Как разработать систему управления охраной труда, которая на самом деле защищает сотрудников

Система управления охраной труда помогает сохранить жизнь и здоровье сотрудников, повысить их лояльность и снизить расходы бизнеса.

Она обязательна для компаний, ИП и микропредприятий. Чтобы создать хорошую систему, нужны месяцы, а может, годы. И поддерживать ее работу придется постоянно. При формальном подходе можно сделать все быстрее, потратив время только на разработку документов и их периодическое обновление. Но тогда система не будет работать: количество травм не станет меньше, а условия труда — комфортнее.

Расскажу, чем система управления охраной труда поможет бизнесу и как ее разработать.

Система управления охраной труда, СУОТ, — это не один документ, а комплекс, который создают, чтобы снизить риски для жизни и здоровья сотрудников на рабочем месте, в идеале — до нуля. Для этого, например, разрабатывают инструкции, планы обучения, описывают рабочие процессы. Должно быть понятно, как обучать сотрудников безопасной работе, как они обязаны взаимодействовать между собой, проверять оборудование, реагировать на поломки, аварии и травмы. Подробнее о том, что входит в СУОТ, расскажу дальше.

СУОТ внедряют, чтобы:

• снизить количество травм и профзаболеваний;
• выполнить требования законодательства о создании безопасных условий труда  ;
• сократить затраты на льготы;
• улучшить рабочую среду;
• снизить риск простоев, аварий и репутационных проблем — лучше предотвратить инцидент, чем потом разбираться с его последствиями.

Разрабатывают и внедряют систему все работодатели, у которых есть сотрудники по трудовому договору: юрлица, ИП, микропредприятия  . Если ИП действует один, а в ООО один участник и он же — директор общества, разрабатывать положение о СУОТ не нужно.

У системы — пять основных элементов:

1. Политика.
2. Организация.
3. Планирование и реализация.
4. Оценка.
5. Улучшение.

Если кратко: сначала компания или ИП определяют, зачем им нужна охрана труда и какие у них цели. Потом решает, кто за что отвечает и как все устроено. Далее разрабатывает планы и конкретные действия, внедряет их, оценивает результаты и, наконец, улучшает систему, если что-то можно сделать безопаснее и эффективнее.

Политика в области охраны труда — документ, где работодатель прописывает цели и обязательства по охране труда. Его оформляют отдельным локальным актом или частью положения о СУОТ, о котором расскажу дальше. Политика публичная, и ее можно найти, например, на сайте компании.

По сути это философия и стратегия бизнеса в области охраны труда. Через политику руководство показывает свою заинтересованность в улучшении условий работы, а через цели — как будет реализовывать это на практике.

На заводе, где я работала, в политике писали, что каждый сотрудник должен соблюдать правила и помогать устранять угрозы жизни и здоровью, а руководители — быть ролевой моделью для всех и способствовать развитию культуры безопасности. Еще компания обещала постоянно улучшать условия труда и производить безопасные для людей продукты.

Мы определяли три основные цели:

1. Отсутствие смертельных несчастных случаев.
2. Сокращение количества травм с больничным.
3. Количество мест с улучшенными условиями труда.

По первой цели намеченный показатель всегда был нулевым, по остальным ежегодно согласовывали цифры с центральным офисом и профсоюзом. По сути, это и есть основные цели охраны труда — нулевой травматизм и комфортные условия труда.

Организация и ответственность. Между руководителями и работниками распределяют роли, обязанности и права. Для этого пишут должностные инструкции, назначают приказами ответственных, создают службу охраны труда или вводят должность специалиста по охране труда.

Обычно для распределения ответственности персонал делят по уровням управления. К примеру, работник, мастер, руководитель группы, руководитель отдела, директор. Выделяют службу охраны труда, отдел кадров и административно-хозяйственный отдел, потому что они организуют работу с людьми и поддерживают инфраструктуру предприятия.

Планирование и реализация мероприятий. Руководство ставит цели и определяет, как их достигнуть, — описывает процессы, которые охватывают всю охрану труда: обучение, проведение СОУТ, медосмотров, оценку рисков, отслеживание изменений в нормативных актах, информирование работников.

