Сведения о стаже сотрудников: как заполнить ЕФС⁠-⁠1

Работодатели должны передавать в Социальной фонд сведения о стаже некоторых сотрудников.

Например, если работник был в отпуске по уходу за ребенком от полутора до трех лет или за свой счет.

Раньше сведения о стаже заполняли в форме СЗВ-СТАЖ, а теперь — в подразделе 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1. Расскажу, как это сделать.

ЕФС-1, или единая форма сведений, — отчет, который сдают компании и ИП с работниками, устроенными по трудовым договорам и ГПХ, кроме самозанятых. В нем указывают информацию об особом страховом стаже, взносах на травматизм, обязательных медосмотрах и другое.

Сведения об особом стаже подают в подразделе 1.2 ЕФС-1. Это нужно, чтобы Социальный фонд учел эти периоды при исчислении пенсии сотрудников.

Подраздел 1.2 заполняют на работников, у которых в истекшем году были особые условия исчисления стажа для назначения пенсии  .

По итогам года отчет заполняют и сдают по сотрудникам, которые в текущем году:

• были в отпуске по уходу за ребенком от полутора до трех лет или за свой счет;
• не работали из-за приостановки трудового договора по мобилизации;
• выполняли работы, которые дают право на досрочную пенсию, — например, с вредными условиями труда или в районах Крайнего Севера;
• трудились в сельском хозяйстве и занимались деятельностью, дающей право на повышенную пенсию;
• находились в простое или были отстранены от работы;
• замещали госдолжности РФ, замещали на постоянной основе госдолжности субъектов РФ, муниципальные должности, должности государственной гражданской службы РФ;
• были освобождены от работы с сохранением места на время исполнения государственных или общественных обязанностей;
• работали полный навигационный период на водном транспорте, полный сезон в сезонных отраслях промышленности или вахтовым методом;
• трудились в период лишения свободы.

В течение года отчет сдают, если:

• работнику назначают пенсию и надо учесть сведения о его стаже за текущий год;
• сотрудник подал заявление на отпуск по беременности и родам или по уходу за ребенком до полутора лет.

В таких случаях отчет сдают по запросу СФР или после получения заявления работника, а потом эти же данные включают в годовой отчет.

Обязанность сдавать подраздел 1.2 ЕФС-1 на сотрудников, уходящих в отпуск по беременности и родам или по уходу за ребенком, планируют отменить. Уже есть проект приказа СФР с обновленной формой и порядком заполнения. В июле 2025 года приказ еще не принят, поэтому отчет ЕФС-1 на уходящих в отпуск по беременности и родам или по уходу за ребенком еще сдают.

Страховой стаж сотрудников без особых условий учитывают на основании сведений, которые подают работодатели при приеме и увольнении в подразделе 1.1 формы ЕФС-1, а во время работы — персонифицированных сведений и разделов 3 расчетов по страховым взносам.

Сведения о страховом стаже сдают компании и предприниматели с работниками, устроенными по трудовым договорам и ГПХ, кроме самозанятых.

Руководители организаций или ИП могут приготовить отчет лично либо поручить это, например, бухгалтеру или специалисту по кадрам. В сведениях о стаже есть только данные о самом сотруднике и о периодах его работы. Эта информация должна быть в бухгалтерии и в кадровой службе.

Обязанность по сдаче сведений о стаже в СФР желательно закрепить в должностной инструкции работника — бухгалтера или кадровика.

Сроки сдачи сведений о стаже. Годовой отчет представляют до 25 января следующего года включительно. За 2025 год надо отчитаться не позднее 26 января 2026, так как 25 января — воскресенье.

Сведения о стаже в межрасчетный период, то есть внутри года, сдают в течение трех календарных дней со дня получения запроса СФР или заявления работника  .

Форма отчета зависит от количества застрахованных сотрудников  :

• до 10 включительно — на выбор в бумажном или электронном виде;
• 11 и больше — только в электронном.

Застрахованные сотрудники — это работники, привлеченные по трудовому договору, и лица, нанятые по договорам гражданско-правового характера, с вознаграждений которых начисляют страховые взносы по единому тарифу. По самозанятым отчитываться не нужно, поскольку взносы за них не платят.

Бухгалтер, кадровик или другой сотрудник, который сдает отчет в электронном виде, должен оформить электронную подпись, УКЭП. Ее можно получить в специальном удостоверяющем центре, стоимость — от 2000 ₽.

