Взаимозачет между организациями: как списать долги бизнеса

Взаимозачет упрощает расчеты, экономит время и снижает риски просрочек.

Предположим, компания «Альтаир» должна фирме «ТехСнаб» 150 000 ₽ за поставку оборудования. Но и «ТехСнаб» не без долгов: организация заказала у «Альтаира» услуги по монтажу на 120 000 ₽. Вместо того чтобы переводить деньги туда-обратно, фирмы подписывают акт взаимозачета. В результате «Альтаир» остается должен только 30 000 ₽, а остальное зачли.

Расскажу, в каких случаях можно провести зачет, как оформить документы, и дам их шаблоны.

Это способ погасить обязательства перед контрагентом без перечисления денег. Компании или ИП, которые должны друг другу, могут провести взаимозачет, то есть учесть встречные задолженности в расчетах. В результате долг уменьшится или погасится полностью.

Взаимозачет используют, чтобы:

• сэкономить время и ресурсы — не нужно оформлять и проводить несколько платежей, запрашивать реквизиты, ждать зачисления денег;
• снизить риски просрочек — если зачет оформлен правильно, обязательства считают исполненными, а значит, не появятся штрафы и пени за нарушение сроков платежа;
• оставить деньги в обороте — не нужно платить деньгами со счета контрагенту, если он тоже должен. Это важно, когда бизнесу не хватает оборотных средств.

Взаимозачет оформляют в одностороннем порядке или по соглашению сторон.

Односторонний взаимозачет проводят, если это не запрещено договором. Для него не нужно согласие второй стороны. Один контрагент направляет другому уведомление о зачете, и если возражений нет, зачет считают состоявшимся.

Такой зачет часто используют, когда контрагент не идет на контакт. Например, компания признает долг, но не отвечает на письма и не подписывает документы или долго согласует реквизиты.

Провести зачет в одностороннем порядке можно, если:

• наступил срок исполнения по встречным требованиям — например, дата платежа по договору;
• в договоре сказано, что долг нужно вернуть по требованию.

Взаимозачет по соглашению сторон оформляют, когда его нельзя провести в одностороннем порядке по закону или договору. Стороны договариваются зачесть взаимные обязательства добровольно и подписывают акт или соглашение.

Автоматический зачет. В договоре можно заранее прописать условие: как только наступает определенный срок или обе стороны выполняют свои обязательства, задолженность автоматически считается погашенной. Это называется автоматическим зачетом. То есть ждать отдельного соглашения или подписания акта не нужно: долги списываются сразу, как только ваш контрагент сделал свою часть работы, а вы — свою.

Ограничения и запреты. Обязательства можно прекратить полностью или частично, если у сторон есть встречные однородные требования и они их признают  .

Однородные требования — это когда оба контрагента должны одно и то же. Например, деньги. Если одна сторона должна деньги, а другая — услугу, зачет невозможен.

Также нельзя провести зачет, если  :

• истек срок исковой давности по одному из обязательств;
• долг связан с возмещением вреда жизни или здоровью;
• одна из сторон банкротится и зачет нарушит очередность погашения требований кредиторов.

Зачесть долг в одностороннем порядке можно, как только наступил срок исполнения обязательства. Не надо дожидаться от контрагента оплаты или подписания документов, нужно:

1. Составить акт или уведомление о зачете. Например, с таким текстом: «Мы засчитываем 60 000 ₽ в счет встречного долга, который возник по договору поставки № 1 от 20.08.2025, согласно накладной № 28 от 22.08.2025».
2. Направить его контрагенту любым способом, который подтверждает получение, — почтой, курьером, через систему электронного документооборота, ЭДО.
3. Дождаться подтверждения того, что вторая сторона получила документ.
4. Провести взаимозачет в бухучете.

Контрагент может не согласиться с суммой долга или считать, что срок давности прошел. Тогда он должен направить возражения, и придется урегулировать разногласия: провести сверку, установить, когда наступил срок исполнения каждого обязательства. Если договориться не удастся, зачет проводить нельзя.

Определенных сроков ожидания возражений нет. В акте или уведомлении можно написать: «О возражениях просим сообщить в течение 10 рабочих дней со дня получения акта, иначе будем считать, что их нет». Но это не обязательно. Если не написать такую фразу, действует общее правило о разумном сроке: в случае спора суд будет определять разумность срока с учетом обстоятельств дела. То есть разумным может оказаться срок как в несколько дней, так и в несколько недель.

Двухсторонний акт взаимозачета подписывают обе стороны. Он нужен, когда договор не позволяет провести зачет в одностороннем порядке. А также если контрагенты хотят зафиксировать все письменно и убедиться, что у партнера нет возражений. Такой документ помогает избежать будущих споров.

Что следует предварительно проверить. Прежде чем составлять двухсторонний акт взаимозачета, важно убедиться, что обязательства однородные, наступил срок их оплаты и нет запрета на зачет взаимных требований в договоре с контрагентом. Также стоит заранее проверить сумму долгов — для этого подписывают акт сверки.

Форма и реквизиты двухстороннего акта взаимозачета. Документ составляют в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.