Ответственные разрабатывают планы мероприятий по улучшению условий труда, программы обучения, график проведения медосмотров, планы по устранению выявленных рисков. В планах указывают сроки, ответственных за выполнение, источник и сумму финансирования.

Оценка работы СУОТ. Руководители и ответственные контролируют работу системы, собирают данные для анализа. Допустим, проводят плановые и внеплановые проверки на местах, аудиты, замеры вредных факторов, анализируют документы по охране труда.

К оценке работы также относят учет и анализ аварий, травм, профзаболеваний.

Постоянное улучшение. После проверок, расследований или просто анализа того, как работает охрана труда, компания делает выводы и вносит изменения. Это могут быть новые цели — например, улучшить освещение на складе или уменьшить уровень шума в цехе. Иногда решают автоматизировать часть процессов или закупить более удобные и надежные средства защиты. Главная идея — не останавливаться, а постоянно делать рабочие места безопаснее.

Современная СУОТ работает по принципу, который взяли из международных стандартов, в частности из ISO 45001:2018 Occupational health and safety management systems. Requirements with guidance for use  . Его основной инструмент — цикл Деминга «Планируй — делай — проверяй — действуй», или PDCA, Plan — Do — Check — Act. Цикл PDCA применяют к системе управления в целом и к каждому отдельному элементу, процессу, мероприятию.

«Планируй». На первом этапе руководитель определяет, какие цели он хочет реализовать, как и с помощью каких ресурсов.

«Делай». На этом этапе планы реализуют.

«Проверяй». Этап, когда собирают и анализируют данные. Проверяют, насколько реальные результаты соответствуют целям.

«Действуй»  . Этап, на котором принимают решения по результатам проверки. Суть «Действуй» — не останавливаться на достигнутом, а использовать полученные знания для постоянного развития.

Положение о СУОТ — главный внутренний документ по охране труда, который должен быть у каждого работодателя. В него включают всю информацию о системе управления охраной труда: политику, процессы, распределение ответственности. Остальные документы по СУОТ разрабатывают на его основе.

В положении должны быть политика, цели по охране труда и планы, что компания или ИП будут делать, чтобы их выполнить  . Положение можно разработать самостоятельно или привлечь экспертную организацию. Примерная форма, которую часто берут за основу, утверждена приказом Минтруда от 29.10.2021 № 776н. В ней — семь разделов и два приложения.

Раздел «Общие положения» — введение про цели, задачи и основные принципы СУОТ. В нем прописывают, для кого оно обязательно, термины и определения. Рекомендуют также указать, что важно применять последние научные достижения в охране труда  .

Раздел «Разработка и внедрение СУОТ». Здесь описывают, как компания выстраивает систему охраны труда с нуля. Фиксируют исходную ситуацию: какие процессы уже работают, какие есть риски. Далее распределяют роли и зоны ответственности руководителей и планируют ресурсы.

Отдельно указывают, что людей надо привлекать к разработке и выполнению мероприятий по охране труда, регулярно их информировать о безопасности на рабочем месте  .

Раздел «Планирование». Здесь описывают оценку рисков, планирование мероприятий по охране труда и разработку целей.

Оценка рисков — это постоянное отслеживание опасностей и их устранение. В приложении № 1 — большой перечень возможных опасностей. Его можно использовать в работе. Методику оценки компания или ИП выбирают сами  .

В план мероприятий включают все действия, которые повышают уровень безопасности на рабочих местах. А цели ставят с учетом вида деятельности бизнеса, количества персонала и подразделений, показателей по условиям труда и профрискам, случаев травм и профзаболеваний. Цели должны быть измеримые  .

Раздел «Обеспечение функционирования СУОТ». Рекомендуют обучать сотрудников обнаруживать риски и правильно реагировать на них, улучшать подготовку по темам охраны труда, информировать персонал о мероприятиях, которые улучшают условия его работы, результатах расследования травм, политике бизнеса.

Информировать сотрудников можно во время инструктажей, на совещаниях, размещать информацию на сайте, в помещениях или вносить в трудовой договор  .

