Можно ли​ одновре­менно вести бумаж­ную и элек­тронную трудовые книжки?

До 31 декабря 2020 года работники могли выбирать вариант ведения трудовой книжки: на бумаге и параллельно электронно или только электронно. Для этого нужно было подать работодателю заявление.

В 2024 году действуют другие правила: если трудоустраиваетесь в первый раз, независимо от вашего желания вам заведут только электронную трудовую.

Расскажу, кому до сих пор нужна бумажная трудовая книжка и можно ли отказаться от электронной.

Электронные трудовые книжки, ЭТК, ввели в 2020 году. Работники тогда сами решали, как фиксировать их трудовую деятельность: только электронно или электронно и на бумаге одновременно  .

Если сотрудник выбирал электронный вариант, ему возвращали бумажную с соответствующей записью, а информацию о работе сохраняли только электронно. Если он выбирал вариант «электронно + на бумаге», специалист по кадрам заполнял бумажную книжку и вносил сведения о работнике в электронном виде.

Если человек после 1 января 2021 года устраивается на работу впервые, ему оформят только ЭТК, и бумажную книжку не заведут  . Заявления подавать не нужно — достаточно подписать трудовой договор и ознакомиться с приказом о приеме на работу, если его издавали. Дальше наниматель подаст в СФР подраздел 1.1 формы ЕФС-1 — и фонд заведет ЭТК.

При приеме на работу руководитель запрашивает у работника бумажную трудовую книжку. Если последний уже отказался от нее, в документе должна быть закрывающая запись об этом. Тогда работодатель будет вести только ЭТК. Если закрывающей записи нет, одновременно придется вести и бумажную трудовую. Работник может отказаться от бумажной трудовой в любой момент. Для этого нужно подать работодателю заявление о переходе на ЭТК  .

После этого работодатель сделает в бумажной трудовой книжке записи  :

• В графе 3: «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ».
• В графе 4 — о документе, на основании которого делается запись: заявление о переходе на ЭТК, дата и номер его регистрации.
• В графах 1 и 2 — о порядковом номере записи и дате выдачи бумажной трудовой на руки.

Книжку вручат в течение трех рабочих дней после подачи заявления.

Если работник написал заявление об отказе от бумажной трудовой и получил ее на руки с закрывающей записью, он уже не сможет отменить это решение  .

Сведения о работе до 1 января 2020 года в ЭТК указаны кратко — только места и периоды работы, при условии что работодатель сдавал в пенсионный фонд персонифицированную отчетность. Если человек хочет добавить подробности или каких-то мест работы не хватает, ему нужно подать заявление в СФР:

1. лично в клиентской службе фонда или МФЦ;
2. через госуслуги или личный кабинет на сайте СФР.

Услугу называют «Корректировка индивидуального лицевого счета».

CФР проверит, совпадают ли сведения из бумажной трудовой с данными, которые есть у него в системе. Если фонд обнаружит несоответствия, изменения не внесут.

Если не подать заявление, трудовую деятельность до 1 января 2020 года, не зафиксированную в лицевом счете, будет подтверждать только бумажная трудовая  .

Тем, кто впервые устроился на работу после 1 января 2021 года, оформляют только электронные трудовые книжки.

Работники с трудовым стажем до 1 января 2021 года, могут выбрать: отказаться от бумажного варианта или продолжить вести его вместе с ЭТК. При отказе работодатель делает в книжке закрывающую запись и выдает ее сотруднику на руки. С этого момента все записи будут вносить только в ЭТК.

Переход на ЭТК окончательный — вернуться к ведению бумажной книжки нельзя.