Как составить штатное расписание

Штатное расписание — кадровый документ, который должен быть у каждого работодателя.

В нем фиксируют должности, оклады и структуру команды, чтобы было ясно, кто за что отвечает и сколько стоит содержание каждого направления. Разбираемся, как его оформить.

Штатное расписание — документ, который должен быть у каждой компании и ИП с сотрудниками. По сути, это карта того, как устроен бизнес: отделы, какие должности в них открыты и сколько человек работает на каждой позиции. В нем не указывают ФИО сотрудников, а только общие данные.

Вот что есть в штатном расписании  :

1. Структурные подразделения организации или ИП — отделы, цеха, департаменты.
2. Должности, профессии и специальности — занятые и вакантные. Дальше я буду писать только должность, подразумевая профессию и специальность тоже.
3. Общее количество работников и оклад для каждой должности.
4. Месячный зарплатный фонд.

Документ можно составить по унифицированной форме Т-3 или своей. Подробнее об этом расскажу дальше.

Чтобы ввести штатное расписание, директор, ИП или уполномоченный работник издает приказ  . Его реквизиты указывают в поле «Утверждено» расписания.

Указывать срок действия штатного расписания необязательно. Тем более что изменить его можно в любой момент.

Например, если в компании пройдет реорганизация: появятся новые отделы или, наоборот, сокращение штата. Тогда издают приказ о внесении изменений в штатное расписание. Но если правок в документе много, проще составить новую «штатку» и утвердить ее отдельным приказом.

Если у компании есть филиалы или представительства, то она решает, утверждать штатные расписания для каждого обособленного подразделения или сделать единое на всю организацию.

Расскажу, как заполнить отдельные графы штатного расписания по форме Т-3.

Графа 3 «Должность, специальность, профессия». Есть случаи, когда названия позиций в этой графе надо указывать в соответствии с профессиональным стандартом  :

• если по должности положены какие-то компенсации или льготы. Например, на вредных или опасных работах. Если в стандарте указана профессия «машинист подземного самоходного оборудования», такой же она должна быть в «штатке»  ;
• если для какой-то позиции закон устанавливает определенные требования. Это касается, в частности, педагогов, медиков и фармацевтов, работников транспорта, бухгалтеров банков, работников в сфере госзакупок. То есть если в профстандарте должность называется «специалист в сфере закупок», то в штатном расписании нельзя писать «менеджер в сфере закупок».

Графа 4 «Количество штатных единиц». Здесь указывают число конкретных должностей. К примеру, в организации один секретарь и три менеджера по продажам. Значит, в соответствующих графах пишем 1 и 3. Если же по какой-то должности неполная штатная единица, то указывают долю, например 0,25 или 0,5. Если на одной должности работают три человека, каждый, допустим, по 0,5 рабочего времени, то в штатном расписании указывайте 1,5. Округлять количество штатных единиц, например писать 3 вместо 2,8, нельзя.

Графа 5 «Тарифная ставка». Тут указывают месячную зарплату в рублях до вычета НДФЛ. Для одинаковых должностей оклад должен быть равным. Если для людей одной позиции надо установить разные оклады, можно ввести дополнительные должности: младший юрист, старший юрист, ведущий юрист. Указывать в штатном расписании вилку окладов, например от 40 000 до 50 000 ₽, нельзя.

Графы 6—8 «Надбавки». Укажите стимулирующие и компенсационные выплаты, которые установлены:

1. Законом, например северные надбавки за стаж.
2. Работодателем, например за знание иностранного языка или прохождение аттестации.

Можно указать эти выплаты в твердой сумме, в процентах от оклада либо как коэффициент.

Графа 9 «Всего в месяц». Тут указывают сумму, которая получится, если графу 4 умножить на сумму граф 5—8 при условии, что в графах 6—8 указаны не проценты, а конкретные значения. То есть зарплатный фонд для всех людей одной должности.

Графа 10 «Примечание». Здесь можно пометить, к примеру, вакантные должности. Или сделать ссылку на конкретный пункт локального акта о премировании в организации, где говорится о премиях за то или иное достижение.

Срок действия штатного расписания законом не установлен. Обычно оно актуально до утверждения нового. Поэтому поле «на период ____» в штатном расписании можно не заполнять. Но если заполните, это не ошибка.

Все редакции штатного расписания хранят бессрочно, вплоть до ликвидации компании или прекращения деятельности ИП  .

Если к работодателю придет на проверку трудовая инспекция и выяснит, что штатного расписания нет, она может наложить штраф  :

1. Для ИП, малых предприятий и руководителей фирм — от 1 000 до 5 000 ₽.
2. Для остальных компаний — от 30 000 до 50 000 ₽.

Но на первый раз можно отделаться предупреждением.

1. Штатное расписание нужно каждому работодателю — и компаниям, и ИП.
2. Документ утверждают приказом. Срок действия можно не ставить: расписание работает, пока не появится новое.
3. В «штатке» фиксируют структуру, должности, оклады, надбавки и количество ставок. Вилки окладов и округления ставок запрещены.
4. Иногда должности надо указывать строго по профстандартам — это касается, в частности, льготных профессий, педагогов, медиков, транспорта, закупок и бухгалтерии, банков.
5. Все версии штатного расписания хранят бессрочно.
6. За отсутствие документа могут назначить штраф до 50 000 ₽.