Как я научилась делегировать задачи и распределять свое время с умом

Всем снова привет! Меня зовут Котик, и недавно я написала в Т⁠—⁠Ж текст о том, как все успевать, работая 60 часов в неделю.

Одним из советов, который я дала, был совет научиться делегировать задачи. Почитав некоторые комментарии под постом, я поняла, что многие читатели относятся к делегированию предвзято. Поэтому я решила написать еще один текст — частично он о том, почему умение делегировать — это полезный навык, который действительно помогает начать лучше планировать распорядок дня и, следовательно, успевать больше, и частично — про то, как правильно расставлять приоритеты и научиться вести календарь/список дел на месяц вперед.

Начнем с делегирования задач.

1) Многие считают, что другие люди заинтересованы только в своей собственной выгоде, поэтому лучше делать все самому и не позволять себя обманывать. Пример: человеку необходимо найти ответ на какой-то юридический вопрос, но он не идет к юристу, потому что подозревает, что тот лишь вытянет у него деньги за несколько консультаций. Вместо этого человек тратит часы своего времени на самостоятельное изучение вопроса, но, поскольку у него нет соответствующего образования и опыта, вполне вероятно, что ответ, который он найдет, будет неправильным или лишь частично правильным, зато ему будет казаться, что он не дал консультанту "навариться" и сэкономил и вообще молодец.

Повезет, если ошибка не будет иметь серьезных последствий, на устранение которых, опять же, потребуется ресурс и время. Кстати, очень часто люди пытаются сделать сами ремонт, не имея никаких нужных навыков, и заканчивается это все очень плачевно, — еще один пример отказа от делегирования с неприятными финансовыми последствиями. В моменте идея решить вопрос самостоятельно может казаться хорошей, но в перспективе это не всегда оказывается так, если вы не являетесь специалистом в сфере, в которой вам требуется помощь. И, сэкономив время и деньги за консультацию или услугу специалиста, в будущем вы можете потерять гораздо больше.

Если хочется чувствовать уверенность в том, что вы не отдаете деньги непонятно кому, можно попробовать найти специалиста среди знакомых — по отзывам и рекомендациям. А консультации многие специалисты сейчас проводят онлайн, поэтому вам даже добираться до них не придется (разумеется, это не про ремонт, тут придется взаимодействовать лично:))

2) Другая распространенная причина отказа от делегирования задач заключается о том, что человек считает, что никто и никогда не сможет выполнить задачу лучше него самого. Данный пункт касается в большей степени рабочих задач, но может проявляться и в бытовой жизни — например, когда человек отказывается вызывать клининг не потому, что у него не хватает денег, а потому что искренне уверен в том, что никто не сможет убрать его квартиру лучше, чем он сам, ведь он делает уборку с душой, а уборщица приходит убираться только ради денег.

Когда-то я сама тоже боялась отдавать простые рутинные задачи менее опытным коллегам: меня очень пугала мысль, что они сделают все неправильно, и за ними все равно придется все переделывать. Как итог, думала я, времени уйдет гораздо больше, чем в том случае, если я вообще не буду пытаться распределить на них задачи. Позже я поняла, что время таким образом действительно можно выиграть, но — лишь в моменте. А при работе на перспективу важно обучить сотрудников, чтобы в дальнейшем они выполняли задачу без ошибок, и, даже если на это потребуется больше времени, чем на самостоятельное выполнение, в будущем это обязательно даст плоды.

То же самое касается и вопросов быта — например, той же уборщицы. Первое время придется ее контролировать и, возможно, что-то ей объяснять, зато со временем она станет постоянно приходящим знакомым специалистом, которому можно будет спокойно доверить квартиру и даже куда-то уйти на время уборки. При заказе продуктов онлайн первое время будет сложно ориентироваться на сайте, зато потом появятся сохраненные покупки, а процесс будет доведен до автоматизма, и вот вы уже не тратите несколько часов в супермаркете, а делаете заказ еды на неделю за 15 минут. Выигрыш времени в моменте — это не всегда хорошо, точнее, как показывает мой опыт, это почти всегда плохо.

