Как я участвовала в выставке инноваций во Франции

У меня своя компания. В 2018 году мы задумались, как привлечь клиентов из-за границы.

Мы искали наименее затратные варианты и узнали о субсидиях Российского экспортного центра — РЭЦ. Подали заявку на участие в международной выставке технологических достижений, прошли отбор и успешно представили компанию на Viva Techology во Франции.

Расскажу по порядку, как мы это сделали, сколько денег потратили на участие в выставке и как нам помог РЭЦ.

РЭЦ — государственный институт поддержки несырьевого экспорта. Он помогает частным фирмам продвигать российские товары и услуги за границей: организует их участие в выставках, предлагает субсидии и льготы, проводит образовательные программы и многое другое. Полный список способов поддержки приведен на сайте РЭЦ.

Многие госпрограммы поддержки предпринимательства в России ориентированы на узкую специализацию или сферу услуг компании. Например, Фонд развития интернет-инициатив работает только с ИТ-стартапами, а Фонд Бортника ранжирует компании по выручке, времени существования и специализации.

На поддержку РЭЦ могут претендовать как маленькие компании и стартапы, так и гиганты отраслей. На сайте РЭЦ указано, что большинство их клиентов — небольшие компании из регионов.

Моя компания производит оборудование и систему для каршеринга. Мы делаем так, чтобы клиент каршеринга забронировал свободную машину в приложении, арендовал ее и после поездки не забыл заплатить. Вот как это работает.

Для аренды требуется программа в мобильном приложении. Водитель регистрируется в ней и выбирает автомобиль. В каждой машине стоит оборудование, которое передает данные о поездке в систему арендатора. Система обрабатывает эти данные и проверяет события всех поездок: разрешено ли тут ездить, не пора ли заправиться, не превышает ли водитель скорость. Для каждого события есть алгоритм действий. Он автоматический и не требует вмешательства человека. При любых нештатных ситуациях система сообщает об этом диспетчеру и выполняет его команды.

В начале 2018 года у нас было пять клиентов в России. Мы понимали, что после прихода Яндекса в феврале 2018 года рынок каршеринга в России серьезно изменится. Необходимо было скорректировать наши планы.

Мы задумались об экспорте наших услуг на международный рынок и сотрудничестве с иностранными компаниями. У нас было несколько идей, как именно можно развивать международное направление, но не хватало обратной связи от потенциальных клиентов.

Когда мы случайно узнали об услугах РЭЦ, поняли, что нам подходит участие в международных профильных выставках.

Во-первых, перед выставкой участники могут назначать встречи с помощью специальной системы. Это шанс рассказать о себе экспертам отрасли, крупным потенциальным заказчикам и профильным СМИ, предложить встречу или задать вопрос.

Во-вторых, у нас нет офиса и представителя за рубежом, поэтому стенд на выставке в Европе — это единственная возможность пообщаться с потенциальными заказчиками вживую и быстро получить от них обратную связь.

В-третьих, на выставке интенсивная программа полезных мероприятий: презентации новинок и идей, выступления лидеров отрасли, мастер-классы и хакатоны — соревнования программистов.

Повторюсь, что участие в международных выставках по программе субсидирования затрат — не единственная программа РЭЦ, но для наших целей она подошла лучше других.

Подготовкой к выставке и сопровождением экспонентов занимается компания-оператор. Это профессиональный организатор, который действует по поручению РЭЦ. Специалисты этой компании собирают заявки, проводят обучение по участию в выставке и помогают с деловой программой: мастер-классами, конкурсами, лекциями и т. д. У них же можно уточнить расчетную стоимость участия.

Размер субсидии. РЭЦ не выдает наличных денег и покрывает 80% стоимости участия по смете оператора. Вместе с договором на участие нам прислали подробную смету на 12 листах. В ней оператор перечислил все затраты на организацию поездки. По специальной формуле в смете рассчитан размер взноса каждого участника и сумма, которую за нас платит РЭЦ. Оплата производится на счет оператора.