Раздел «Функционирование». Описывает процессы охраны труда. Базовые — спецоценка и оценка профрисков. По их результатам формируют и корректируют остальные аспекты охраны труда: обучение, медосмотры, реагирование на аварии, обеспечение средствами индивидуальной защиты, СИЗ, допуск к работе и другие  .

Раздел «Оценка результатов деятельности». Работодателю рекомендуют заранее решить, какие показатели в рамках СУОТ он будет отслеживать и как, а также критерии оценки.

Проверять нужно и соответствие системы политике по охране труда. Бывает, цели пересматривают, обязанности перераспределяют, процессы меняют.

Анализ и выводы хранят, чтобы вернуться к ним при следующей оценке  .

Раздел «Улучшение функционирования СУОТ». В нем прописывают, как бизнес реагирует на проблемы и улучшает систему охраны труда. Если что-то пошло не так — произошел инцидент, получили предписание от трудинспекции или сотрудники предложили, как сделать работу безопаснее — нужно разработать корректирующие меры. Как именно их разрабатывать, указывают в этом разделе  .

Приложение 1 «Примерный перечень опасностей и мер по управлению ими в рамках СУОТ». Поможет провести оценку рисков. Приложение берут за основу — оставляют риски, которые есть у работодателя, остальные убирают. Среди возможных рисков, к примеру, скользкие полы, работа с электричеством, вредными веществами или на высоте  .

Приложение 2 «Примерный перечень работ повышенной опасности, к которым предъявляются отдельные требования по организации работ и обучению работников». Его берут за основу и оставляют только те пункты, которые относятся к деятельности компании или ИП. Например, работы на высоте, с электричеством, с газами, под давлением, с опасными веществами или в замкнутых пространствах. Для таких задач нужны дополнительные меры безопасности: специальное обучение, допуск к работе, средства защиты, инструкции и контроль со стороны ответственных лиц  .

Как оформить положение о СУОТ. Это обязательный локальный нормативный акт для работодателя  . Но требований к его оформлению нет. Поэтому работодатели часто берут за основу инструкцию, утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44, которая обязательна для госорганизаций.

Положение утверждает руководитель организации или ИП, а согласовывает профсоюз, если он есть  .

Создать и поддерживать работу СУОТ должен работодатель  . В жизни руководитель редко делает это сам: работы слишком много. Поэтому обычно он издает приказ и назначает рабочую группу, которая будет заниматься СУОТ. В нее входят специалист по охране труда, руководители подразделений, кадровики, юристы и представители профсоюза, если он есть. Шаблон приказа найдете в примерах документов ниже.

Вот примерный план, как компании или ИП создать СУОТ.

Назначить ответственного за организацию разработки и внедрения СУОТ. Обычно это специалист по охране труда, СОТ, или сотрудник, который совмещает несколько должностей. Его можно указать в приказе о создании рабочей группы.

Если у работодателя нет СОТа, руководитель сначала назначает его приказом. Когда в компании больше 50 человек, СОТ принимают в штат. Когда меньше, должность можно совмещать  .

Сам руководитель фирмы тоже может быть ответственным, если в компании менее 50 человек, нет отдельного СОТа и договора со специализированной организацией  . Тогда не нужно изменять трудовой договор или оформлять совмещение.

Провести анализ ситуации. Ответственный за разработку СУОТ выясняет, в каком состоянии находится охрана труда, проводит аудит документов, собирает исходные данные о компании или ИП.

Обычно проверяют:

• штатное расписание и виды работ на предприятии;
• сделана ли оценка профессиональных рисков, ОПР, и условий труда, какие результаты;
• как проводят инструктажи, обучения, медосмотры;
• как налажен процесс учета и выдачи средств индивидуальной защиты;
• какие были травмы и аварии, что делали по результатам расследования.

К исходным данным бизнеса, которые надо собрать, относят основной и дополнительный коды ОКВЭД и нормативные правовые акты, регулирующие охрану труда у работодателя — НПА. Список НПА нужно оформить и утвердить приказом  . Из документов смотрят акты, перечни, протоколы, инструкции, журналы, ведомости по каждому из процессов охраны труда.

Если процессов и документов нет или они неполные, то планируют их создать или доработать — все это можно включить в план мероприятий по улучшению условий труда. В него же потом войдут мероприятия для снижения рисков на рабочих местах, которые выявили по результатам СОУТ и ОПР.

