5 принципов безопасного рабочего стола в офисе
В офисе мы копим на столе документы, отвлекаемся и оставляем их без присмотра. Мимо может проходить недоброжелатель, который сфотографирует важные отчеты и передаст их конкурентам.
Чтобы этого избежать, можно использовать систему наведения порядка 5S, разработанную компанией Toyota. Это пять шагов: sort (сортировка), set in order (систематизация), shine (содержание в чистоте), standardize (стандартизация) и sustain (самодисциплина). Вот в чем они заключаются.
🗂️ Сортировка
Устраняет хаос на столе: освобождает место и помогает найти потерянные документы
Что делать. Разделите все документы на три группы: нужные для работы, редко используемые и ненужные. Оставьте на рабочем месте первые две категории, а ненужные бумаги уберите в архив, отдайте коллегам или уничтожьте. Проверьте и обновите информационные доски и календари для заметок
🗄️ Систематизация
Экономит время и усилия на поиск нужного
Что делать. Разложите бумаги по местам: редко используемые — в нижний ящик, часто используемые — в верхний ящик или на стол, конфиденциальные — в сейф или шкаф. Положите документы в непрозрачные папки и регистраторы и подпишите их. Храните личные вещи отдельно от рабочих бумаг
🧹 Содержание в чистоте
Снижает количество ошибок в работе и предупреждает порчу бумаг
Что делать. Отправьте ненужные конфиденциальные бумаги в шредер, остальные сдайте в макулатуру. Освободите место под столом: там должна стоять только урна. Снизьте риски загрязнения: купите подставку для кружки и уберите на окно горшок с растением. Держите под рукой чистящие средства, чтобы удалять чернила и следы скотча, и салфетки для монитора
📋 Стандартизация
Сокращает время на поддержание порядка
Что делать. Убедитесь, что все папки и места хранения подписаны, а документы лежат там, где должны. Если у вас постоянное рабочее место, прикрепите на время отпуска или больничного заметку, что вас нет, и напишите в ней, чтобы коллеги не оставляли на вашем столе важные бумаги
🧾 Самодисциплина
Делает чистое и безопасное рабочее место нормой
Что делать. Распечатайте и повесьте чек-лист на видном месте. Запланируйте ежедневно пять минут в конце рабочего дня на сортировку, систематизацию и уборку бумаг, которые накопились за день. А в конце недели — 15—30 минут на ревизию ящиков со шкафами, где вы храните документы
Как защитить себя и коллег не только на рабочем месте
Объясняем в потоке «Безопасность». Готовим разборы актуальных разводов мошенников, даем советы по информационной и финансовой безопасности и делимся приемами для вычисления обмана
Хорошо спрячьте и электронные документы:
