное родство — документы на родственников мужа или жены, даже на умерших, можно получить только по доверенности.

Начните оформлять документ на госуслугах. Специальную форму можно найти по запросу «повторное свидетельство или справка ЗАГС». В открывшемся окне выберите тип записи — о рождении, браке, смерти. Дальше укажите, на кого хотите оформить документ, выберите тип документа, а затем заполните сведения.

Сперва вас попросят указать реквизиты записи акта: уникальный номер, дату и место регистрации. Если у вас осталось свидетельство, посмотрите эти данные там. Если нет, пропустите этот шаг.

Когда дойдете до пункта «Добавить дополнительные данные в справку?», нажмите «Да». Это самый важный этап, который и поможет получить «иные сведения».

Если получаете документ о рождении, в открывшееся окно скопируйте следующий текст:

Если запрашиваете документ о браке:

Если запрашиваете документ о смерти:

Заполнив форму, выберите ближайший загс или МФЦ и запишитесь на удобное время. На госуслугах можно сразу уплатить госпошлину: 500 ₽ для повторного свидетельства и 350 ₽ — для справки.

Если родственник родился до 1926 года, записи о нем, скорее всего, не попали в базу ЕГР ЗАГС, а могут храниться в самих загсах и государственных архивах соответствующих регионов — процесс передачи в архивы идет неравномерно и многое зависит от конкретного субъекта. Вы можете обратиться в загс напрямую и заказать необходимый документ, об этом мы расскажем ниже.

Архив тоже может выдать справку по актовой книге — она будет отличаться по форме, но также будет иметь юридическую силу. Подробнее о запросах в архивы мы расскажем в четвертом уроке.

Скорее всего, документ к вашему визиту не подготовят: заполненная на госуслугах форма лишь заранее сформирует заявку на поиск сведений и оформление справки или свидетельства. Поэтому будьте готовы провести в загсе или МФЦ полчаса-час. За это время сотрудник обратится к внутренней онлайн-базе единого государственного реестра записей актов гражданского состояния, ЕГР ЗАГС, в которую включены актовые записи из загсов России начиная с 1926 года, а затем, скорее всего, отправит запрос в тот загс, где хранится актовая книга. Все так устроено потому, что необходимые для генеалогии «иные сведения» в единую базу практически не вносили.

Учитывайте, что из-за часовых поясов нужный загс может быть закрыт. Возможно, придется прийти второй раз, чтобы получить документ.

Вы можете ускорить процесс, если сами заранее позвоните в загс по месту хранения актовой книги и попросите внести «иные сведения» в ЕГР ЗАГС. Но для этого необходимо знать, какой именно загс регистрировал вашего родственника и когда это произошло.

Наконец, для получения самого документа вас попросят доказать родство с человеком, на которого вы заказали справку или свидетельство. Для этого представьте цепочку оригиналов документов, которые подтверждают родственную связь. Если вы восстанавливаете собственный документ, достаточно паспорта. Чем больше колен разделяет вас с родственником, тем длиннее будет цепочка документов.

Вот несколько примеров.

Получить их могут только ваши родители лично, если они живы. Если они отказываются этим заниматься, вы можете оформить нотариальную доверенность. При этом в документе должно быть специальное полномочие на получение повторных свидетельств.

Если родителей нет в живых, вы можете получить их документы, подтвердив родство с помощью своего свидетельства о рождении.

В этом случае потребуются:

1. Ваш паспорт.
2. Оригинал вашего свидетельства/справки о рождении.
3. Оригинал свидетельства/справки о рождении отца.
4. Оригинал свидетельства/справки о смерти деда.

С помощью этих документов сотрудник загса убедится, что вы действительно внук своего деда, и выдаст свидетельство. Без свидетельства или справки о смерти загс будет считать человека живым, даже если он родился, например, 130 лет назад.