Распределить обязанности по охране труда. Важно заранее определить, кто и за что отвечает. Обязанности разделяют между руководителем, линейными менеджерами, службой охраны труда, отделом кадров, подразделениями и самими сотрудниками. За основу можно взять права и обязанности из главы 35 ТК РФ.

Руководитель обеспечивает условия для работы системы: выделяет бюджет, назначает ответственных, закупает оборудование, услуги и инструменты. А специалист по охране труда, назначенный ответственным за СУОТ, организует эти процессы, но не отвечает за их материальное обеспечение — это задача руководства.

Обязанности по охране труда нужно закрепить в положении о СУОТ и продублировать в должностных инструкциях сотрудников.

Разработать политику по охране труда. Об этом документе я писала выше — это публичная стратегия бизнеса по охране труда. В ней организация или ИП показывают, как они планируют в долгосрочной перспективе сохранять жизнь и здоровье сотрудников — снижать травматизм, повышать заинтересованность и улучшать условия труда.

С политикой знакомят каждого сотрудника под подпись.

Сформулировать цели по охране труда. Конечная цель любой системы охраны труда — чтобы люди не травмировались и работали в безопасных условиях. Полностью исключить риски можно не всегда, особенно на крупных производствах, но к этому нужно стремиться.

Конечные цели разбивают на промежуточные, например ежегодные.

Цели организации или ИП доводят до отделов. При системном подходе каждый отдел определяет, какой вклад в достижение целей он может внести, и на основе этого формулирует цели на местах. Это называют каскадированием целей — когда большие стратегические задачи «спускаются» на уровень отделов и сотрудников, превращаясь в понятные и выполнимые действия.

Следовать утвержденным процессам для достижения целей. Процессы СУОТ, которые проверяли на этапе анализа ситуации, собирают в список и вносят в положение. Еще указывают, как они организованы. Чтобы не превращать положение в огромный документ, удобнее делать отдельные инструкции на каждый процесс, а в положении оставлять краткое описание и ссылку.

Вот какие основные процессы выделяют:

• специальная оценка условий труда;
• оценка профессиональных рисков;
• медосмотры;
• обучение;
• учет и выдача СИЗ;
• безопасность зданий и сооружений;
• безопасность оборудования;
• безопасность технологических процессов;
• безопасность инструментов;
• безопасность сырья и материалов;
• безопасность подрядных организаций;
• санитарно-бытовое обеспечение;
• выдача молока;
• обеспечение лечебно-профилактическим питанием;
• режим труда и отдыха;
• социальное страхование;
• взаимодействие с надзорными органами и профсоюзом;
• реагирование на аварии;
• реагирование на несчастные случаи;
• реагирование на профзаболевания.

Важно, чтобы процессы были не только на бумаге. Руководство должно выделить ресурсы — деньги, людей, оборудование. По каждому направлению оформляют приказы, назначают ответственных, составляют графики, контролируют выполнение и анализируют результаты. При необходимости — вносят улучшения.

Составить план мероприятий на год  ​— документ, по которому компания или ИП будет действовать. В него включают все шаги, которые помогут сделать работу безопаснее: обучение сотрудников, медосмотры, проверку оборудования, закупку СИЗ, оценку рисков, улучшение рабочих мест.

План готовит СОТ вместе с руководителями, отделом кадров, бухгалтерией и профсоюзом. По каждому мероприятию назначают ответственных и сроки, выделяют деньги.

Организовать контроль функционирования СУОТ. Надо определить, какие процессы, влияющие на безопасность, компания или ИП будет контролировать, каким образом и как часто.

Основные виды контроля:

• контроль состояния рабочего места, оборудования, инструментов, сырья, материалов, выполнения работ, в том числе из приложения № 2 к Примерному положению о СУОТ;
• контроль периодических процессов — СОУТ, обучения, медосмотров;
• учет и анализ аварий, травм, профзаболеваний, изменений требований законодательства, технологических процессов, оборудования, инструментов, сырья;
• контроль эффективности работы системы в целом.

