Как я все успеваю благодаря таск⁠-⁠менеджеру TickTick

Держать кучу дел в голове сложно, поэтому я все записываю в TickTick.

Я с детства стремилась к порядку в делах и любила раскладывать все по полочкам. Но с возрастом дел становилось все больше и больше, а помнить обо всем — все сложнее. Так я начала искать идеальную для себя систему управления задачами. Я пробовала разные инструменты — и простые блокноты для записей, и кучу приложений.

Три года назад я остановилась на TickTick. Мне понравился приятный и интуитивно понятный интерфейс и функции этого таск-менеджера. Расскажу, чем хорош сервис и как он помогает мне ничего не забывать.

Я работаю редактором в Т⁠—⁠Ж и учусь на иллюстратора в Британской высшей школе дизайна. Еще я иногда рисую на фрилансе, учу корейский язык и стараюсь не забивать на домашние обязанности и отдыхать. Чтобы не запутаться в куче дел, я уже несколько лет пользуюсь TickTick. Этот сервис помогает мне не держать в голове дела и планы — вместо меня о них помнит таск-менеджер.

До него моя система организации дел выглядела так:

Trello. В нем я хранила информацию по работе: темы для текстов, прогресс по материалам, контакты и важные ссылки. Редакция, в которой я раньше работала, тоже вела учет в Trello, так что это было удобно. Интерфейс максимально простой: разные доски с вертикальными списками карточек. Потом я перенесла это все в Notion, в котором больше возможностей для ведения виртуального архива.

Bullet journal. Это блокноты в точку. Их можно вести как хочешь. Я пользовалась базовыми функциями, которые предложил автор идеи Райдер Кэрролл. Суть в том, чтобы обозначать задачи специальными знаками и планировать дела на день, неделю и месяц. Здорово, что, когда записываешь свои дела, у тебя нет соблазна отвлечься на кучу других приложений и уведомлений из чатов.

Базово bullet journal, как его задумывал Кэрролл, очень простой, этим он и облегчает жизнь. Но при этом система прославилась ровно противоположным: появилось целое сообщество людей, которые очень креативно ведут свои блокноты в точку.

Я пользовалась маленьким блокнотом А6 от Falafel — его удобно носить с собой. Я вела его религиозно, расписывала свою неделю на двух страницах по дням, как в школьных дневниках. Но в одной поездке блокнот потерялся. Ему был почти год, и я к нему сильно привязалась. Потом я еще года два пыталась вести bullet journal, но без особого удовольствия. Покупала на «Алиэкспрессе» блокноты А5, обзавелась кучей красивой канцелярки и иногда даже делала красивые развороты.

Со временем стало понятно, что это все же не для меня. Мне нужен был сервис, который не потеряется и всегда под рукой в телефоне и в ноутбуке. А наводить красоту стало лень и некогда. Для кого-то это становится целым хобби, это круто, но я искала рабочий инструмент.

«Google Календарь». Сюда я записывала все, что привязано ко времени: пары в университете, встречи, интервью, летучки, тусовки, поездки и так далее. Я хотела вести там все свои дела, но мне не нравилось, что «Google Календарь» ограничен только одним видом — собственно, календаря. А мне нужны были еще списки задач и приоритеты. По крайней мере, пять лет назад этого в сервисе не было.

Я по-прежнему иногда им пользуюсь, но только для доступа к чужим календарям, которые не хочу видеть в своем личном. Например, у моего мужа-психолога там расписание сессий с клиентами, которым он делится со мной, чтобы я понимала, когда он занят. Не беспокойтесь, имена мне недоступны благодаря настройкам приватности.

TickTick понравился мне простым и приятным интерфейсом, а еще разнообразием полезных функций. Я почти сразу оформила подписку, о ее преимуществах расскажу чуть позже. Вот что есть в этом сервисе и как я им пользуюсь.

✅ Задачи. В этом разделе у меня отображаются дела на сегодня и на неделю, входящие, списки, метки, выполненные и невыполненные задачи и корзина. Еще можно посмотреть в одном месте вообще все дела и список на завтра — здесь это называется смарт-списками, — но я отключила эти категории за ненадобностью.

Еще у меня несколько тематических списков:

1. Работа — сюда попадают таски по моей основной работе.
2. Фриланс — все, что касается заказов по иллюстрации, дизайну и медиа. Я обозначаю их одноименными метками.
3. Быт — уборка, готовка, уход за животными и цветами, записи к врачам, покупки и прочее.
4. Учеба — Британка, корейский и другие вещи, связанные с образованием.
5. Время для себя — встречи с друзьями, отдых, спорт и развлечения.
6. Цели на год — в этом списке я слежу за планами на год и их прогрессом.
7. Папуликс — дела, связанные с моим отцом.

В списках задачи могут быть в виде собственно списка, канбан-досок и таймлайна. В каждом таске можно указать приоритет, название списка и метку, прикрепить файл или использовать свой шаблон. А еще добавить подзадачи. Таски легко фильтровать и группировать. Заодно можно писать заметки, но я пользуюсь этой функцией редко.

Во входящие попадают задачи, которые не добавили ни в один из списков. Эту папку я использую для не самых приоритетных дел, о которых не хочу забыть, но не могу заняться ими прямо сейчас. Например, пока я писала этот текст, вдруг вспомнила, что мне нужно связаться с провайдером, чтобы поменять номер телефона, привязанный к моей учетной записи. Я не хочу прерываться на это, поэтому запишу во входящие, чтобы вернуться к этой задаче, когда у меня будет время.

