Бизнес: ортостудия в Казани

Катерина работала стоматологом-терапевтом и ортодонтом в Казани, а в январе 2017 года открыла с партнерами стоматологическую клинику.

Через несколько месяцев начались проблемы с оборудованием, а позже — и с партнерами. В середине 2018 девушка перезапустила бизнес. Вот ее история.

Катерина училась в Казанском государственном медицинском университете на стоматолога. Во время учебы не хватало практики, поэтому на третьем курсе девушка устроилась санитаркой в одну из местных клиник. Через 6 месяцев перешла на должность ассистента стоматолога и проработала там до выпуска в 2009 году.

Оставаться в Казани Катерина не хотела. Для ординатуры ее привлекал Центральный научно-исследовательский институт стоматологии в Москве. Целый месяц она не могла туда дозвониться, поэтому решила поехать без договоренности. Дальше вахты без записи девушку не пустили. Пришлось вернуться в Казань.

Тогда наша героиня поступила в ординатуру по специальности «ортодонтия» в Казанскую государственную медакадемию. Стоматолог-ортодонт — врач, который исправляет проблемы с прикусом или неровными зубами.

На второй год нужно было прикрепляться к клинике. В марте 2011 Катерина устроилась стоматологом-терапевтом, а через полтора года заняла место ортодонта.

Четыре года Катерина совмещала работу стоматологом-терапевтом и ортодонтом. В 2016 полностью ушла в ортодонтию, совмещая приемы в восьми маленьких клиниках.

Каждый год из двух местных вузов в Казани выпускается около 30 специалистов. Около 20% уезжают в родные города, еще 20% — в Москву и Санкт-Петербург, а 20% выходят замуж и отказываются от медицинской карьеры. В городе остается всего 10 ортодонтов — и они нарасхват.

Услуги стоят недешево: пациенты часто говорили, что готовы пойти на лечение, но за меньшие деньги. Для таких клиентов в августе 2016 Катерина арендовала стоматологический кабинет в одной из клиник за 350 рублей в час. Клиенты платили за прием в два раза меньше, но не получали официальных документов. Например, не могли оформить налоговый вычет.

За установку брекетов и полное ортодонтическое лечение такие пациенты платили около 35 тысяч рублей. Средний срок лечения составлял 1,5 года. За это время Катерина тратила на прием одного человека около 15 часов. Это позволяло ей заработать в среднем 1300 рублей с клиента ежемесячно.

Первое время такие приемы занимали у Катерины по 3—4 часа в воскресенье. Примерно через 5 месяцев — уже 7—8 часов в неделю. Постепенно она сокращала приемы в мелких клиниках и все чаще работала на себя в арендованном кабинете. Тогда же впервые столкнулась с самой большой проблемой ортодонта: что делать с пациентами клиник, которым еще много месяцев до снятия брекетов?

Далеко не каждый специалист согласится подхватить чужого клиента. Иногда Катерине не удавалось передать пациента ортодонту, который приходил в клинику ей на замену. Тогда приходилось брать таких клиентов на лечение самой.

Осенью 2016 года Катерина познакомилась с терапевтом-пародонтологом и ее мужем-юристом. Втроем решили объединиться, чтобы открыть собственную клинику.

Врачи подумали купить готовый бизнес, так как не хотели заниматься лицензированием клиники сами. Пугали возможные сроки и суммы для получения лицензии — 300 тысяч рублей и 6 месяцев. При этом нужно платить за аренду помещения, а работать и зарабатывать без лицензии нельзя. Значит, потребовались бы дополнительные накопления.

Выбирали из пяти вариантов, найденных на «Авито». Остановились на том, что устраивало по цене и месторасположению. Владелец, тоже стоматолог, профессионально занимался открытием клиник под продажу: имел свою и 3—4 уже подготовленные и проданные. Эту он продавал за 1,25 миллиона рублей.

Катерина попросила знакомого юриста проверить сделку. Он убедился, что баланс чистый, а гарантийных, долговых обязательств и базы пациентов у клиники нет.

Деньги на покупку и первые траты Катерина заняла у друга — 625 тысяч без процентов на 2 года. Партнеры тоже взяли недостающую сумму в долг.