Если у вас нет документа о смерти деда, заказывать его необязательно. При вас сотрудник может найти запись о смерти в ЕГР ЗАГС и убедиться, что деда нет в живых.

Если ваша мама меняла фамилию, то для подтверждения родства вам понадобится еще одно свидетельство — о браке матери. Там должна быть указана ее девичья фамилия, то есть фамилия деда. Без свидетельства загс не сможет убедиться, что это именно ваш дед.

А если будете запрашивать свидетельство о рождении бабушки по маме, то потребуется и ее свидетельство о браке. Заменить его может справка о смене фамилии — здесь она выполняет аналогичную функцию.

Вы имеете право получить справки и свидетельства не только на прямых предков, но и на двоюродных и даже троюродных родственников. Для этого необходимо представить цепочку документов, восходящую к общему предку.

Например, чтобы получить документ о рождении брата деда, последним документом должно быть свидетельство или справка о рождении самого деда: там будут указаны их общие родители. Не забывайте, что получить документы можно только на мертвых. Факт смерти сотрудники загсов и МФЦ могут проверить на месте с помощью системы ЕГР ЗАГС — получать документ о смерти необязательно.

Подтвердив родство с двоюродными родственниками, вы сможете получить копии их личных дел и других документов с неистекшим 75-летним сроком. Иногда это единственный способ восстановить биографию прямых предков. Например, ваша бабушка могла никак не засветиться в документах советской эпохи, а ее брат при этом мог построить карьеру, написать автобиографии для поступления на службу и вступления в партию — и рассказать в документах как о сестре, так и о родителях.

Запомним:

• По закону вы можете запросить свои документы или документы умершего родственника. Если член семьи жив, сделать это нужно будет или ему самому, или другому человеку, но с нотариальной доверенностью.
• Чтобы получить свидетельства умерших родственников, вам нужно собрать цепочку из документов, логично подтверждающих ваше родство. Для разных членов семьи документы могут различаться.
• В справках содержится больше биографической информации, чем в свидетельствах, поэтому стоит заказать их дополнительно.
• Вы можете восстановить и собственные свидетельства — если, например, какое-то потеряли.

Схема, которую мы описали, подойдет для получения свидетельств и справок в любом удобном загсе, а также в МФЦ — в Москве им передали функции загсов. Это возможно благодаря общей базе ЕГР ЗАГС, куда внесены все записи с 1926 года.

Но в базу не внесли «иные сведения», которые особенно важны для исследования. Вы можете связаться с конкретным загсом, где хранится оригинальная запись, с просьбой внести эти сведения в ЕГР ЗАГС. Также вы можете запросить документ там напрямую, минуя посредников в виде других отделений и МФЦ. Вот как это сделать.

Допустим, ваш дедушка родился в селе Журавинка Ряжского района Рязанской области в 1928 году. Его рождение должны были зарегистрировать в местном загсе, который находится в районном центре — Ряжске. Туда-то нам и предстоит направить запрос. Если адреса электронной почты загса нет, придется писать бумажное письмо — в случае с Ряжском все именно так. Если электронная почта указана, письмо можно отправить на нее.

Основа письма — заявление по форме Минюста. Мы подготовили шаблоны запросов по этой форме и заполнили графу «Иные сведения» в каждой из них:

1. Форма № 25 — для повторных свидетельств/справок о рождении: скопировать в «Гугл-документах» или скачать в формате DOCX.⁠
2. Форма № 26 — для повторных свидетельств/справок о заключении/расторжении брака: скопировать в «Гугл-документах» или скачать в формате DOCX.⁠
3. Форма № 30 — для повторных свидетельств/справок о смерти: скопировать в «Гугл-документах» или скачать в формате DOCX.⁠
4. Пример заполненного заявления: скопировать в «Гугл-документах» или скачать в формате DOCX.⁠

Вот как эти формы заполнять:

• вы можете поставить сразу две галочки — и для справки, и для повторного свидетельства;
• если не знаете точное место регистрации, указывайте название субъекта;
• если не знаете точную дату, указывайте примерный временной промежуток;
• в графе «Документ прошу выдать в связи с» пишите «утратой»;
• в графе об иных сведениях — ради нее все и затевалось — указывайте максимальный перечень данных, которые когда-либо вносились в актовые книги в зависимости от актуальных правил;
• в графе «Документ прошу выслать» пишите удобный вам загс.