Для каждого вида организуют и проводят мероприятия. Контроль можно организовать поэтапно — в три ступени. Такой подход не обязателен, но хорошо работает.

Три ступени контроля:

1. Ежедневная проверка рабочих мест. Ее проводит непосредственный начальник перед началом смены или во время работы. Он проверяет оборудование, инструменты, состояние помещений, наличие СИЗ и исправность защитных ограждений. Все нарушения записывают в журнал или таблицу, указывают срок устранения и отмечают, когда все исправлено.
2. Более детальная проверка, например, раз в месяц. Ее проводят руководители подразделений с СОТ или представителем профсоюза. Могут быть и представители технических служб. Они смотрят, устранены ли нарушения первой ступени, выполняются ли ремонты и инструктажи, как соблюдаются правила охраны труда и обслуживается оборудование.
3. Итоговая проверка, например раз в квартал. В ней участвуют комиссия из руководителей, профсоюза и ответственные за охрану труда. Они оценивают, как работает весь трехступенчатый контроль, выполняются ли планы по улучшению условий труда и устранению последствий несчастных случаев. По результатам оформляют акт, в котором фиксируют нарушения.

Периодичность проверок на разных ступенях устанавливает работодатель.

Планировать улучшения СУОТ. Для этого раз в год составляют план корректирующих действий — список мер, которые помогут сделать работу безопаснее. Он формируется по результатам расследований травм и аварий, предписаний инспекторов и идей сотрудников.

Бизнес сам решает, как проводить анализ и отслеживать выполнение плана.

Рядовым сотрудникам рассказывают о промежуточных результатах работы системы на общих совещаниях, скажем, раз в квартал.

Реагировать на травмы и аварии. В управление травмами и авариями входят профилактика, расследование и устранение последствий. Организация или ИП составляет список возможных аварийных ситуаций.

Под профилактикой понимают отработку действий людей при возникновении ЧС. В помещении размещают планы эвакуации, сигнализацию, детекторы. Регулярно проводят медосмотры, инструктажи, обучение, в том числе оказанию первой доврачебной помощи, и тренировки. Сотрудникам выдают все необходимые СИЗ.

Действия в аварийных ситуациях пишут в инструкциях по охране труда. Порядок реагирования, расследования травм и аварий бизнес описывает во внутренних стандартах с учетом требований закона  . Результаты расследования оформляют и сообщают всем сотрудникам.

После расследования и устранения последствий аварий и травм проверяют аналогичные рабочие места и процессы. Если нужно, на них распространяют мероприятия, которые разработали для устранения причин аварии и травмы.

Наладить документооборот по СУОТ. Как это сделать и какой должен быть комплект документов, бизнес определяет сам. Во внутренних стандартах прописывают порядок разработки, согласования, утверждения, пересмотра, ответственность и рекомендации по оформлению локальных нормативных актов и других документов с учетом того, что требуют по закону.

Документов много — оптимизировать процесс можно, если использовать электронный документооборот. Вот примерный перечень документов по СУОТ:

• внутренние стандарты организации;
• инструкции по охране труда;
• должностные инструкции;
• журналы инструктажей;
• протоколы обучения;
• документы по расследованию травм;
• карты СОУТ;
• графики обучения и проверки знаний;
• списки мероприятий по итогам внутренних проверок;
• протоколы замеров;
• планы мероприятий.

Примеры документов СУОТ. Подобрали универсальные, которые можно брать за основу:

• приказ о разработке СУОТ;
• приказ об утверждении списка НПА со списком НПА;
• титульный лист положения;
• политика;
• цели;
• план мероприятий.

Микропредприятия — компании или ИП со списочной численностью сотрудников до 15 человек и доходом за предыдущий год до 120 млн рублей  . Они тоже создают систему управления охраной труда. Положение о СУОТ, скорее всего, будет не таким большим, как у крупного бизнеса, но все процессы должны быть прописаны.

У таких предприятий есть послабления в области охраны труда. К примеру, проводить спецоценку можно в упрощенном порядке, без участия независимой аккредитованной организации — если нет вредных условий труда и людей, которые претендуют на досрочное назначение страховой пенсии по старости  .

Для микропредприятий не обязателен штатный СОТ  . Руководитель сам решает, нанять ли отдельного специалиста, вести охрану труда самому или заключить договор с аккредитованной компанией.