Что вошло в стоимость клиники:

1. Учредительные документы для ООО «Ава-дента».
2. Лицензия на общую медицинскую деятельность.
3. Договор аренды помещения 50 м² на 11 месяцев с продлением (2 кабинета).
4. Бюджетный ремонт помещения.
5. Вывеска и паспорт на вывеску.
6. Мебель (шкафы, столы, раковины, стойка администратора).
7. Две стоматологические базовые установки и 2 компрессора к ним.
8. Паровой стерилизатор и воздушный стерилизатор (сухожаровой шкаф).
9. Неподключенные пожарные датчики и датчики охраны.
10. Часть рентгена (рентгеновская трубка).
11. Компьютер, телефон, городской телефонный номер.
12. Кондиционер.
13. Базовый набор инструментов для лечения и удаления зубов.
14. Базовый набор расходников для дезинфекции и стерилизации инструментов.

1,25 млн ₽

стоила клиника «Ава-дента»

Пришлось докупать инструмент для партнера Катерины — для лечения кариеса, каналов и чистки зубов. Набор ортоинструментов у нашей героини уже был.

Параллельно Катерина занялась поиском сотрудников.

Администраторами стали две девушки, знакомые с прошлых мест работы. Они оформлялись на график 2 через 2 за 140 рублей в час. В их задачи входило отвечать на звонки, принимать оплату, напоминать клиентам о записи, оформлять медицинские карты и справки для налоговой.

Для уборки наняли санитарку, которая жила в соседнем доме. За 8 тысяч рублей в месяц она наводила в помещении чистоту и раз в 7 дней делала генеральную уборку.

Для ведения финансовой отчетности и работы в 1С Катерина пригласила свою двоюродную тетю, которая была опытным бухгалтером. За эти задачи ей предложили 6,5 тысячи рублей в месяц. Работа в основном удаленная, в клинике достаточно появляться раз в неделю на 20 минут, чтобы передать или подписать документы.

Самым сложным оказалось найти хороших ассистентов. Обычно это выпускники медицинского колледжа или студенты ординатуры, которые набивают руку. Некоторые не умели общаться с пациентами или работали слишком медленно. Но в основном задерживались недолго, потому что быстро переходили на должность врача.

На два кабинета Катерине с партнерами требовались 3 ассистента. Снова помогли знакомства с прошлых мест работы. Зарплата ассистентов составляла 120—180 рублей в час.

Всем сотрудникам сразу предложили скидку на стоматологическое лечение от 50%.

В январе 2017 года клиника открылась. Название осталось от прошлого владельца — «Ава-дента». Партнеры не хотели тратиться на новый логотип и вывеску. К тому же им казалось, что название в медицинском бизнесе не так важно — важнее рекомендации клиентов.

Уже через несколько месяцев после запуска столкнулись с неожиданными проблемами с оборудованием.

Но главная проблема подстерегала с рентгеновским аппаратом — оказалось, его нельзя было использовать. В лицензии значилась «рентгенография», но этого было недостаточно — потребовалась еще одна специальная лицензия. Об этом по телефону сообщил специалист, который лицензировал клинику, и тут же предложил свои услуги.

Катерина предполагает, что это «упущение» согласовали с продавцом готовой клиники, который был рад неопытным покупателям. При лечении осложненного кариеса и каналов делать рентгеновские снимки обязательно, поэтому пришлось запустить процесс дополнительного лицензирования.

Дополнительные 30 тысяч рублей заплатили и за проект рентген-кабинета. Еще 27 тысяч — за специальную дверь в кабинет. Во время покупки клиники на отсутствие всего этого просто не обратили внимания. Но дело довести до конца не удалось из-за разрыва партнерства.

27 000 ₽

стоила дверь со свинцовой вставкой для рентген-кабинета

Непонимание между партнерами началось уже через полгода совместной работы.

Например, Катерине был непонятен подход коллег к некоторым клиентам: партнер-юрист мог прямым текстом отправить недовольного клиента в суд, даже не пытаясь найти другого способа выйти из конфликта.

Второй момент был связан с финансовой непрозрачностью. Документы хранились дома у партнеров, через них же шли все денежные потоки.

В феврале 2018 Катерина предложила партнерам делить выручку, которая до этого смешивалась. За два следующих месяца она заработала на 120 тысяч рублей больше, чем прежде, хотя количество приемов было обычным. Разница в цифрах усилила недоверие и заставила задуматься о более кардинальном решении — выходе из партнерства.

В июне Катерина предложила партнерам выкупить ее долю, но те отказались. Выяснилось, что их тоже перестала устраивать совместная работа: они предложили продать бизнес за 1,2 миллиона конкретному клиенту. Это было на почти 500 тысяч меньше, чем вложения на открытие, поэтому теперь отказалась Катерина.