80%

трат на выставку по смете оператора покрывает РЭЦ

В субсидию включены затраты на аренду и стенд, входные билеты на выставку на одного-двух представителей каждой фирмы. Стенд всегда коллективный. На большой площади представлены несколько компаний, у каждой есть свое рабочее место. Стенд оформлен в едином стиле, переговорные комнаты и подсобные помещения доступны всем участникам стенда.

Кроме стенда могут субсидировать 80% затрат на перевозку выставочных образцов и раздаточные материалы.

Проезд, проживание и визу РЭЦ не субсидирует. Если компания отправляет больше двух представителей, дополнительные билеты на выставку она оплачивает самостоятельно.

Мы взаимодействовали с РЭЦ в феврале — июне 2018 года. С тех пор условия участия и размеры субсидии могли измениться.

Мы зашли на сайт РЭЦ и выбрали две выставки: London Tech Week и Viva Technology в Париже. Нам понравился формат мероприятий и состав участников предыдущих лет. Для нашего бизнеса в мире проводятся более узкопрофильные мероприятия, например Carsharing Association Сonference и City Car Summit. Но в 2018 году участие в них РЭЦ не субсидировал.

На сайте не указана стоимость участия и размер субсидии. Чтобы узнать условия, я звонила в РЭЦ. Мне дали контакты оператора, который занимается организацией стенда РЭЦ на выставках. У подрядчика я уточнила стоимость участия и комплект документов для подачи заявления.

Были большие сомнения, что нашу заявку одобрят: на момент ее подачи у нас не было ни одного международного клиента, все коммуникации сводились к знакомству и предварительным договоренностям.

Так что параллельно с подачей заявки в РЭЦ я прикинула стоимость самостоятельного участия в выставке без субсидии: аренду минимальной площади, брендирование стенда, аренду плазмы. Без переговорных комнат и переводчиков пришлось бы потратить 1,2 млн рублей.

1,2 млн ₽

мы бы заплатили, если бы поехали на выставку без субсидий

Мы решили, что это дорого, поэтому придумали план Б: поехать на мероприятие как посетителям и обойти интересные нам стенды. Такой формат менее продуктивен, зато экономичен. Входной билет стоит около 150 €⁣ (11 000 ₽). При регистрации за три месяца и раньше предлагают скидку.

Заявку в РЭЦ я подала 22 февраля только на выставку Viva Technology в Париже. В Лондон мы решили отправить сотрудника по плану Б как посетителя.

Оператору мы отправляли следующие документы:

1. Выписку из Единого государственного реестра юридических лиц. На день подачи заявки выписке не должно быть больше месяца. Я скачала ее в личном кабинете компании на сайте налоговой.
2. Выписку из реестра субъектов малого и среднего предпринимательства. Ее я тоже скачала на сайте налоговой.
3. Справку об отсутствии задолженностей на 1-е число месяца, предшествующего месяцу подачи заявки. Шаблон справки выдал организатор.
4. Заверенную директором копию патента на нашу программу для ЭВМ.
5. Заверенную директором копию сертификата на наше оборудование.
6. Заявку по шаблону организатора.

Документы я подготовила за один день. Несколько часов ушло на заявку по шаблону организатора. В ней необходимо подробно описать целевую аудиторию и дать предварительную оценку спроса на услуги компании в регионе, раскрыть информацию о проработанных контактах и опыте участия компании в международных выставках с результатами. Все остальные документы я собрала за 10 минут, не покидая рабочего места. Пакет с заявкой и документами отправила курьером, а копии продублировала в электронном письме.

В середине марта организатор прислал письмо о том, что необходимо доработать заявку. Я слишком кратко расписала рынок сбыта и не привела ссылку на исследования, статистику из которых использовала.

Мне повезло, что в начале марта у международной консалтинговой организации вышел отчет о развитии каршеринга в мире. Там было описание рынка разных стран и прогноз развития до 2020 года. Я дополнила заявку цифрами из отчета и указала источник. Получилось убедительно. Отправила заявку повторно.

В начале апреля РЭЦ подтвердил наше участие в программе и мы начали подготовку. Она состояла из трех направлений:

1. Житейская подготовка: визы, перелет, проживание двоих сотрудников.
2. Подготовка презентационных материалов для стенда.
3. Деловая программа.