Вместе с заявлением в письмо необходимо вложить квитанцию об уплате госпошлины. Платежный документ можно сформировать на сайте ЕГР ЗАГС. При этом выбирайте регион, где находится загс, в который вы обращаетесь.

Повторное свидетельство обойдется в 500 ₽, а справка — в 350 ₽. Так как для подтверждения родства подойдет и справка, свидетельство можно не заказывать, чтобы сэкономить на пошлинах. Но если хотите получить оба документа, закажите их одним заявлением и приложите две квитанции.

Когда актовой книге исполняется 100 лет, ее должны передать в региональный архив, но иногда книги оказываются в музеях или уничтожаются вовсе.

Правила в региональных архивах проще — сложное заявление заполнять точно не придется. Получить сведения можно с помощью запроса, который после обращения в загс покажется чем-то на уровне заявления на отпуск.

Запомним:

• Чтобы гарантированно получить справку с «иными сведениями», отправьте письмо в загс, где регистрировалось рождение, бракосочетание или смерть. В письме должны быть заявление и квитанция об уплате госпошлины.
• Сотрудник загса просмотрит актовые книги, составит запрошенные документы и направит их в отдел загса, который вы указали в письме. Параллельно вам направят уведомление об отправке документов по почте.
• Не стесняйтесь звонить и общаться с сотрудниками загса напрямую, чтобы уточнить детали, если нужные вам записи не нашли.

Работа с загсами в странах бывшего СССР строится по похожей схеме.

Чтобы получить свидетельство или справку, необходимо обратиться в ближайший российский загс (в Москве — в МФЦ) и заполнить там специальную форму. После этого ведомство само отправит запрос в другое государство.

Ответ обычно приходит в течение трех месяцев, но в отдельных случаях приходится ждать и полгода.

Подтвердить родство можно с помощью документов, где упомянуты члены семьи с указанием их родственных связей. Например, это похозяйственные и домовые книги — таблицы со списками жильцов домохозяйств и домов. А также анкеты из личных дел — по месту работы, учебы или уголовных.

Сам документ или его копия еще не подтверждает родство, а вот официальная справка, составленная архивом по вашему запросу, для этих целей подойдет. Чтобы получить такой документ, необходимо сначала найти дело, а затем обратиться в архив с просьбой составить по нему справку. Подробнее о запросах в архив мы расскажем в пятом уроке, о похозяйственных и домовых книгах поговорим в четвертом.

Иногда подтвердить родство невозможно — из-за плохой сохранности документов или, например, отсутствия записи в актовых книгах. В первые десятилетия советской власти муж и жена нередко проживали вместе, записывались с одной фамилией, имели детей, но при этом не регистрировали брак. В таком случае невозможно подтвердить родство с родителями жены: нет документа, который бы фиксировал смену фамилии.

В таких сложных случаях устанавливать факт родства необходимо в суде. Но перед этим нужно получить извещение об отсутствии записи акта гражданского состояния. Загс должен прислать его, если поиски по вашему запросу не дали результатов. Так вы докажете суду, что исчерпали все способы подтвердить родственные отношения.

Обычно к заявлению прилагают все документы, которые даже косвенно указывают на родственные связи. В качестве доказательств могут также выступать показания родственников и соседей.

Восстановленные свидетельства из загсов — ключ к советским источникам. В следующем уроке мы их подробно рассмотрим: начнем с выплатных дел пенсионеров. Внутри — трудовые биографии, документы, подчеркивающие заслуги и право на льготы, и другие важные бумаги.