Для сдачи ЕФС-1 нужна машиночитаемая доверенность, МЧД, — это электронный документ в формате XML, который позволяет подтвердить личность подписанта. Социальный фонд принимает МЧД только в формате, утвержденном приказом СФР от 27.05.2024 № 848. Доверенность, оформленная на сайте налоговой службы, для ЕФС-1 не подходит. Создать нужную МЧД можно в бесплатной программе от СФР — АРМ «Доверенность».

Если отчет сдает руководитель компании или ИП, квалифицированную электронную подпись им бесплатно оформит налоговая, а доверенность будет не нужна.

Куда представляются сведения о стаже. Их сдают в отделение СФР по месту регистрации работодателя. Для компаний это юридический адрес, для индивидуальных предпринимателей — место жительства.

Организации с обособленными подразделениями, которые перечисляют зарплату и страховые взносы самостоятельно, подают сведения о стаже в отделение СФР по месту регистрации подразделения.

Форма ЕФС-1 и порядок ее заполнения утверждены приказом СФР от 17.11.2023 № 2281. Отчет состоит из двух разделов, в каждом из них есть подразделы, которые сдают в определенных случаях в свои сроки.

Сведения о стаже представляют в таком составе:

1. Титульный лист ЕФС-1.
2. Подраздел 1 раздела 1.
3. Подраздел 1.2 подраздела 1 раздела 1.
4. Подраздел 2 раздела 1 — при подаче сведений о сотрудниках, занятых на работах с правом на досрочную пенсию  .

Титульный лист содержит сведения о работодателе:

• регистрационный номер в СФР;
• полное или сокращенное наименование компании или ее обособленного подразделения либо ФИО индивидуального предпринимателя;
• ИНН;
• КПП — только для организаций и их обособленных подразделений;
• ОКВЭД — код основного вида деятельности;
• ОГРН или ОГРНИП — основной государственный регистрационный номер, полученный при регистрации в налоговой инспекции;
• код категории страхователя — вносят только ИП или приравненные к ним лица. Например, код ИП01 пишут индивидуальные предприниматели, а ИП02 — главы крестьянских (фермерских) хозяйств;
• телефон;
• электронная почта.

Поля для кодов статистики ОКФС, ОКОГУ, ОКПО заполняют только государственные и муниципальные учреждения.

Все данные для титульного листа, кроме кодов статистики, можно посмотреть в выписке из ЕГРЮЛ или ЕГРИП с сайта налоговой службы.

С 1 октября 2024 года СФР перешел на новый формат регистрационных номеров страхователей. Он уже указывается в выписках из ЕГРЮЛ и ЕГРИП, сформированных после этой даты. Также новый номер можно найти на сайте СФР по ИНН.

Раздел «Сведения о страхователе, за которого представляются сведения» заполняют при ликвидации или реорганизации компании.

Еще на титульном листе должны быть:

• должность руководителя или представителя, если отчетность сдает он;
• подпись;
• ФИО подписанта;
• дата подписания;
• печать — для организаций, у которых она есть.

В подразделе 1 раздела 1 указывают данные работника, за которого сдают отчет:

1. СНИЛС.
2. ФИО.
3. Дату рождения.
4. ИНН.
5. Гражданство — код страны по общероссийскому классификатору. Для граждан РФ — 643.
6. Статус застрахованного лица из таблицы ниже.

На каждого работника, за которого сдают отчет, заполняют отдельный лист, состоящий из подразделов 1 и 1.2.

Подраздел 1.2 — сведения об особом страховом стаже. В поле «Отчетный период» четырьмя цифрами указывают год, за который представляют данные. При сдаче формы по запросу СФР или работника ставят текущий год, для годового отчета — предыдущий.

В поле «Тип сведений» знаком «X» отмечают одно из значений:

1. «Исходная» — для годового отчета.
2. «Назначение пенсии» — для формы по запросу СФР или заявлению работника.
3. «Назначение выплат по ОСС» — для сведений по запросу СФР или заявлению работника на отпуск по беременности и родам или уходу за ребенком до полутора лет.
4. «Корректирующая» — если надо исправить ранее поданную информацию.
5. «Отменяющая» — когда нужно отменить уже представленные данные.

Формы с типом сведений «Назначение пенсии» и «Назначение выплат по ОСС» подают по запросу, а потом эти же сведения включают в годовую форму с типом «Исходная».

В поле «Период работы» указывают начальную и конечную даты периода с особенностями стажа.

Для подраздела 1.2 ЕФС-1 с типом «Назначение пенсии» в графе «Период работы» указывают начало года и дату, предшествующую дню предполагаемого выхода сотрудника на пенсию.