Некоторые из направлений субсидируются РЭЦ. Кратко расскажу о каждом этапе.

Виза, перелет и проживание. Перелет, проживание и визовую поддержку РЭЦ не субсидирует. Когда в городе проходят крупные выставки, недорогие билеты и отели разбирают за несколько месяцев до мероприятия, поэтому этот вопрос волновал меня сильнее всего. В итоге отель в районе выставки обошелся нам дороже участия: за него мы заплатили 65 000 ₽.

Мы выбрали перелет прямым рейсом накануне первого дня выставки и оказались правы. В день открытия нас ждали на стенде к семи утра. Если бы мы полетели с пересадками или ночным рейсом, могли бы не успеть. Билеты по невозвратному тарифу «Эконом-бюджет» на двоих обошлись в 40 120 ₽.

У нас были действующие шенгенские визы, поэтому на визовую поддержку мы не тратились.

Презентационные материалы. Мы планировали активно участвовать в деловой программе и не хотели тратить много сил на оформление своего рабочего места на стенде. В итоге решили подготовить ролик об услугах компании, напечатать буклеты А5 и визитки на английском языке.

Ролик составили так: перевели на английский презентацию о компании в PowerPoint и записали как видеоряд. Туда же добавили сюжеты о каршеринге, где упоминается наш продукт, и пару видео из блогов, где тестируется каршеринг наших клиентов. Мы сознательно не стали заказывать полноценный звуковой ролик. На выставке шумно и людно, а по нашей презентации можно быстро и без звука понять, чем занимается компания.

Мы планировали заказать сувенирную продукцию и наклейки с QR-кодом, по которому можно посмотреть демонстрацию нашего продукта. В письме организатор написал, что на них тоже распространяется субсидия РЭЦ. Когда отправили техзадание на расчет, оператор ответил, что бюджет на мероприятие исчерпан и полиграфию субсидировать не будут. В итоге мы заказали буклеты А5 и визитки у своего поставщика, заплатили за них 12 000 ₽. Без этой траты можно было обойтись: в мобильном приложении выставки можно проверять контакты и заносить их в телефон.

Действовала ли субсидия РЭЦ на перевозку экспонатов и дополнительных билетов, мы не узнали, так как этими услугами не воспользовались.

Деловую программу на выставке можно условно поделить на три вида:

1. Участие в конкурсах и питчах — презентациях перед потенциальными инвесторами.
2. Система назначения встреч — matchmaking.
3. Лекции и мастер-классы.

В середине апреля мы получили письмо от организатора со списком конкурсов. На сайте выставки они представлены на главной странице, там же можно заполнить форму на участие. Но у нашей компании были другие задачи, поэтому время на участие в конкурсах мы не закладывали.

Основной целью для нас были встречи с другими участниками, которые можно было организовать с помощью системы назначения встреч. Через систему можно отправить письмо другому участнику выставки в личном кабинете на сайте. С помощью фильтров этой закрытой соцсети можно найти компанию по отрасли, а сотрудника компании — по должности.

Например, я хочу узнать, интересен ли мой продукт автопроизводителю, и вижу, что на выставке будут его директор по маркетингу, директор производства и руководитель ИТ-службы. Я пишу сообщение тому, кого считаю моим потенциальным клиентом, предлагаю встречу или задаю вопросы. Так можно не только общаться с клиентами, но и искать партнеров и инвесторов.

Мы ожидали, что доступ к системе назначения встреч нам предоставят в середине апреля — сразу после заполнения карточки компании для сайта выставки. Но время шло, мы готовились к выставке, а доступа к системе встреч и билетов на руках у нас не было.

В итоге мы получили доступ и билеты за четыре дня до начала. Успели назначить восемь официальных встреч. С некоторыми компаниями связаться уже не удалось, еще парочка согласилась на краткую встречу между основной программой в кофе-брейк.

Во время подготовки к выставке мы каждую неделю получали примерно 2—3 письма от организаторов стенда. Кроме рассылок они постоянно отвечали на вопросы будущих участников.