Сейчас там 61 дело разного масштаба, от «зашить сарафан» до «перекрасить кухонный гарнитур». Я стараюсь медленно разгребать список входящих по мере возможностей. Эта категория помогает мне не отвлекаться и не переключаться между кучей разных дел.

🗓️ Календарь. В последнее время это самый важный для меня раздел TickTick. У списков свои цвета, поэтому в календаре я сразу вижу распределение дел по сферам жизни. У перечисленных выше списков свои цвета. Кроме них здесь еще отображаются данные из «Google Календаря», который я синхронизировала с этим сервисом. Розовое — расписание занятий в Британке, светло-розовое — дни рождения близких, а зеленое — из семейного календаря, который я шерю со своим мужем.

❗️ Матрица Эйзенхауэра. Этой функцией я пользовалась в самом начале, когда тонула в задачах на другой работе, не понимала, с чего начать, и прокрастинировала часами. В ней задачи делятся по приоритетам на важные срочные, важные несрочные и срочные неважные. Соответственно, несрочное неважное — дела без приоритета.

Сейчас матрицей я не пользуюсь, потому что лучше понимаю приоритетность своих дел и мне больше не нужна для этого такая визуализация.

✍️ Трекер привычек. Вполне стандартный трекер, ни прибавить, ни убавить. Я использую Finch, в котором привычки геймифицированы, поэтому в этот раздел больше не захожу.

⏱️ Таймер «Помодоро». Помогает сконцентрироваться на задаче благодаря интервалам: 25 минут работы, 5 минут отдыха. Один цикл — один помидор. После каждого четвертого перерыв увеличивается до 15—30 минут.

В TickTick можно выбрать задачу и задать количество помидоров. В приложении есть библиотека «белого шума» с разными фоновыми звуками — от тиканья часов до шумной улицы. Таймером я пользуюсь, когда не получается заставить себя что-то делать.

За подписку я плачу 199 ₽ в месяц с тех пор, как оформила ее пару лет назад. Но для новых подписчиков цену в приложении для iOS подняли до 349 ₽ в месяц и 3350 ₽ в год. На Android подписка стоит 179 ₽ в месяц и 1799 ₽ в год.

Оплатить подписку можно на сайте сервиса с помощью Paypal и Stripe, но с российской карты это сделать не получится. Другой способ — покупка через App Store и Google Play. Там уже есть варианты. С одного аккаунта можно заходить в приложение и веб-версию TickTick с любого устройства. Для этого достаточно оформить подписку один раз.

При этом на Android есть баг, который до сих пор не исправили: если оплатить подписку один раз и отменить ее, премиум-функции останутся. В отзывах в Google Play последний комментарий об этом был две недели назад. Но я не уверена, что способ сработает, если кроме телефона на этой ОС вы пользуетесь, например, Макбуком.

Вот какие преимущества дает подписка. В таблице основные, но есть и другие мелкие возможности вроде тем оформления.

Если вы хотите просто вести учет своих дел, базовый TickTick вам подойдет. В бесплатной версии есть все разделы: задачи, таймер, матрица, привычки. Календарь здесь представлен только в виде списка, но и его может быть достаточно. Списки отображаются в виде собственно списка или канбан-доски, а таймлайн — уже по подписке.

Я покупала подписку ради доступа ко всем видам календаря, потому что мне важна наглядность для планирования. Я бы точно советовала попробовать это приложение, если вы теряетесь в хаосе бесчисленных дел. Возможно, вам хватит и бесплатной версии. Пробная версия подписки дается на неделю. Со смартфоном на Android я бы воспользовалась багом.

Я уже несколько лет пользуюсь TickTick. Вот что я поняла.

Регулярные планы — это база. Основу моего календаря составляют повторяющиеся задачи: занятия спортом, работа из офиса, занятия по учебе, заготовки и уборка. Вокруг них я планирую все остальное. Но, конечно, эти вещи не высечены в камне, и если появится такая необходимость, что-то можно подвинуть и перетасовать.

В TickTick очень удобно настраивать такие таски. Они могут быть ежедневными, еженедельными, ежемесячными и ежегодными. А еще можно планировать такие задачи на каждый будний день или задавать кастомные интервалы и повторы. Например, каждое 25-е число у меня стоит задача передать нашему продюсеру гонорары для авторов. Но если в какой-то месяц 25-е выпадет на выходные, можно без проблем перенести эту задачу на будний день, не ломая систему повторов.

Гибкость — залог успеха. Раньше я планировала так много дел, что их физически нельзя было успеть сделать за один день. Из-за того, что я плохо чувствую время, мне казалось, что я все успею. Теперь я не планирую дела слишком близко друг к другу, пусть лучше в календаре будут небольшие окна на случай, если что-то внезапно поменяется или я недооценила нагрузку.

А чтобы не теряться, я ставлю уведомления за 5 или 30 минут до события. В TickTick можно задать уведомления еще за час и за день или выставить значение вручную. Например, получить его за полтора часа перед встречей, чтобы выйти из дома вовремя и не опоздать.

Не стоит рассчитывать на память. Если задачи нет в календаре, я 100% о ней забуду. Однажды я не внесла в него день рождения своего мужа и запланировала на эту дату встречу с подругами. Думала, такое невозможно забыть. Но все обошлось, потому что я поняла это за месяц и без проблем поменяла планы.

В TickTick у меня все перед глазами. Я могу посмотреть, когда свободна на неделе или через месяц, всего в пару кликов.