Для подраздела 1.2 ЕФС-1 с типом «Назначение выплат по ОСС» в графе «Период работы» заполняют две строки:

1. В первую вписывают период с 1 января или даты трудоустройства в текущем году до даты, предшествующей дню начала отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком.
2. Во вторую — дату начала отпуска.

Графы 4 и 5 «Территориальные условия» заполняют, например, если сотрудники работали на Крайнем Севере, приравненных к нему местностях или в сельском хозяйстве. В графе 4 ставят код, а в графе 5 — районный коэффициент  .

В графе 6 указывают основание для исчисления особого страхового стажа, например:

• СЕЗОН — полный навигационный период на водном транспорте, полный сезон на предприятиях и в организациях сезонных отраслей промышленности;
• ПОЛЕ — трудовая деятельность в экспедициях, партиях, отрядах, на участках и в бригадах на полевых работах;
• ВОДОЛАЗ — водолазы и другие сотрудники, занятые работой под водой.

В графе 7 отмечают дополнительные сведения об особенностях исчисления страхового стажа. Например, если родитель идет в отпуск по уходу за ребенком, вписывают код «Дети».

Если в графе 4 стояли территориальные условия РКС, МКС, РКСР, МКСР или МКС-РКСР, в графе 7 пишут рабочее время, засчитываемое в северный стаж в календарном исчислении — месяцев, дней.

В графах 8—10 заполняют условия досрочного назначения страховой пенсии  .

В графе 8 указывают коды досрочного назначения пенсии из-за особых условий труда. Скажем, 27-1 — работы с вредными условиями труда и в горячих цехах или подземные, а 27-2 — работы с тяжелыми условиями труда.

Код для графы 9 берут из того же приложения, например:

• 27-ПДДО — педагогическая деятельность в учреждениях дополнительного образования детей;
• 27-ГД — лечебная и иная работа по охране здоровья населения в городах;
• ТВОРЧ15 — творческая деятельность не менее 15 лет.

В графе 10 указывают занятость сотрудника на работе с особыми условиями в часах и минутах или как долю ставки. Например, для водолазов и летчиков указывают часы и минуты, а для педагогов и медиков — долю ставки.

В графы 11 и 12 вписывают результат специальной оценки условий труда, СОУТ. В графу 11 — индивидуальный номер рабочего места сотрудника из карты СОУТ, в графу 12 — код класса или подкласса условий труда по степени вредности или опасности из классификатора, установленный в результате СОУТ. Эти данные вносят, если в графах 8 или 9 указаны особые условия труда.

Образцы заполненного отчета. Разберем на примере: ИП принял на работу сотрудницу в 2023 году. Она берет отпуск по уходу за ребенком с 22 июня 2025. Предприниматель получил больничный лист от СФР 21 июня. Отпуск по беременности и родам закончится 9 ноября 2025. 23 июня ИП подал сведения о стаже работницы за 2025 год.

Подраздел 2 ЕФС-1 со сведениями о льготном стаже надо приложить к подразделу 1.2, если в нем есть сотрудники с правом на досрочную пенсию  .

При ошибках в сведениях о стаже надо снова заполнить подраздел 1.2 ЕФС-1. Корректировку подают по форме, которая действовала в исправляемом периоде. На титульном листе надо указать тип сведений «Корректирующая».

Подраздел 1.2 раздела 1 с признаком «Отменяющая» сдают, если нужно отменить ранее отправленную информацию. Тогда заполняют подраздел 1 «Сведения о застрахованном лице» и поле «Корректируемый (отменяемый) период».

Компанию или ИП могут оштрафовать, если они неверно заполнят подраздел 1.2 ЕФС-1 или сдадут форму не вовремя, на 500 ₽ за каждого работника, включенного в отчет.

Работодатель, который обязан отправить форму в электронном виде, но представил ее на бумаге, может получить штраф 1000 ₽ независимо от числа работников в отчете  .

1. Сведения о стаже, подраздел 1.2 ЕФС-1, — это форма отчета об особых периодах работы сотрудников. Раньше она называлась СЗВ-СТАЖ.
2. Внутри года форму сдают по запросу работников или СФР. Например, на тех, кто берет отпуск по беременности и родам, уходу за ребенком или обратился за назначением пенсии. По итогам года на них же сдают годовые сведения, а также на тех, кто имеет право на досрочную пенсию.
3. Штраф за ошибки или опоздания со сведениями о стаже — 500 ₽ за каждого сотрудника, а за несоблюдение электронной формы — 1000 ₽ за отчет.