«Я на всякий случай храню все»: 8 советов, как хранить платежки и квитанции

Каждый месяц собственникам квартир приходят платежки за ЖКУ. А некоторым до сих пор приходят бумажные уведомления из налоговой.

За год скапливается кипа бумаг, и это не считая квитанций и чеков из магазинов. Мы уже рассказывали, как долго стоит хранить платежки за квартиру и как не складировать дома макулатуру. А читатели поделились своими историями и советами, как хранить документы. Собрали все в одну подборку.

У меня папка с 40 прозрачными страницами-файлами. Заплатив за текущий месяц, складываю в файл свежие бумаги, а бумаги трехлетней давности из этого файла выкидываю.

Документы за три года в хронологическом порядке и в одном месте. Мне удобно.

Сохраняю все квитанции в электронной форме в формате «2021-04-ЖКХ», «2021-04-Капремонт», «2021-04-Электричество» и так далее. К pdf-файлу добавляю чек об оплате из личного кабинета банка. Обычно всегда есть место, куда можно поместить чек, горизонтально или вертикально.

Раз в год 12 файлов объединяю в один и складываю в архивную папку с годом. То есть открываю папку за 2019 год, там несколько файлов: «2019-ЖКХ», «2019-Капремонт» и так далее.

В случае чего найти нужное и распечатать не составит труда. И чеки не нужно отдельно искать и сопоставлять, что, когда и где оплачивалось.

Поначалу думал, что чеки сохранять не обязательно, есть же банковские кабинеты. Но был как-то «Связной-банк», был «Рокет-банк» — пойди найди теперь их кабинеты.

Я плачу онлайн, банк выдает квитанцию с печатью. Делаю скрин квитанции и сохраняю в отдельной папке — в любое время могу распечатать все квитанции.

«Мос-ру» каждый месяц рассылает квитанции в электронном виде, оплачиваю через интернет-банк. Смысла хранить бумажки вообще не вижу.

У меня все квитанции за 14 лет уместились в небольшой подарочный пакет. Не мешает. Все платежки снабжены печатью, подписью и чеком. Плюс все с недавних пор попадает в ГИС ЖКХ.

Налоговые письма с платежками тоже хранятся, ведь их базы могут екнуться. Потом дольше доказывать через суды без этой макулатуры. У нас в России без бумажки ты букашка, а с бумажкой — человек.

Храню даже чеки из супермаркетов три дня. Зачем? Как-то раз любимый свежий хлеб вдруг тайно зацвел: под верхней корочкой в упаковке все ломти хлеба оказались с белым налетом.

По чеку «Перекресток» заменил хлеб. Хотя, как я поняла, магазин и без чека мог принять и заменить товар, а некачественная продукция отправляется на хлебозавод на экспертизу при наличии упаковки с реквизитами.

Коротко: я настроил фильтры в почте так, что архив формируется сам собой. К сожалению, в офлайне так не работает.

А теперь подробнее все мои правила хранения документов:

1. Храню полгода-год ежемесячные бумажки. Электронно все само хранится благодаря фильтру в почте и пересылке на резервный ящик.
2. Раз в год выкидываю старые квитанции и одновременно архивирую их из почты в «Дропбокс». Звучит странно, но реально занимает 10—30 минут раз в год на все, включая банки и операторов. Особенно помогает функция скачивания всех аттачей разом из выделенных сообщений. Попутно проверяю логику и суммы в квитанциях — пару раз даже направлял УК претензию на 1000—2000 ₽ суммарно. Они решили вопрос в мою пользу за пару недель и сделали перерасчет.
3. Скачиваю вручную только выписки Т⁠-⁠Банка, так как банк года три назад по вполне понятным мне причинам убрал файл с выпиской из письма с этой выпиской.
4. Все, что можно платить автоплатежом без комиссии, платится автоматически в рамках месячного лимита карты специально под ЖКХ. Размер лимита — средняя коммуналка плюс 20%.
5. Почти все кассовые чеки, включая электронные, раз в пару месяцев сканирую приложением от налоговой. Никогда не знаешь, когда чек пригодится.
6. До электронных чеков сразу после покупки товара длительного пользования копировал чек или на бумагу, или на обратную сторону счета товарного чека. Указывал на видном месте срок гарантии, которая не всегда есть на чеке — или ее надо искать.

Хранить на сервере документы, которые неожиданно могут стать важными, сами хозяева этих серверов — не важно, «Гугл» или «Яндекс», — не рекомендуют в своих условиях использования, с которыми все не глядя соглашаются при регистрации. То же самое — хранить документы только на компьютере.

Лучший и самый надежный вариант — это разделять место хранения, то есть и бумага, и скан документа с резервной копией. Тогда точно будет достигнут максимальный уровень сохранности.

Ну и то, что документы эти нужны всего три года, также весьма спорно. В редких случаях может понадобиться «закопаться» и гораздо глубже этого срока.

Я на всякий случай храню все.

Вот один свежий пример. Ко мне обратилась знакомая, которая всегда платила по квитанции в срок все коммунальные и прочие платежи. Она тоже прочитала, что квитанции надо хранить три года, и выбросила все документы старше трех лет. Спустя месяц ей пришло уведомление о долге за ЖКУ — дело происходило в Москве, поэтому у нее одна квитанция на все. Она сходила в УК, и там выяснилось, что долг образовался больше трех лет назад, — на 1 января три года назад он уже был. Вполне вероятно, что или сама женщина пропустила платеж, или что-то в УК напутали, но требование о погашении долга было. Я тоже сразу же сказала, что, конечно, она никому ничего не должна: УК сама проспала долг.

А потом я решила посмотреть судебную практику. И выяснилось, что долг за ЖКУ сейчас считается три года не с момента просрочки, а с того момента, как долг выявлен. В случае со знакомой долг сразу не был виден даже УК, так как он постоянно гасился последующими платежами. Но вот УК решила подбить баланс — и на определенную дату долг проявился. А квитанции, которым больше трех лет, уже уничтожены. Доказать платеж невозможно, она платила через офис банка, чек был бумажный.

Поэтому я пока ничего не выбрасываю, но идею со сканированием возьму на заметку.