Как заполнить уни­вер­сальный переда­точный документ

Универсальный передаточный документ, УПД, объединяет в себе реквизиты счета-фактуры и первичного документа на передачу товаров, работ или услуг — например, акта.

Компании и ИП используют его для упрощения документооборота, ведь вместо двух форм можно составить одну  . УПД также нужен покупателю на общем режиме или упрощенке с обычными ставками НДС, чтобы подтвердить расходы для налоговой и уменьшить НДС.

Начать применять УПД можно в любое время, но его использование надо закрепить в учетной политике и обговорить с покупателями.

УПД обязаны составлять продавцы импортных товаров, подлежащих прослеживаемости, которые не платят НДС, если покупатель — ИП или компания  . Например, продавцы холодильников.

Для остальных есть перечень операций, когда используют УПД, но он не исчерпывающий. Так, УПД можно оформить на:

• отгрузку товаров с перевозкой и без;
• передачу имущественных прав;
• сдачу-приемку работ или услуг.

В одном УПД можно отразить несколько операций, к примеру отгрузку товаров и оказание услуг.

УПД выставляют в день выполнения работ, оказания услуг. На аванс его оформлять нельзя, продавцам — плательщикам НДС нужен счет-фактура.

Начать применять УПД можно в любое время, но это надо закрепить в учетной политике. Также стороны могут прописать в договоре право исполнителя или поставщика оформлять УПД. В рамках одного договора можно по одним операциям применять УПД, а по другим — выставлять обычные счета-фактуры и первичные документы  .

Утвержденной формы УПД нет, ведь это необязательный документ, он применяется по решению компании или ИП. Но есть рекомендованная ФНС форма. Ее можно применять, если привести в соответствие с действующей формой счета-фактуры. Также компания или ИП вправе внести в нее дополнительные показатели  .

Еще можно разработать свою форму УПД, дополнив счет-фактуру реквизитами первичного документа.

УПД составляют на бумаге или в электронном виде. По сделкам с прослеживаемыми товарами для продавцов — неплательщиков НДС обязателен электронный УПД по утвержденному формату. Отказаться от его составления не может ни продавец, ни покупатель.

В других случаях можно использовать электронный документ в формате XML по договоренности с контрагентом. Но у него должна быть возможность получать такой УПД через спецоператора.

С 1 января 2026 УПД в формате 5.03 стал единственным электронным документом о передаче товаров, работ, услуг. Электронные XML-формы накладной и акта о выполнении работ или оказании услуг отменили. То есть через спецоператоров ими больше обмениваться нельзя. Но если вы использовали с контрагентами электронные акты или накладные другого формата, например PDF, можете продолжать это делать. То же самое — с бумажными документами.

Также по-прежнему не запрещено, к примеру, накладную оформить на бумаге, а счет-фактуру к ней — в электронном виде файлом XML.

Заполнение УПД зависит от статуса документа. Их два.

Статус «1» указывают, если УПД используют одновременно и как счет-фактуру на отгрузку, и как первичный документ. Например, товарную накладную либо акт о выполнении работ, оказании услуг.

Статус «2» — если УПД применяют только как первичный документ.

В УПД со статусом «1» продавец заполняет:

1. Поля «Статус» и «Документ составлен на _ листах».
2. Все реквизиты «отгрузочного» счета-фактуры. При этом в строке 5а «Документ об отгрузке» надо указать наименование, номер и дату самого УПД  .
3. Реквизиты первичного документа, касающиеся передачи товаров, работ, услуг, имущественных прав — это строки с 8-й по 14-ю.

В УПД со статусом «2» продавец заполняет:

1. Поля «Статус» и «Документ составлен на _ листах».
2. Обязательные реквизиты первичного документа.

Покупатель, независимо от статуса УПД, указанного продавцом, заполняет в документе только строки 15—19 о приемке товаров, работ, услуг, имущественных прав.

Универсальный передаточный документ подписывают работники, уполномоченные на подписание счетов-фактур или первичных документов об отгрузке. Если подписи совпадают, их можно не дублировать.

Например, директор разрешил отгрузку и расписался в «счет-фактурной» части УПД. Тогда он может не ставить подпись в строке 13 «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни»  .

В одноименной строке 18 УПД расписывается ответственный со стороны покупателя — руководитель или уполномоченный сотрудник. Печать на УПД не обязательна, но если она есть, лучше ее поставить.

УПД со статусом «1», как и обычный счет-фактуру, продавцу — плательщику НДС надо зарегистрировать в книге продаж, а покупателю на ОСН и на УСН со стандартными ставками НДС, — в книге покупок.

Регистрировать этот же УПД в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур должны только комиссионеры или агенты, которые действуют от своего имени в интересах других лиц, а также экспедиторы и застройщики  :

1. Выставленные УПД регистрируют в части 1 журнала.
2. Полученные — в части 2.

Чтобы исправить универсальный передаточный документ, надо выставить новый УПД с верными данными и заполненной строкой 1а.

Если после отгрузки товара изменилась его цена или количество, надо выставить корректировочный УПД — его заполняют аналогично корректировочному счету-фактуре.