В итоге договорились о том, что Катерина выкупает доли партнеров. В счет этой суммы они забрали часть оборудования на 200 тысяч рублей. Оставшиеся 225 тысяч девушка взяла из своих сбережений, а еще на 200 тысяч оформила кредит.

Разрыв партнерства оказался неприятным. Например, расходники договорились поделить пополам, но вместо этого бывшие партнеры увезли гораздо больше.

Большинство пациентов клиники — молодые люди от 20 до 30, часто студенты. Обычно они обращаются за исправлением прикуса с помощью брекет-систем.

80% показаний к коррекции зубов и прикуса — эстетика. Сроки лечения — от 8 месяцев до 3,5 лет. Стоимость — от 70 до 115 тысяч рублей.

Почти все пациенты берут рассрочку. Первый платеж — полная оплата брекет-системы, последующий ежемесячный платеж — процедуры по ведению этой системы.

Например, полная стоимость коррекции прикуса с помощью керамико-металлических брекетов — 72 тысячи рублей. На первом приеме пациент оплачивает стоимость брекетов и их установки — 20,5 тысячи. Остальные работы вроде смены дуг или подтяжки обходятся ежемесячно в 2250 рублей.

В день Катерина принимает от 5 до 22 человек. На установку или снятие брекетов требуется 2—3 часа, на ежемесячный осмотр пациента с подтяжкой брекетов — 20 минут.

Когда пациенту нужно сделать рентген для ортодонтии, Катерина направляет его в специализированные рентген-центры. Если нужен ортопед, то рекомендует проверенных друзей-коллег. Это взаимоуслуга — коллеги рекомендуют ее как ортодонта. Для лечения каналов она тоже отправляет к другому специалисту. Два раза в месяц в клинике принимает детский врач.

Почти все пациенты приходят по рекомендации. За все время случайно в клинике оказались только 2—3 клиента. Маркетингом Катерина не занимается, потому что пациентов и так хватает: сейчас их 150. С июня 2019 даже пришлось выходить в клинику по воскресеньям.

Чтобы клиент не имел завышенных ожиданий, на входе Катерина спрашивает, что он хочет, и просит показать фотографию. Бывает такое, что девушки с мелкими зубами представляют, что после брекетов у них появятся голливудские улыбки. Но такие зубы обычно располагаются с большими промежутками — в таких случаях недостаточно коррекции брекет-системы. Сами зубы необходимо наращивать, например, винирами.

Сложности возникают с иногородними пациентами, которые обещают приезжать на прием раз в 1—2 месяца, но часто пропадают на полгода. В этом случае пациент просто «вхолостую» носит брекеты, так как брекет-система требует постоянной подтяжки и смены дуг и контроля — врач должен видеть, как двигаются зубы. Нередко долгое давление в одну точку приводит к тому, что зубы начинают двигаться в другую, тоже неправильную сторону. Недовольны и пациент, и врач. Такое происходит с 80% иногородних клиентов.

Если после серьезной беседы проблема с соблюдением графика повторяется, то Катерина предлагает искать ортодонта поближе к дому. Так пришлось отпустить трех пациентов.

Еще одна сложная категория — недисциплинированные подростки, которые тоже регулярно пропускают приемы. Не так давно на прием вместе с мамой пришел десятиклассник: он оторвал два брекета и вытащил часть дуги. По договору дополнительные брекеты оплачивает пациент, но мама отказалась это делать. Чтобы не разжигать конфликт, Катерина пошла навстречу и взяла с нее только стоимость расходных материалов в 1500 рублей.

Три или четыре раза Катерину со слезами на глазах просили «досрочно» снять брекеты. Пациентки выходили замуж и не хотели видеть себя с ними на свадебных фотографиях. Приходилось долго объяснять, что за месяц невозможно сделать то, что запланировано на год. Две невесты все равно прекратили лечение, подписав бумагу «Претензий к ортодонту нет».

Специальной программы для управленческого учета в клинике нет. Катерине хватает эксель-файла, где она ведет данные по клиентам и их оплатам и общие расходы. Сами расходы собираются из 1С у бухгалтера и бумажной книги расходов, которую ведет администратор.

Оставаться в курсе правовых нововведений Катерине помогает подруга — директор схожей клиники. Например, с ее подачи девушка начала выполнять требования в дополненном ФЗ «О противодействии терроризму» от 06.03.2006 № 35-ФЗ. Супруг Катерины, айтишник, уже установил камеры, которые по новому закону обязательны.

