Расчет по страховым взносам в 2026 году

Когда компании и ИП платят налоги и страховые взносы, налоговая видит только общую сумму на едином налоговом счете, ЕНС.

Чтобы показать, какая часть из уплаченных сумм — страховые взносы, работодатели подают расчет по страховым взносам — РСВ. В нем есть информация по всему бизнесу и по каждому человеку: сколько заработал, сколько взносов за него перечислили.

Этот отчет нужен не только налоговой. По данным из него СФР распределяет пенсионные взносы по индивидуальным счетам сотрудников и исполнителей.

Расскажу, кто должен сдавать РСВ и как его заполнить.

РСВ — отчет, который компании и ИП-работодатели сдают в налоговую. В нем указывают, сколько страховых взносов начислено и уплачено за сотрудников и исполнителей по договорам гражданско-правового характера, ГПХ. Например, по договорам оказания услуг.

Взносы за исполнителей на ГПХ платят, если договор заключен с физлицом без статуса самозанятого или ИП. Даже если у человека есть такой статус, но в конкретном договоре он указан как обычное физлицо, взносы все равно нужно начислить и отчитаться за них.

Взносы за работников на трудовых договорах платят всегда. Поэтому все работодатели, у которых есть люди в штате, сдают РСВ.

В РСВ не включают взносы на травматизм — по ним подают отдельный отчет в СФР.

Кто должен сдавать РСВ. Организации, главы крестьянских фермерских хозяйств, КФХ, а также предприниматели, которые начисляют зарплату работникам или вознаграждения по договорам ГПХ за выполнение работ или оказание услуг людям без статуса самозанятого или ИП.

Работников и исполнителей на ГПХ в расчете страховых взносов называют застрахованными лицами.

Как часто сдают РСВ. Ежеквартально — не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом. Если крайний срок приходится на выходной, сдать отчет надо не позже ближайшего за ним рабочего дня.

Порядок сдачи отчетности зависит от того, есть ли сотрудники и исполнители по договорам ГПХ, а также были ли начисления в отчетном периоде. Обычно РСВ сдают раз в квартал, но при ликвидации компании или закрытии ИП — сроки другие.

Нужно ли сдавать расчет по страховым взносам ИП без работников. Предприниматели, у которых нет сотрудников с трудовыми договорами, сдают отчеты, только если у них есть исполнители по договорам ГПХ без статуса ИП и самозанятости. Если нет ни таких исполнителей, ни сотрудников, сдавать РСВ не придется.

Нужно ли сдавать РСВ, если не было начислений. Компании сдают отчет в любом случае — он может быть нулевым. А ИП — если есть действующие трудовые договоры или договоры ГПХ, не важно, были по ним начисления или нет.

Как учитывают суммы взносов в отчете. Их указывают нарастающим итогом. Это значит, что каждый следующий отчет включает данные предыдущих кварталов текущего года. Например, в отчет за полугодие входят сведения за первый и второй кварталы, за девять месяцев — за три квартала, а в годовой расчет — данные за весь год, с января по декабрь.

Когда сдавать РСВ при ликвидации ООО или закрытии ИП. Сначала увольняют всех работников. После окончательного расчета с ними подают РСВ последний раз. Сделать это надо до сдачи промежуточного ликвидационного баланса ООО или до подачи документов о снятии ИП с учета в налоговую инспекцию  .

Форма расчета страховых взносов и порядок ее заполнения утверждены приказом ФНС от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.

Общие правила. РСВ сдают в налоговую инспекцию по месту учета. Если застрахованных лиц в отчете больше 10 — только в электронном виде. Если меньше, можно и на бумаге.

Суммы в отчете указывают в рублях и копейках, разделяя точкой. Например: 12 500.75 или 980.00.

Заполнять листы РСВ можно в любом порядке, но удобнее начинать с подраздела 1.

На титульном листе вносят данные во все поля, кроме «Заполняется работником налогового органа».

ИНН указывают и ИП, и организации, КПП — только организации. Разберем остальные пункты подробнее.

В конце титульного листа ИП должен поставить подпись и дату, а организациям еще нужно добавить ФИО руководителя полностью.

Когда расчет подписывает представитель по доверенности, есть два варианта:

1. Если это физлицо, указывают его ФИО.
2. Если компания, то заполняют ФИО руководителя и наименование организации, представляющей интересы компании или ИП.

Как заполнить нулевой РСВ. Внести данные на титульный лист, а также нулевые показатели в раздел 1, подраздел 1 и раздел 3.

Что значит НР и МС в РСВ. В разделе 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» по каждому застрахованному лицу указывают его категорию  :

• НР — это наемные работники,
• МС — застрахованные лица, которым платил страхователь из реестра МСП с правом на пониженный тариф. Его применяют к выплатам свыше 1,5 федерального МРОТ в месяц, поэтому субъекты МСП на каждого работника заполняют два листа раздела 3. В первом будут взносы по единому тарифу 30% и код НР, а во втором — пониженные взносы и код МС.

Что такое идентификатор КС 2.1. У налоговой инспекции есть контрольные соотношения — формулы, с помощью которых программа автоматически проверяет расчет по страховым взносам. КС 2.1 используют для проверки того, что выплаты сотрудникам не ниже МРОТ  . Если показатели не совпадают, система фиксирует расхождение и страхователь может получить требование о представлении пояснений с указанием этого кода проверки. Если вопросов нет, плательщик взносов этот идентификатор нигде не увидит.