Унифицированной формы акта взаимозачета нет, но надо указать:

• дату и место составления;
• полные данные сторон — название компании или ФИО ИП, ИНН, адрес, должности подписантов;
• основания возникновения долга — договор, накладные, универсальные передаточные документы, акты выполненных работ;
• размер задолженности каждой стороны;
• итоговую сумму к зачету;
• подписи уполномоченных лиц.

Разница между актом и соглашением. Соглашение составляют при двухстороннем взаимозачете. Это аналог двухстороннего акта, различаются только названия. Можно использовать любой документ и прописать все нюансы зачета.

В соглашении должны быть те же реквизиты, что и в акте, и его также подписывают обе стороны.

Трехсторонний зачет работает по тому же принципу, но с участием трех компаний. Например, фирма А должна Б, Б должна В, а В должна А. Все три организации подписывают соглашение, где указывают суммы долгов и итоговую зачтенную сумму.

Такой зачет проводят по письменному согласию всех сторон. В одностороннем порядке сделать это нельзя.

Каждая компания отражает зачет взаимной задолженности в бухучете после подписания акта или соглашения. Покажу на примере.

ООО «Фортекс» отгрузило ООО «ВолгаМонтаж» продукцию на сумму 40 000 ₽ без НДС, а «ВолгаМонтаж» выполнил для «Фортекса» строительно-монтажные работы на ту же сумму.

В учете «Фортекса» числится дебиторская задолженность  ​покупателя «ВолгаМонтаж» на бухгалтерском счете 62 и кредиторская задолженность  ​перед поставщиком «ВолгаМонтаж» на счете 60.

После подписания акта взаимозачета бухгалтер «Фортекса» делает запись: «Дебет счета 60 — Кредит счета 62, сумма — 40 000 ₽». Задолженность на двух счетах по контрагенту «ВолгаМонтаж» становится равной нулю.

«Волга Монтаж» тоже отражает все у себя.

Проводка в 1C 8.3. Взаимозачет проводят документом «Корректировка долга» с видом операции «Зачет задолженности». Выбирают покупателя и два документа, по которым возникла дебиторская и кредиторская задолженности.

Суммы подставляются автоматически из документов. Сумма расчетов в документе «Корректировка долга» — та, что будет зачтена. Если дебиторская и кредиторская задолженности не равны, в поле «Сумма расчетов» ставят меньшую из них.

Взаимозачет применяют компании и ИП на любой системе налогообложения.

Налог на прибыль. Организации на общей системе налогообложения, ОСН, обычно ведут учет по методу начисления. Это значит, что доходы от реализации признают в месяце или квартале, когда отгрузили товары, оказали услуги, выполнили работы, независимо от оплаты  . Когда покупатель погасит долг и каким способом — перечислением на расчетный счет или зачетом — на определение суммы налога на прибыль не влияет.

УСН. На упрощенной системе налогообложения доходы и расходы считают кассовым методом, то есть по мере движения денег или погашения обязательств неденежным способом.

Бизнес на УСН «Доходы» признает доход в день подписания акта зачета или уведомления контрагента.

При УСН «Доходы минус расходы» признают доход от зачета дебиторской задолженности в день зачета. А для признания расхода от зачета кредиторской задолженности нужно выполнить условия: расходы должны входить в перечень из ст. 346.16 НК РФ и быть подтверждены документально.

Некоторые виды расходов на УСН имеют особенности — например, стоимость товаров для перепродажи можно учесть в расходах только после их реализации покупателю.

НДС. При реализации товаров, работ, услуг продавец на ОСН — а иногда на УСН или едином сельскохозяйственном налоге, ЕСХН, — начисляет НДС  , выставляет покупателю счет-фактуру с выделенной суммой налога, а покупатель, который сам платит НДС по стандартным ставкам, вправе принять ее к вычету. Если отгрузка состоялась, а потом стороны погасили обязательства взаимозачетом, на НДС это не влияет: продавец его уже начислил, а покупатель принял к вычету.

У продавца и покупателя могут быть разные ставки НДС или системы налогообложения. При зачете каждая организация зачитывает свою сумму налога.

Также НДС начисляют с предоплаты, полученной от покупателя  . Продавец выставляет счет-фактуру на аванс, а покупатель вправе принять налог к вычету. Затем, после реализации, продавец начисляет НДС с реализации и принимает к вычету ранее начисленный НДС с предоплаты  . Покупатель, наоборот, принимает к вычету НДС с реализации и восстанавливает НДС с аванса.

1. Взаимозачетом можно погасить обязательства перед контрагентом без перечисления денег. В результате долг становится меньше — вплоть до нуля.
2. Взаимозачет возможен, когда у сторон есть встречные денежные обязательства. Если одна сторона должна деньги, а другая — товары или услуги, зачет провести нельзя.
3. Для выполнения взаимозачета важно, чтобы срок исполнения обязательств уже наступил или определялся по требованию.
4. Зачет оформляют в одностороннем порядке или по соглашению сторон. В договоре можно запретить односторонний зачет.
5. Для одностороннего зачета составляют акт или уведомление и направляют его другой стороне. При двухстороннем или многостороннем документы подписывают все стороны.