Проверить, относится ли компания или ИП к микропредприятию, можно в реестре МСП.

Воспользуйтесь сервисом «Электронный инспектор» на сайте онлайнинспекция.рф. Он работает как тренажер плановой проверки Государственной инспекции труда, ГИТ: задает вопросы из проверочных листов, которыми пользуются инспекторы  . Там есть чек-листы по СУОТ и другим темам охраны труда. Пройдите самопроверку, чтобы понимать, что у вас спросят инспекторы ГИТ во время плановой проверки.

Работающая СУОТ помогает компании или ИП показать, что безопасность — не формальность. Для проверяющих это сигнал, что требования закона соблюдаются и рисками постоянно занимаются. В результате меньше вопросов во время проверок и ниже риск, что работу остановят из-за нарушений.

Выполнять требования СУОТ должны не только сотрудники, но и все люди, которые находятся на территории предприятия, например подрядчики. За неисполнение требований работодатель может получить штрафы.

Санкции наложат за непроведение или нарушение порядка проведения спецоценки  , отсутствие или неправильную организацию обучения и медосмотров  , а также за то, что люди работают без средств индивидуальной защиты  .

Если при проверке выявят, что у бизнеса нет положения о СУОТ, то инспектор сделает предупреждение или оштрафует. Руководителя, ИП или малое предприятие — на 2 000—5 000 ₽, среднюю или крупную компанию — 50 000—80 000 ₽  . Такие же штрафы предусмотрены за нарушения, которые показывают, что система работает неправильно. К примеру, инспектор выявит, что инструкции по охране труда устарели.

За повторное нарушение директора оштрафуют на 30 000—40 000 ₽ или дисквалифицируют на 1—3 года. ИП или малое предприятие заплатят 30 000—40 000 ₽, средние и крупные фирмы — 100 000—200 000 ₽  , а их работу приостановят на срок до 90 суток.

Если сотрудник получит тяжелую травму, для директора компании или ИП это грозит санкциями: штрафом до 400 000 ₽, обязательными работами или лишением свободы на срок до года  . За смерть по неосторожности начальников приговорят к принудительным работам или лишению свободы на срок до четырех лет. Еще запретят занимать должности, где под руководством люди могут получить травму. На деятельность ИП и на управление дистанционными сотрудниками запрет не действует.

СУОТ — это инвестиции в безопасную и бесперебойную работу. Система снижает потери от несчастных случаев и аварий, к примеру штрафы, простой оборудования, а также дает право на скидку к тарифу взносов на травматизм за счет хороших показателей по охране труда.

Социальный фонд России, СФР, ежегодно возвращает компаниям и ИП до 20% взносов на травматизм, уплаченных за предыдущий год. Минтруд разрешает компенсировать этими деньгами затраты на улучшение условий труда: обучение по охране труда, проведение медицинских осмотров, спецоценки, покупку средств индивидуальной защиты, тахографов и аптечек  .

Для получения компенсации подайте заявление и финансовый план в региональное отделение Социального фонда. Подробная инструкция и шаблоны документов для возврата денег — на сайте СФР.

На практике персонал организации не сильно замотивирован разрабатывать, внедрять и поддерживать процессы охраны труда. Это требует времени, денег и человеческих ресурсов, а также понимания ценности и в какой-то степени веры в то, СУОТ сделает работу легче и безопаснее.

Вот какие вопросы и сомнения могут возникнуть у руководителей и рядовых работников.

1. Системный подход в управлении охраной труда помогает работодателю создавать безопасные и здоровые условия труда для людей. Создавать СУОТ должны все компании и ИП.
2. Положение о СУОТ — основной документ по охране труда. Его разрабатывают с помощью примерного положения из приказа Минтруда № 776н.
3. Трудовая инспекция может оштрафовать за отсутствие положения о СУОТ.
4. Затраты на мероприятия по улучшению условий труда можно возместить через СФР за счет взносов на травматизм, уплаченных в предыдущем году.
5. СУОТ помогает снижать затраты на больничные, штрафы и компенсации, повышает производительность работы и улучшает репутацию компании.