Как работнику получить заем от работодателя?

Филипп, полагаю, что под формулировкой «заем в счет зарплаты» имеется в виду один из способов погашения долга работником — когда деньги ежемесячно удерживаются из его зарплаты.

Чтобы ответить на ваши вопросы, расскажу, как работодателю дать в долг сотруднику. Сразу отмечу: выгоды для работодателя от выдачи займа я не вижу. Когда организация или ИП идет на это, то, как правило, просто хочет выручить своих сотрудников.

Если будете давать деньги под проценты, их сумму нужно включать в налогооблагаемую базу. Взяв с работника проценты, работодатель получает доход. А значит, налог на прибыль или налог при УСН будет больше.

Если заем беспроцентный, по общему правилу надо каждый месяц высчитывать и удерживать с работника-заемщика НДФЛ по ставке 35% с материальной выгоды от экономии на процентах. Это самая высокая ставка НДФЛ.

Что говорит закон. Профессиональной деятельностью по предоставлению потребительских займов могут заниматься только специализированные организации: например, банки, МФО, ломбарды. За незаконную выдачу займов грозит административный штраф:

• для ИП и малых предприятий — от 30 000 до 50 000 ₽;
• для среднего и крупного бизнеса — от 300 000 до 500 000 ₽.

В некоторых случаях для незаконного кредитора наступает уголовная ответственность. Когда займы выдает работодатель своим сотрудникам либо коммерческая фирма своим участникам, это не считается профессиональной деятельностью по предоставлению потребительских займов  . Поэтому работодатели могут без каких-либо ограничений выдавать своим сотрудникам займы.

Можно ли на работе получить беспроцентный заем? Если работодатель хочет выдать работнику беспроцентный заем, это нужно прямо указать в договоре. Например, так: «За пользование суммой займа проценты не уплачиваются». Договор займа на сумму до 100 000 ₽ между ИП и работником считается беспроцентным, если в нем ничего не сказано про процентную ставку  .

Если работодатель — организация, нужен письменный договор займа. Сумма и способ передачи денег — наличными или безналично — на это правило не влияет  .

Если работодатель — ИП, то по закону бумажный договор нужно оформлять только для займов от 10 000 ₽. Но чтобы обезопасить себя от невозврата денег, работодатели, как правило, заключают письменный договор независимо от суммы.

При этом договор между работником и работодателем-ИП считается незаключенным, даже если его подписали обе стороны, пока ИП не передаст работнику одолженную сумму и не получит расписку о получении денег  .

Вот что надо прописать в договоре:

1. Сумму, которую работодатель дает в долг.
2. Срок возврата займа. Если его не указать, работник должен вернуть деньги в течение 30 календарных дней со дня, когда работодатель письменно потребует этого  .
3. Как именно работник будет возвращать заем: весь долг целиком или по частям, наличными в кассу, безналично на расчетный счет или удержаниями из зарплаты. Стороны могут договориться об удержании любой суммы: ограничения в 20 и 50% на погашение займа не распространяются. Если работник не возражает, что работодатель будет удерживать 90% от зарплаты или даже все 100%, значит, так тому и быть  .
4. Под какой процент выдается заем. Если этого условия в договоре нет, считается, что процентная ставка равна ключевой ставке ЦБ  .
5. Как начисляются проценты. По общему правилу — со дня, следующего за днем выдачи займа. Но можно прописать, что проценты начисляются со дня, когда заем выдан, и до даты возврата, не включая эту дату.
6. Реквизиты сторон. И работник, и работодатель — ИП или гендиректор компании — должны подписать договор собственноручно.

Тело займа, то есть основную сумму долга, работодатель-заимодавец никак не учитывает. Ни в расходах, когда его выдает, ни в доходах, когда получает деньги обратно  . Но проценты по займу, если они есть, учитываются в доходах при любой системе налогообложения: и при общей, и при упрощенной  .

Признавать проценты в доходах нужно:

1. При методе начисления на ОСН — ежемесячно, на последнее число каждого месяца и на дату возврата  . День передачи денег не учитывается, а день возврата — да. Дата уплаты процентов не важна.
2. При кассовом методе на УСН — на дату, когда работник уплатил эти проценты  .

Под патентную систему налогообложения доход от процентов по займу не подпадает. Если ИП совмещает патент с упрощенкой, такой доход облагается налогом при УСН. Если применяет патент и общий режим, тогда доход от процентов облагается НДФЛ.

Применение ККТ при выдаче и возврате тела займа зависит от того, на какие цели работодатель одолжил работнику деньги. Если заем выдали для оплаты товаров, работ, услуг, которые производит работодатель, при удержании из зарплаты работника денег в счет погашения нужно применять ККТ, поскольку по закону эта операция относится к расчетам.

В ситуации, когда заем выдавался для других целей, работодатель не обязан применять ККТ  . Если сотрудник выплачивает проценты на расчетный счет либо в кассу работодателя, нужен кассовый чек  . А когда их удерживают из зарплаты — нет.

Бухгалтерские проводки — это инструмент учета операций организации, но не ИП. Все операции компаний отражают при помощи двойной записи — проводок.

Если работодатель выдал беспроцентный или низкопроцентный заем работнику, у того возникает материальная выгода от экономии на процентах. Низкопроцентным считается заем по ставке меньше 2/3 ключевой ставки ЦБ. Берут наименьшую из двух ставок: на дату выдачи займа или на конец очередного месяца пользования займом. Так, если выдали заем в августе 2025 года, порог — 12% годовых: 18% × 2/3.

По общему правилу материальная выгода облагается НДФЛ по ставке 35% для резидентов и 30% — для нерезидентов  .