Представитель РЭЦ прислал нам на подпись соглашение об участии в конце апреля.

За две недели до мероприятия состоялся тренинг от организаторов по эффективному участию в международной выставке. Нам рассказали, где можно проводить переговоры на стенде, как правильно работать с игнорированием и негативной обратной связью при назначении встреч, обсудили организационные моменты. Я участвовала по скайпу.

За пару дней до поездки на мероприятие организатор прислал нам письмо с комплектом документов для участия в выставке: актами приема-передачи стенда и договорами на участие. Их надо было распечатать, подписать и взять с собой в Париж.

Когда мы готовились к выставке, то очень образно понимали, чем участие в коллективном стенде отличается от индивидуального. Вот какие особенности коллективного стенда стоит учесть при подготовке.

Организаторы стенда сняли с нас заботы по застройке и оборудованию рабочего места, что сэкономило нам как минимум два месяца подготовки к выставке и два дня пребывания в Париже.

Российский стенд занимал 140 м², на нем расположились 14 компаний. Были две переговорные, обеденная зона и стойка с переводчиком, чьей помощью могли воспользоваться все участники. На стенде были продуманы бытовые моменты: кофемашина, холодильник, подсобное помещение для вещей.

У каждой компании было свое рабочее место с логотипом и ТВ-панелью. При необходимости можно было занять комнату для переговоров, выпить кофе и провести совещание за круглым столом.

Оформлением стенда занимался дизайнер, поэтому размещать крупные рекламные материалы экспонентам было запрещено.

Экспозиция на коллективном стенде намного удобнее и экономичнее самостоятельного участия. Стенд был организован на высоком уровне — на него не стыдно привести представителя международной корпорации.

Небольшим минусом было то, что на сайте выставки стенд был представлен под логотипом «Made in Russia» без четкого указания, какие компании будут на стенде. Но у стенда был свой бумажный каталог с описанием экспонентов на русском и английском языках.

На стенде мы бывали в перерывах между встречами или по очереди. Экспозиции других участников осматривали после семи вечера, когда выставка закрывалась для посетителей.

Переводчик выручал пару раз, когда посетители задавали вопросы на немецком или французском языке. В основном общение шло на английском.

Мы лично познакомились с представителем оператора, с которой переписывались до выставки. Она всегда была на стенде, встречала участников в семь утра, вызывала техников и электриков, когда коротило провода, оформляла допуски на провоз сложной техники для стенда, разбиралась с интернетом, который пропадал с завидной регулярностью.

На стенде также всегда был сотрудник РЭЦ: в случае серьезного интереса со стороны иностранной компании можно было сразу обсудить варианты экспорта через Российский экспортный центр.

Лекции и мастер-классы мы посещали набегами, свободного времени было мало. Было бы здорово взять на выставку еще одного сотрудника, чтобы он посетил все лекции. Запомнился ажиотаж вокруг выступления Марка Цукерберга и мастер-класс по системе обработки больших данных от Гугла. Я ожидала интересных фактов по нашей теме в речи директора «Убера», но он говорил больше о социальном аспекте бизнеса.

Если придираться, то относительным минусом было обязательное участие в двух мероприятиях, организованных РЭЦ. На них нам рассказали, чем аккредитив отличается от страховки, какие кредиты мы можем взять для развития бизнеса за границей и как субсидировать процентную ставку импортеру. Это были полезные собрания, но из-за них я пропустила важную встречу и еще раз пожалела, что с нами не было третьего коллеги.

По соглашению с РЭЦ каждый участник выставки обязан подготовить два отчета о своих результатах: первый — сразу после выставки, второй — через год.

В отчете мы указали число собранных визиток, количество переговоров с результатами, подписанных договоров и какая поддержка со стороны центра нам необходима в будущем. На основании первого отчета экспонент должен подписать протокол об участии в выставке по шаблону и обязательно отправить его в РЭЦ.

Обо всех процедурах после выставки нам напоминал оператор. После сдачи отчета представитель оператора попросила переслать ей благодарственное письмо на официальном бланке, если нам понравилась организация. Мы отправили.

