Без гибкой системы не обойтись: как фарм-компания упростила электронное актирование

Я аналитик и руководитель проектов и занимаюсь автоматизацией госзакупок. Когда к нам обратилась крупная фармацевтическая компания, я сразу поняла — это будет не просто интересный проект, а испытание на прочность. Не потому что масштаб пугал, а потому что их процессы напоминали два разных организма, живущих по собственным правилам.

Первый процесс казался простым: региональные контракты, одна отгрузка — один УПД в ЕИС, всё предсказуемо. Но даже здесь нужна была своя магия:

• все сопроводительные документы должны были автоматически
• подгружаться из 1С без вмешательства пользователя;
• подписанты в УПД должны были устанавливаться из разных источников, в зависимости от юр. лица.

Второй процесс был сложнее: федеральные контракты со сводными УПД.

Представьте, более 100 отгрузок в разные регионы нужно свести в один документ. И самое интересное это дополнительные требования:
грузополучатели должны были идти в строгом порядке, в соответствии с данными соглашения из 1С.

Одна ошибка в порядке или в данных адресов — и документ летит в отказ;

• объединение лекарственных препаратов разных серий по срокам годности;
• учет возвратов и корректировок реализаций;
• не указывать в УПД бесплатные дополнительные товары из реализаций (когда в учете товар проводят, но цена = “0”).

И вишенка на торте! Казалось, что совместить несовместимое в рамках коробочного продукта невозможно. Но мы нашли способ.

Мы использовали наш модуль с уникальной возможностью — настраивать логику выборки данных из 1С прямо в режиме администратора, при необходимости добавив функцию или запрос на языке 1С, без доработки ядра системы.

Ключевым моментом стало то, что мы могли быстро тестировать и менять логику. Если в процессе возникали новые требования — мы не бежали к разработчикам с запросом на доработку, а просто добавляли параметр в режиме администратора или вносили изменения в функцию, которую можно тестировать в режиме онлайн.

За приемлемое для бизнеса время мы выполнили все требования и дали пользователям возможность работать в новом решении. Не идеально с первого дня — были и косяки, и недочеты. Но мы могли оперативно всё править прямо на живом процессе вместе с пользователями.

Но результат того стоил: компания смогла сократить время формирования одного УПД с 20-30 минут до 2-3, практически исключила человеческий фактор и, что немаловажно, снизила нагрузку на специалистов, ответственных за электронное актирование. Теперь они не тратят часы на рутину, а фокусируются на том, что действительно важно для бизнеса.

Все эти требования были актуальны уже на старте. Сейчас, спустя полтора года, мы продолжаем дорабатывать систему по запросу — бизнес-процессы компании не стоят на месте, а значит, и автоматизация должна меняться вместе с ними. Все течет и изменяется, и мы должны не отставать.

И я иногда думаю: а что было бы, если бы мы пошли классическим путём? Вероятно, всё ещё писали бы ТЗ и согласовывали бюджет.

Этот кейс научил меня главному: иногда лучшая автоматизация — это не идеальное решение, а гибкое. Такое, которое можно быстро адаптировать под реальность, а не под документы с требованиями.

И да — теперь я твердо знаю: если система не позволяет менять логику без программистов, она не готова к реальному бизнесу. Особенно в фарме, где всё меняется быстрее, чем IT-отдел успевает написать код.

P. S. А как у вас обстоят дела с автоматизацией актирования? Сталкивались с похожими сложностями?