Удаленка на коленке: какие сервисы помогли нашей команде перейти в онлайн

Весной мы решили отказаться от офиса: один уехал за границу, другой начал совмещать работу с учёбой. В рамках нашей небольшой команды проще было перейти в «полный онлайн».

Скажу сразу, было ощущение полной анархии. Пара чатов в WhatsApp*, рабочие файлы — у кого-то в Google Drive, у кого-то на личном внешнем диске, созвоны в случайных видеосервисах — в общем, хаос. Команда из пяти человек: два дизайнера, разработчик, тестировщик и я как тимлид. Мы быстро поняли, что работа так дальше не пойдёт.

Задача была простая и жёсткая: собрать набор инструментов, чтобы команда работала с минимальным трением, не тратя по часу на то, чтобы найти нужный файл или понять, где обсуждается задача.

Для нас критерии были тривиальны: простота внедрения, разумная цена, надёжность в повседневной работе, контроль над данными (некоторые проекты под NDA) и доступность из разных стран. Важно было соблюсти баланс: то, что удобно, не всегда оказывалось безопасно или экономично.

Первое, с чем боролись — созвоны и чаты. Zoom стал нашей первой попыткой: клиенты его знают, приглашать просто. Но бесплатные встречи с тайм-лимитом и периодические лаги на важных презентациях утомляли. Для внешних встреч — хорошая опция, но не универсальное решение.

Для внутренних созвонов тестировали TrueConf. Он показал себя более стабильным в наших внутренних совещаниях: хорошее качество видео, минимальные просадки. Минус — непривычный интерфейс, который многим показался неудобным.

Попытки использовать местные решения (браузерные сервисы от больших игроков) сработали в пределах страны, но при поездках за границу мы замечали задержки и скачки в качестве.

Для работы с документами мы использовали Google Docs — это удобно и быстро, особенно, когда несколько человек правят текст, и нужно отслеживать историю версий. Но при работе с корпоративными данными вопросы приватности заставили задуматься.

Notion мы оценили за универсальность. База знаний, трекер задач, вики — всё в одном, но некоторым коллегам он показался перегруженным. После того как пару раз уронили форматирование, решили вернуться к более простым решениям.

Один эпизод запомнился мне особенно: из-за неверно настроенной синхронизации один общий документ потерял последние правки. С тех пор обязательный пункт у нас — локальные бэкапы перед крупными правками.

Пробовали Trello — он хорош для простоты и визуальной наглядности, но при росте количества карточек всё превращается в помойку. Jira — мощный, но для нашей пятёрки явно избыточен.

В итоге начали с Trello, ушли на ClickUp ради нескольких автоматизаций, а затем упростили процесс обратно — оставили минимум полей и одно обязательное правило: «билет не закрывается без чек-листа». Мой вывод: выбирайте ровно столько процессов, сколько команда готова соблюдать.

Figma — наш регулярный спаситель. Совместная работа в реальном времени, хэндоффы, прототипы — всё на высоте. Минус: без интернета не поработаешь, и однажды проблемы с правами доступа сорвали передачу макета подрядчику. С тех пор у нас есть правило «экспорт основных макетов перед дедлайном».

Это больная тема для команд с NDA-проектами. Мы пробовали внешний SSD (быстро, дёшево), но осознали: физическая копия — это неудобно и крайне ненадёжно.

Попробовали хранить всё у Microsoft (OneDrive): удобно и часто дешевле благодаря интеграции с Office 365. Но проблема: для проектов под NDA, особенно где работали с персональными данными, хотелось больше контроля над местом хранения и правами доступа.

По итогу тестировали разные варианты: свой сервер, публичные S3-совместимые хранилища, решения у локальных провайдеров (в частности, пробовали Nextcloud у Cloud4Y и смотрели в сторону Yandex Cloud). Чтобы не тратить ещё больше времени и денег остановились на последнем. Главный минус — при росте объёмов хранения цена быстро перестала быть такой привлекательной.

Код храним в GitHub — приватные репозитории и интеграции с CI удобны. GitLab рассматривали как альтернативу из-за встроенных CI-фич, но привычка и «экосистема» победили. CI/CD автоматизировали с GitHub Actions: сначала были боль и ночные правки, но когда всё настроили, деплой стал стабильным.

Правда однажды автоматизация отправила тестовую рассылку реальным клиентам в самый неподходящий момент. После этого мы ввели ещё одно правило — сначала маленькие пробные запуски, потом — массовая отправка.

По итогу наш текущий стек: Zoom для клиентских встреч, TrueConf для внутренних созвонов, Nextcloud для файлов и бэкапов, Figma для дизайна, Trello для задач, GitHub + GitHub Actions для кода и деплоя. Для нас это баланс между скоростью внедрения, ценой и контролем над данными. Ни один инструмент не идеален, но в связке они закрывают основные проблемы.

Пару практических правил и заключение

1. Не заводите больше инструментов, чем люди готовы использовать.
2. Лучше один рабочий инструмент, чем пять, которыми никто не пользуется правильно.
3. Правило 3-2-1 для бэкапов: три копии, на двух носителях, одна — вне офиса/локально.
4. Разделяйте инструменты для внешних коммуникаций и для внутренних процессов — это уменьшает путаницу.
5. Документируйте простые правила: где хранятся финальные версии, кто отвечает за бэкап, как восстановить систему.

Итог простой: универсального «идеального набора» не существует. Но если вы небольшой коллектив, начните с минимального, договоритесь и защитите то, что действительно ценно. А если кто-то хочет поделиться своей связкой инструментов или кошмаром про потерянные файлы — с радостью почитаю в комментариях.