Нужна ли​ онлайн-касса репетитору?

Если у вас нет лицензии на образовательную деятельность или вы не применяете патентную систему налогообложения либо самозанятость, вы должны использовать онлайн-кассу. Надо формировать чеки при приеме оплаты от людей без статуса ИП любым способом: наличными, по QR-коду, переводом на карту либо расчетный счет.

По правилам, если предприниматель принимает у человека без статуса ИП плату за услуги, он должен использовать контрольно-кассовую технику — ККТ  .

ККТ могут не применять организации и предприниматели, которые занимаются образовательной деятельностью на основе лицензии и у которых этот вид деятельности — основной  .

Получается, ИП вправе не применять ККТ, если одновременно выполняет три условия:

1. Есть лицензия на образовательную деятельность.
2. Образовательная деятельность ― основная.
3. Предприниматель оказывает населению услуги в сфере образования.

Образовательная деятельность ― реализация образовательных программ, которые включают в себя учебный план, рабочие программы учебных предметов, курсов и дисциплин  .

Лицензированием занимается региональное ведомство, ответственное за образование. Лицензия не нужна предпринимателям, которые преподают сами, без привлечения педагогов  .

Как я поняла из вопроса, вы занимаетесь сами, педагогов не привлекаете, образовательной лицензии у вас нет. Следовательно, льгота по неприменению кассы на вас не распространяется  .

Онлайн-касса ― это кассовый аппарат, который печатает чеки и отправляет информацию о продажах в ИФНС. Репетитор может работать без этого, если  :

• у него есть патент на услуги дополнительного образования. При этом ИП должен выдавать клиентам документы о расчетах с обязательными реквизитами  ;
• он самозанятый ИП. Но нужно формировать для клиентов чеки в приложении «Мой налог».

ИП-репетитор может работать без онлайн-кассы, если оказывает услуги компаниям или ИП. Например, проводит занятия по английскому языку для сотрудников фирмы, и заказчик перечисляет плату за услуги со своего счета на счет ИП. Но если представитель компании или ИП расплатится наличкой или оплатит услуги очно — картой или по QR-коду, — репетитор должен применить онлайн-кассу и выдать чек. При условии что он не вправе применять льготы, которые я разобрал выше.

Онлайн-кассу применяют при любом способе расчета: наличными, картой или по QR-коду. Если платят очно, нужно провести платеж через онлайн-кассу и выдать клиенту чек.

Для приема платежей лучше использовать бизнес-счет, а не счет физлица: у банка могут возникнуть вопросы и он может приостановить операции. Получать оплату от клиентов на текущий счет физлица вправе только самозанятые без статуса ИП  .

Если есть сайт, к которому подключена функция оплаты картой, то есть интернет-эквайринг, у ИП должна быть автоматическая онлайн-касса. Ведь при таком виде оплаты чеки покупателям не выдают и информацию в налоговую не отправляют, то есть это не ККТ.

Если оказываете услуги онлайн, можно использовать облачную кассу. Для этого заключите договор с компанией, которая предоставит в аренду облачную онлайн-кассу на своем дата-сервере. Физически касса будет находиться у арендодателя, а вы подключитесь к ней удаленно. Когда клиент оплатит услуги через сайт, облачная онлайн-касса отправит ему чек в СМС или на электронную почту и одновременно передаст информацию о платеже в налоговую.

Можно не брать в аренду облачную онлайн-кассу, а подключить сервис банка, который при поступлении платежей от клиентов будет сам отправлять чеки и информацию в налоговую. Такой сервис есть у многих банков и агрегаторов. Например, в Т⁠-⁠Банке это «Чеки» от Т-Кассы.

Если клиенты переводят оплату на расчетный счет банковским переводом или через приложение, вы должны пробить чек не позднее следующего рабочего дня после поступления денег на счет. Бумажный чек можно передать позже либо отправить электронный чек.

За оказание услуг без онлайн-кассы могут наложить штраф в размере 25—50% от суммы расчета, но не менее 10 000 ₽.

Если в течение года после уплаты штрафа будут повторные продажи без онлайн-кассы и совокупная сумма расчетов без применения ККТ составит от 1 млн рублей, могут приостановить деятельность на срок до 90 суток  .

Онлайн-кассу могут не применять ИП с лицензией на образовательную деятельность или с патентом на услуги дополнительного образования, самозанятые и ИП, которые принимают безналичные платежи от компаний и ИП. В остальных случаях нужно использовать ККТ и выдавать покупателям чеки.

Не используйте для бизнеса текущий счет физлица: банк может приостановить операции по нему.

Если у вас есть сайт и к нему подключена возможность оплаты картой, у вас все равно должна быть онлайн-касса. Можете использовать облачную кассу либо сервис банка, который сам будет отправлять чеки клиентам и информацию в налоговую.