Подготовка заявки на субсидирование участия в РЭЦ и ее подача заняла у меня в общей сложности три дня. Еще пять рабочих дней мы потратили на подготовку и два часа — на заполнение отчета после выставки. Все остальное готовили организаторы. Главное преимущество экспорта с РЭЦ — экономия рабочего времени и низкий бюджет для старта.

168 954 ₽

мы потратили на выставку

Перед выставкой оператор прислал нам счет за услуги по организации экспозиции. По нему мы должны были оплатить почти 52 000 ₽. В эту стоимость были включены все работы по подготовке мероприятия — от макета стенда до питьевой воды и капсул для кофемашины. Счет мы оплатили 27 мая, когда вернулись домой.

В итоге рабочее место нашей компании на стенде обошлось в 259 000 ₽, из которых РЭЦ субсидировал 80%. Но уложиться в такую сумму при самостоятельном участии невозможно. Если бы я бронировала стенд самостоятельно и поехала на выставку без РЭЦ, стоимость маленького рабочего места начиналась бы от миллиона.

Благодаря РЭЦ мы смогли поехать на крупнейшую международную выставку Европы, провести переговоры и оценить спрос на европейском рынке. Мы получили экспертное мнение представителей крупнейшего каршеринга в мире, узнали о мерах поддержки каршеринга в RATP — аналоге нашего департамента транспорта — и вариантах экспорта через РЭЦ. А еще провели несколько встреч с потенциальными клиентами.

Это был крутой опыт: мы оценили разницу в организации каршеринга в России и Европе и взяли на заметку эффективные ноу-хау и практики.

Выставка помогла обозначить острые углы при работе в еврозоне: благодаря ей мы сэкономили время и деньги на развитие экспорта и вовремя смогли сосредоточиться на другом направлении развития. После выставки мы три месяца отлаживали экспорт наших услуг через французского партнера, но работа продвигалась с трудом, в основном из-за разницы менталитетов.

В итоге сосредоточились на разработке индивидуальных проектов для корпоративного транспорта в России и СНГ. Мы помогаем компаниям наладить работу с умным автомобилем: с помощью системы увеличиваем загрузку машин, экономим время диспетчеров и руководителей, настраиваем новые источники дохода, которые приносит автомобиль. Сегодня это 60% нашей выручки.

Что бы сейчас сделала по-другому. Во время подготовки к выставке мы допустили несколько ошибок. Вот что я сделала бы по-другому, если бы мы снова обратились в РЭЦ.

Подробнее расписала рынок сбыта в первой заявке в РЭЦ. Чем детальнее проанализирован рынок и потенциальный спрос, тем серьезнее ваши намерения по экспорту своих продуктов и тем больше шансов попасть в программу. Если желающих поехать на выставку много, шанс доработать заявку могут и не дать.

Отель и билеты на самолет бронировала бы заранее с возможностью бесплатной отмены бронирования. РЭЦ подтверждает участие за пару месяцев до мероприятия, когда цены на проживание в период выставки перегреты. Наш отель на другие даты обошелся бы нам на 47% дешевле.

Мне не понравилось, что доступ к системе назначения встреч дали накануне выставки. Сейчас я купила бы на сайте выставки один билет участника за три месяца до начала, без субсидии. Просто чтобы сразу войти в систему назначения встреч и эффективно работать с ней. Такой билет стоит около 11 000 ₽, его оплату не субсидируют. Зато можно увидеть, кто реально будет на выставке, и не пропустить нужные встречи.

Еще не стала бы тратить время и средства на печатные буклеты и раздаточный материал. Больше половины мы привезли обратно. Все контакты можно переправить в мобильном приложении выставки.

Схема следующая:

1. Выбрать выставку на сайте Российского экспортного центра.
2. Подробно заполнить заявку и собрать пакет документов.
3. Оплатить 20% стоимости участия.
4. Максимально продуктивно отработать на выставке.
5. Сдать в РЭЦ два отчета: сразу после возвращения и через год.