3) Многие люди не делегируют задачи (любые), потому что…у них просто нет времени и сил об этом подумать. Когда человек живет в постоянном стрессе и запаре, зачастую у него не находится ресурсов на то, чтобы попытаться оптимизировать свою жизнь и свой распорядок дня, и он не задумывается о том, чтобы сделать мир вокруг себя проще.

В моменте у такого человека горит куча задач, он и так не знает, за что хвататься, и поэтому думать о будущем у него просто нет сил. А когда время наконец находится, человек настолько устал, что вместо работы на перспективу и инвестиции в будущее просто лежит на диване. Конечно, самый правильный вариант — это просто не доводить себя и свою жизнь до такого состояния, но, если уж так получилось, вариант "разгрузиться" так или иначе есть всегда. Можно попробовать взять отпуск и провести его не лежа в кровати и листая соцсети, а подумав о том, как изменить свою жизнь к лучшему.

Помимо делегирования задач, для эффективного планирования времени важно уметь четко и правильно расставлять приоритеты. В этом, как я уже писала, могут помочь онлайн-органайзеры или же обычные бумажные ежедневники.

Я стараюсь работать с приоритезированием задач следующим образом:

1) Сначала я беру календарный месяц и заношу в календарь события, которые в этом месяце нужно выполнить однократно и которые предположительно не будут повторяться в следующие периоды.

Самый простой пример, который приходит в голову, — поход к врачу. Обычно записываться к врачам нужно заранее, поэтому занести время визита в календарь чаще всего получается за месяц вперед.

2) Потом в календарь заносится обязательная рутина — то есть время, отведенное на работу и бытовые дела. Если в этом месяце предполагаются какие-то важные рабочие моменты, например, презентация, важное совещание и тому подобное — этот день можно выделить в календаре цветом. Для чего? Чтобы равномерно распределить нагрузку и не планировать накануне важного мероприятия ничего другого.

Например, не стоит ставить в календарь генеральную уборку накануне важной презентации или выступления, и так далее. Конечно, не всегда даты таких мероприятий известны заранее, но на этапе создания органайзера на месяц важно просто попытаться выстроить картину, максимально приближенную к реальной, которая в дальнейшем может корректироваться.

3) После того, как в календарь занесены рабочие часы и часы, которые будут потрачены на необходимые и важные дела, можно расслабиться и подумать о хобби. Следующим этапом, например, можно внести в список дел на месяц поход в спортзал. Я занимаюсь в зале несколько раз в неделю и раз в месяц заношу все предполагаемые походы в зал в календарь, таким образом, я всегда четко знаю: в этот вечер после работы у меня тренировка, значит, ничего другого на это время планировать нельзя.

Такое распределение приоритетов в календаре сразу исключает ситуацию, когда вы "забили" и всю неделю не ходили тренироваться, потому что в один вечер вас позвали друзья в кино, в другой вы встретились с подругой на кофе, и так далее.

Друзья и кино — только в оставшееся время после того времени, которое вы твердо планируете уделять хобби. Речь может идти не только о спорте — изучение языков, рисование, дополнительные курсы — многие начинают это и бросают, потому что не выработали достаточно дисциплины для того, чтобы ходить регулярно и не отвлекаться.

4) И наконец, только в оставшиеся в календаре часы я помещаю активный отдых — встречи с друзьями, посещение кино, выставок и тому подобных вещей. Это же время служит "запасным" в том случае, если в планы внезапно добавится что-то еще. Остаток можно посвятить листанию соцсетей — обычно у меня остается около 15-30 минут в день на соцсети и переписку не по работе:)

Для того, чтобы вести календарь дел на месяц вперед, требуется определенная привычка и навык. Если вы никогда не пытались планировать свое время рационально, начать можно с более короткого отрезка — например, с одной календарной или рабочей недели, и затем постепенно увеличивать горизонт планирования.