Катерина пользуется услугами нескольких проверенных поставщиков. Сроки доставки брекет-систем — от суток до трех. За всё время работы ей ни разу не попались бракованные брекеты, но бывает, что поставщик путает упаковки. Однажды Катерина заранее это не проверила и уже при пациенте обнаружила, что у нее в руках брекеты для двух верхних челюстей.

Большинство используемых в России брекетов производятся в США и Германии. В последнее время в этот список стал попадать Китай. Китайские копии могут быть как хорошего качества, так и очень низкого. Можно купить брекет-систему за тысячу рублей, но они годятся только для занятий с ординаторами.

Если система качественная, то для каждого зуба в упаковке будет свой брекет. Наклеить брекет от клыка на зуб-моляр уже не получится.

100 000 ₽

тратит Катерина ежемесячно на расходные материалы

Катерина предпочитает европейские брекет-системы — от 5 до 21 тысячи рублей. В 2014 году, когда рубль резко упал, поставщики несколько дней отказывались их продавать, так как не могли определиться с ценами. Катерине пришлось поволноваться и переносить записи пациентов.

Брекет-системы различаются по прописям. Прописи отличаются друг от друга формой брекетов и местом их установки на зубе. От них зависит то, как у пациента будет меняться положение зубов и какой будет улыбка.

На выбор прописи влияет и мода. Например, 30 лет назад было модно, чтобы клыки смотрели строго прямо — это расширяло улыбку. Этот вариант придумали американцы и до сих пор часто его используют. У европейцев всё наоборот: клыки немного направлены внутрь, что делает улыбку более скромной.

Детские пластины наша героиня заказывает у зуботехнической лаборатории в Казани за 5—15 тысяч рублей. Заказ готовится 7—14 дней.

Медсестра Катерины не только ассистирует на приеме, но и ведет специальные журналы. За несоблюдение норм клинику могут закрыть и наложить штраф.

После каждого приема остаются медотходы, которые требуют специальной утилизации. Катерина заключила договор со специализированной фирмой, которая имеет лицензию на такие работы. Ее представитель приезжает в клинику раз в неделю и забирает контейнер с иглами и пакет со всем остальным. Отходы в течение недели складывают в бак на 50 кг. Фирма взвешивает груз, и клиника оплачивает вывоз по весу. Ежемесячно на это уходит около 3 тысяч рублей.

Все врачи и медсестры в клиниках обязаны носить одежду, купленную в специализированном магазине. Никаких особых сертификатов у нее нет, но любая проверяющая организация сразу отличит костюм по ткани.

У Катерины нет единого требования к форме: она сама предпочитает черный верх и белый низ, а ассистентка — белый комплект с рисунком. На головах обязательны одноразовые шапочки.

Нет закона, который бы заставлял клинику предоставлять пациенту бахилы. Еще нет закона о том, что пациент обязан их покупать за свой счет. При этом клиника обязана обеспечивать чистоту процедурных кабинетов, предлагая пациенту переобуться во вторую обувь, разуться или надеть бахилы. Катерина выбирает третий вариант.

Сейчас в клинике работает семь человек. Посменно выходят две девушки-администратора и две медсестры, муж Катерины оформлен как директор и помогает с организационными и финансовыми вопросами. Уборкой занимается всё та же санитарка, которую нашли в самом начале.

С пациентами предпринимательнице помогает студентка ординатуры Ольга, которая в клинике еще с открытия. Сейчас она самостоятельно делает отбеливание и лечит несложный кариес, ассистирует на ортодонтических приемах.

120 000 ₽

средняя ежемесячная прибыль Катерины

Отдельно оплачиваются услуги бухгалтера, который занимается учетом финансов и кадровыми вопросами. Это обходится в 18 тысяч рублей в месяц.

С начала 2019 года Катерина мечтает сменить название клиники с «Ава-дента» на «Ортостудия». Логотип уже готов, но времени на заказ паспорта новой вывески и саму вывеску пока нет.

Клиника приносит Катерине от 120 до 250 тысяч рублей в месяц. Например, в апреле пришел новый пациент и оплатил всю ортодонтическую услугу сразу, без рассрочки. Это позволило за месяц заработать 230 тысяч рублей. Но бывают совсем провальные месяцы — обычно летом. Например, в июне клиника ушла в минус 20 тысяч.

Чтобы добиться большей стабильности, предпринимательница думает, какой вариант развития выбрать. Она может остаться в текущем месте, сделать косметический ремонт, ребрендинг и оформить пустующий кабинет в субаренду. Например, сдать его мастеру массажа. Или нанять стоматолога-терапевта и установить по всем правилам рентген. Второй вариант — найти помещение поменьше и оформить клинику под себя с нуля.