Работодатель, который выдал льготный заем, должен на последний день каждого месяца пользования им считать, какую выгоду получил работник, сэкономив на процентах, и исчислять с этой выгоды НДФЛ.

Напомним, что для расчета берут наименьшую из двух ставок ЦБ: на день выдачи займа или последний день очередного месяца пользования им. Например, если работник получил деньги при ставке 21%, а на конец месяца она 18%, в расчете участвует второй показатель. Если же в день выдачи займа ставка 18%, но в последний день месяца — 21%, снова учитываем 18%.

Рассчитанная матвыгода умножается на ставку НДФЛ: 35% — для резидентов, 30% — для нерезидентов.

Пример. 15 июля 2025 года компания выдала работнику — налоговому резиденту заем на 100 000 ₽ на 30 дней по ставке 8% годовых. Ключевая ставка ЦБ в течение этого периода — 18%. Значит, у работника возникает материальная выгода от экономии на процентах, поскольку 2/3 от 18% — это 12%, а сотрудник получил деньги под меньший процент, разница с лимитом — 4%: 12% − 8%.

Материальная выгода с беспроцентного займа. Если выдать беспроцентный заем, формула расчета материальной выгоды будет проще:

Только помните о наименьшей из ставок ЦБ: на день выдачи займа или последний день очередного месяца пользования им.

Пример. 15 июля 2025 года компания выдала работнику — налоговому резиденту беспроцентный заем на 100 000 ₽ на 30 дней. Считаем материальную выгоду по займу исходя из 2/3 ключевой ставки ЦБ 18% в этот период, то есть 12% годовых.

Налоговые вычеты к матвыгоде от экономии на процентах не применяются: налогом облагается вся ее сумма.

НДФЛ с матвыгоды нужно удержать при ближайшей выплате денег работнику и перечислить в бюджет в такие сроки  :

• если налог удержали с 1-го по 22-е число текущего месяца, надо уплатить не позднее 28-го числа текущего месяца;
• если с 23-го по последнее число текущего месяца — не позднее 5-го числа следующего месяца;
• налог, удержанный с 23 по 31 декабря, — не позднее последнего рабочего дня календарного года.

Матвыгода от экономии на процентах не облагается страховыми взносами и взносами на травматизм.

Обратите внимание: когда обычная компания выдает физлицу беспроцентный заем на сумму 1 000 000 ₽ и более, такая операция подпадает под обязательный контроль Росфинмониторинга  . То есть если заем выдадут, к примеру, безналично, то банк при перечислении денег работнику может запросить у организации-заимодавца документы — договор и пояснения.

Если работодатель выдал работнику льготный заем на покупку или строительство жилья либо земельного участка в России, матвыгода не облагается НДФЛ при условии, что договор займа заключен до 31 декабря 2024 года включительно и работник имеет право на имущественный налоговый вычет по купленному жилью  .

Это право подтверждает специальное уведомление из ИФНС, которое приходит напрямую работодателю после того, как работник запросит документ у налоговиков.

Если же льготный жилищный заем выдали работнику после 31.12.2024, матвыгода от экономии на процентах облагается НДФЛ в общем порядке.

Чтобы работодатель простил сотруднику долг, нужно заключить соглашение об этом или направить работнику соответствующее уведомление. В этих документах должны быть:

1. Дата и номер договора, из которого возник долг.
2. Сведения о прощаемом долге: размер, вид, период, за который он образовался.

Например, можно простить только проценты и только за конкретные месяцы. Если в соглашении это не будет уточнено, считается, что должник полностью освобождается от долга. Так разъясняет Верховный суд.

Прощенный долг учесть в расходах нельзя никогда  .

Сумма долга, который простили работнику, — это его натуральный доход. Он облагается НДФЛ по основной прогрессивной ставке от 13 до 22%. Налог исчисляется на дату, когда прекратилось обязательство по возврату долга. Например, на день подписания соглашения.

НДФЛ нужно удержать с ближайшей денежной выплаты работнику, например зарплаты, и перечислить в бюджет в сроки, указанные выше. Если до 31 января года, следующего за годом получения материальной выгоды, удержать налог не получится, работодатель должен до 25 февраля следующего года сообщить о неудержанной сумме и работнику, и в инспекцию. Тогда ИФНС сама пришлет работнику уведомление об уплате НДФЛ  .

Страховые взносы на сумму прощенного долга тоже надо начислить, считает Минфин.

Есть еще вариант оформить прощение долга как дарение денег работнику. Тогда налогооблагаемый доход можно уменьшить на 4 000 ₽, которые НДФЛ не облагаются  . Но это при условии, что в течение года работник не получал других подарков от работодателя.

Страховые взносы при дарении денег работнику начислять не надо. Но только если выдача займов и их прощение не происходят регулярно. Иначе работодателя могут заподозрить в выплате скрытой зарплаты или премий — доначислить взносы по полной программе и оштрафовать за их неуплату.

Всегда заключайте с работником письменный договор займа.

Выдача основной суммы займа и ее возврат на налоговые обязательства работодателя никак не влияют.

Если заем выдается под проценты, их сумму надо включить в доходы — и при ОСН, и при УСН.

Если заем беспроцентный или проценты меньше 2/3 ключевой ставки ЦБ, нужно ежемесячно рассчитывать материальную выгоду работника от экономии на процентах и удерживать с него НДФЛ по ставке 35 или 30% с этой выгоды.

Работодатель может простить работнику невозвращенный заем. Для этого нужно заключить соглашение. Прощенный заем — это доход работника, с которого тоже нужно удержать и перечислить НДФЛ.