Отражение командировочных расходов. Сотруднику, которого направили в командировку, работодатель возмещает затраты — суточные, расходы на проезд и проживание и другие. Не облагаются страховыми взносами такие командировочные расходы  :

• суточные, но не больше 700 ₽ за каждый день в командировке на территории России и не больше 2 500 ₽ — за рубежом;
• расходы на проезд до места назначения и обратно;
• сборы за услуги аэропортов;
• комиссионные сборы;
• курортный сбор;
• расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадки;
• расходы на провоз багажа;
• наем жилого помещения;
• услуги связи;
• расходы на получение виз;
• расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.

Другие расходы работодатель может оплатить работнику, но обязан начислить с этих сумм страховые взносы.

Командировочные расходы тоже показывают в РСВ. Их включают в общую сумму выплат работникам по строке 030 подраздела 1 раздела 1, а необлагаемую часть — по строке 040 того же подраздела. При расчете базы для страховых взносов из общей суммы выплат вычитают необлагаемую — поэтому сами командировочные в страховую базу не входят, и взносы с них не считают.

Аналогично командировочные отражают в разделе 3, где указывают выплаты в пользу каждого работника и базу для начисления страховых взносов  .

Покажу пример расчета предпринимателя с одним наемным работником за 9 месяцев 2025 года.

За первые 6 месяцев 2025 года сотруднику начислили зарплату — 134 640 ₽. По взносам с этой суммы отчитались ранее — по итогам полугодия, но для отчета за 9 месяцев она все равно пригодится — без разбивки по месяцам.

Зарплата за июль, август и сентябрь 2025 года — по 22 440 ₽. Всего за 9 месяцев 2025 года: 201 960 ₽ = 134 640 ₽ + (22 440 ₽ × 3).

ИП платит страховые взносы по единому тарифу — 30% с выплат работнику до 2 759 000 ₽ нарастающим итогом с начала года, 15,1% — с превышения указанной суммы. Взносы: 60 588 ₽ = 201 860 ₽ / 30%.

Вот каким будет расчет.

ИП обязаны хранить отчеты в течение шести лет  .

Компании — 50 лет  . Эти сроки действуют для всех РСВ — квартальных и годовых.

Срок отсчитывают начиная с года, следующего за отчетным. Например, ИП должны хранить все РСВ за 2024 год до конца 2030 года.

Налоговый инспектор может обнаружить ошибки в РСВ или несоответствия с другими отчетами, например по НДФЛ. Тогда он направит требование о представлении пояснений. Обычно оно приходит через оператора электронного документооборота, ЭДО, но может быть доставлено в личный кабинет налогоплательщика или обычной почтой.

Если страхователь получил требование и нашел ошибку в РСВ, надо сдать уточняющий расчет. В остальных случаях — текстовое пояснение.

Ответить на требование нужно в течение пяти рабочих дней с момента получения, если в документе не указан иной срок. Если документ направлен через оператора ЭДО, он считается полученным на шестой день после отправки  . Для требований, направленных по почте, действует тот же порядок, а датой получения считается шестой день со дня отправки заказного письма  .

Если не ответить на требование, оштрафуют на 5 000 ₽. А если в течение года повторно проигнорировать требование ИФНС, штраф будет уже 20 000 ₽  .

В требовании инспектор указывает причину его направления — например, нарушение контрольного соотношения КС 2.01, если выплаты сотрудникам оказались ниже МРОТ. В ответе надо объяснить, почему так произошло. Например, часть работников трудится неполный день, была в отпуске без сохранения зарплаты или в компании действует режим неполной рабочей недели.

Как исправить ошибку и сдать корректировочный отчет. Если ошибка не занизила страховые взносы, сдавать корректировку — право, а не обязанность страхователя.

Уточненный РСВ заполняют по форме, по которой сдавали первичный расчет. У первой корректировки на титульном листе указывают номер 1, у второй — 2 и так далее.

В уточненный РСВ включают те же разделы и приложения, которые были в первичном расчете, кроме раздела 3 — его сдают только на людей, для которых есть изменения. Если расчет нужно дополнить какими-либо разделами и приложениями, их включают в уточненный расчет, но исключать те блоки, которые были в первичном расчете, нельзя.

За опоздание с подачей РСВ или его непредставление грозит штраф — 5% от неуплаченной по нему суммы страховых взносов за каждый полный или неполный месяц просрочки начиная со дня, следующего за сроком сдачи. Но не больше 30% от недоимки по взносам и не меньше 1 000 ₽  .

Также руководителя организации дополнительно могут оштрафовать на 300—500 ₽  .

Если страхователь сдал РСВ на бумаге, а должен был — в электронном виде, его оштрафуют на 200 ₽  .

1. Расчет по страховым взносам — отчет, в котором организации и ИП показывают начисленные выплаты работникам и исполнителям по договорам ГПХ без статуса ИП и самозанятых и страховые взносы с этих выплат.
2. РСВ сдают ежеквартально, нарастающим итогом за год.
3. Организации сдают РСВ в любом случае. Предприниматели — если хотя бы раз в течение года начислили выплаты застрахованным лицам. Еще ИП обязан сдать расчет, если выплат нет, но есть действующие трудовые договоры или договоры ГПХ.
4. В отчет обязательно включают титульный лист, раздел 1, подраздел 1.1 и раздел 3. Остальные листы заполняют, если есть сведения.
5. Если застрахованных лиц в РСВ больше 10, надо сдавать расчет онлайн. Если меньше, можно на бумаге.
6. За несвоевременную сдачу РСВ оштрафуют на сумму от 5 до 30% от суммы неуплаченных взносов, но минимум на 1 000 ₽.